Zmniejsz PDF do rozmiaru docelowego

Ustaw limit rozmiaru

Po otwarciu opcja „Ustaw docelowy rozmiar” jest już zaznaczona. Domyślnie ustawiony jest własny rozmiar docelowy 2 MB i tryb „Zrównoważona”. Jeśli odbiorca poda inną wartość, w sekcji „Szybki wybór” znajdziesz 500 KB, 1 MB, 2 MB, 5 MB i 10 MB. Opcja „Własny rozmiar docelowy” pozwala samodzielnie wpisać liczbę i wybrać odpowiednią jednostkę: KB, MB lub MiB. Część dziesiętną zapisuj przecinkiem, np. „0,25” lub „1,5”; po wybraniu MB oznacza to odpowiednio 0,25 MB lub 1,5 MB. W polu liczbowym nie wpisuj jednostki. Niezależnie od tego, czy potrzebujesz 500 KB, 2 MB czy 3,5 MB, każdy z tych limitów ustawisz w tym samym narzędziu.

1. Wybierz plik za pomocą przycisku „Wybierz PDF”. Może mieć rozmiar do 50 MiB (52 428 800 bajtów). To limit pliku wejściowego, a nie rozmiar docelowy.
2. Pozostaw zaznaczoną opcję „Ustaw docelowy rozmiar” i ustaw limit, korzystając z opcji „Szybki wybór” albo wpisując własną liczbę i wybierając jednostkę.
3. Wybierz metodę: „Zrównoważona”, „Mniejszy plik” lub „Optymalizacja bezstratna”. Niżej wyjaśniamy, jak te trzy metody wpływają na czytelność.
4. Kliknij „Zmniejsz PDF do rozmiaru docelowego”.
5. Przeczytaj komunikat o stanie. „Cel osiągnięty” podaje rozmiar wyniku i limit w bajtach, a „Cel nieosiągnięty” informuje, że limit nadal jest przekroczony. Obok znajdują się rozmiary oryginału i wyniku oraz oszczędność w bajtach i procentach.
6. Przejrzyj wszystkie strony w porównaniu oryginału i wyniku, zwłaszcza te, które są istotne dla odbiorcy. Pobierz wynik dopiero wtedy, gdy jest kompletny i czytelny.

Przetwarzanie odbywa się w Twojej przeglądarce. Plik nie jest w tym celu przesyłany na serwer przetwarzający, a oryginał pozostaje bez zmian, ponieważ wynik jest nowym plikiem. Narzędzie nie przyjmuje plików PDF chronionych hasłem ani zaszyfrowanych. To samo dotyczy dokumentów podpisanych cyfrowo lub certyfikowanych oraz plików uszkodzonych lub nieczytelnych. To, jak bardzo można zmniejszyć PDF, zależy od jego zawartości. Dlatego dopiero wynik pokaże, czy udało się zmieścić w limicie.

Przykład: formularz zawiera wymaganie „PDF, maksymalnie 1 MB”. Wybierasz 1 MB w sekcji szybkiego wyboru, a narzędzie sprawdza plik względem limitu 1 000 000 bajtów. Jeśli zamiast tego podano „maksymalnie 1 MiB”, ustawiasz własny rozmiar docelowy na 1 MiB, czyli 1 048 576 bajtów.

Górny limit zamiast dokładnego rozmiaru pliku

Rozmiar docelowy jest górnym limitem. „2 MB” oznacza tutaj, że wynik może mieć najwyżej 2 000 000 bajtów. Wynik o rozmiarze 1 400 000 bajtów spełnia ten cel tak samo jak wynik mający dokładnie 2 000 000 bajtów. Narzędzie nie powiększa sztucznie mniejszego pliku. Nie obcina też zawartości ani nie usuwa stron, aby uzyskać określoną liczbę.

Ostatecznie liczy się wymaganie odbiorcy. Jeśli podano „do 2 MB” lub „maksymalnie 2 MB”, plik mający dokładnie 2 000 000 bajtów również spełnia wymaganie. Jeśli jednak zapis brzmi „poniżej 2 MB” lub „mniej niż 2 MB”, portal stosujący ścisłą kontrolę może odrzucić właśnie taki plik, mimo że narzędzie wyświetla „Cel osiągnięty”. W takim przypadku warto zostawić niewielki zapas.

Przykład zapasu: zamiast 2 MB wpisujesz jako własny rozmiar docelowy 1,95 MB. Narzędzie sprawdza wtedy plik względem limitu 1 950 000 bajtów. Wynik mieszczący się w tym limicie jest mniejszy od 2 000 000 bajtów o co najmniej 50 000 bajtów. Niższy rozmiar docelowy może oznaczać większą utratę jakości obrazów, dlatego ustawiaj tylko taki zapas, jaki jest potrzebny.

Jednostki i dokładne limity w bajtach

Formularze zwykle podają okrągłą liczbę, ale kontrola odbywa się w bajtach. W narzędziu obowiązuje: 1 KB = 1000 bajtów, 1 MB = 1 000 000 bajtów i 1 MiB = 1 048 576 bajtów, czyli 1024 × 1024. Opcja 500 KB w sekcji szybkiego wyboru odpowiada więc 500 000 bajtów. 2 MB to 2 000 000 bajtów, natomiast 2 MiB to 2 097 152 bajty.

Znaczenie tej różnicy pokazuje przykład obliczeniowy z założonym plikiem o rozmiarze 2 050 000 bajtów. Na osi liczbowej wartości są uporządkowane rosnąco następująco:

• 2 000 000 bajtów: limit dla 2 MB
• 2 050 000 bajtów: założony przykładowy plik
• 2 097 152 bajty: limit dla 2 MiB

Ten sam plik mieści się więc w jednym limicie, a w drugim już nie. Jeśli portal podaje tylko „MB” i nie wyjaśnia sposobu obliczania, jednostka MB jest bezpiecznym wyborem. Daje mniejszy z tych dwóch limitów, a plik poniżej niego zmieści się również wtedy, gdy portal liczy w MiB. MiB ustawiaj tylko wtedy, gdy odbiorca wyraźnie podaje MiB lub informuje, że przyjmuje 1 048 576 bajtów na jednostkę. Przy niewielkim zapasie względem limitu najlepiej opierać się na liczbie bajtów w komunikacie o stanie, a nie na zaokrąglonych wskazaniach, takich jak „2,0 MB”.

Możliwe są również nieokrągłe wartości: 0,25 MB odpowiada 250 000 bajtów. Jeśli wpisana wartość daje ułamki bajta, narzędzie zaokrągla w dół. Na przykład z 0,3 MiB = 314 572,8 bajta powstaje limit 314 572 bajtów. Dzięki temu limit nigdy nie jest wyższy od wpisanej wartości. W przypadku innych wartości możesz dokładnie przeliczyć rozmiary plików, zanim wpiszesz limit.

Poznaj trzy możliwe sytuacje dotyczące celu

Zakończenie przetwarzania nie oznacza jeszcze, że plik mieści się w limicie. A zmieszczenie się w limicie nie oznacza jeszcze, że portal przyjmie plik. W przypadku rozmiaru docelowego możliwe są trzy sytuacje, ale wyświetlane są tylko dwa komunikaty: „Cel osiągnięty” i „Cel nieosiągnięty”.

W trzecim przypadku mniejszy plik jest mimo wszystko prawidłowy i dostępny do pobrania. Jest tylko zbyt duży, aby zmieścić się w tym limicie. Plik źródłowy zawsze pozostaje przy tym nietknięty. Jako wynik narzędzie oferuje tylko wariant, który jest rzeczywiście mniejszy i przechodzi kontrolę. Musi on być prawidłowym plikiem PDF. Ponadto liczba stron, liczba pól formularza, liczba linków oraz obecność struktury dokumentu muszą zgadzać się z oryginałem. Jest to porównanie liczb i podstawowej struktury, a nie sprawdzenie działania. Dlatego samodzielnie sprawdź w wyniku, czy ważne pole formularza zachowało swoją zawartość lub czy link prowadzi do właściwego miejsca. Jeśli żaden wariant nie spełnia tych warunków, narzędzie wyświetla niezmieniony oryginał jako wynik i udostępnia go do pobrania. Niezmieniony plik może więc oznaczać dwie rzeczy: mieści się w limicie, ponieważ oryginał był już wystarczająco mały, albo nadal przekracza limit.

Już poniżej limitu

Jeśli rozmiar oryginału jest już równy limitowi lub niższy, narzędzie w ogóle nie próbuje mocniej kompresować obrazów, ponieważ nie ma powodu, aby poświęcać na to jakość. Nadal może jednak przeprowadzić bezstratną optymalizację struktury pliku. Wynik ma wtedy taki sam lub nieco mniejszy rozmiar, a obrazy nie są przy tym celowo zmieniane.

Także w tej sytuacji pojawia się komunikat „Cel osiągnięty”. Rozpoznasz ją po wyświetlanych rozmiarach: jeśli już oryginał ma rozmiar mniejszy od limitu lub mu równy, plik zmieściłby się w limicie również bez przetwarzania. Możesz wtedy przesłać oryginał albo po porównaniu stron użyć zoptymalizowanej kopii.

Przykład: Twój PDF ma 1 900 000 bajtów, a formularz dopuszcza 2 MB. Plik już więc spełnia wymaganie. Jeśli na wszelki wypadek obniżysz rozmiar docelowy do 1 MB, ryzykujesz niepotrzebną utratę jakości. Przy wymaganiu takim jak „poniżej 2 MB” wystarczy zapas, na przykład 1,95 MB. Nie przetwarzaj też tego samego pliku wielokrotnie z coraz niższymi limitami — w razie wątpliwości zacznij od niezmienionego oryginału.

Gdy PDF nadal jest zbyt duży

Jeśli narzędzie wyświetla „Cel nieosiągnięty”, nadal masz dobry punkt wyjścia do dalszych działań. Do pobrania dostępna jest albo mniejsza, prawidłowa wersja, albo oryginał, jeśli nie udało się utworzyć mniejszej. Sam oryginał w każdym przypadku pozostaje bez zmian. Wybór kolejnego kroku zależy od tego, na co pozwala odbiorca.

1. Wypróbuj inną metodę: jeśli wybrano „Optymalizacja bezstratna” lub „Zrównoważona”, metoda „Mniejszy plik” może mocniej skompresować obrazy. Ma to sens tylko wtedy, gdy wynik pozostaje dobrze czytelny w porównaniu stron.
2. Usuń strony, których naprawdę nikt nie potrzebuje: puste strony, powtórzone skany lub załączniki, których odbiorca nie wymaga, są zbędne. Za pomocą odpowiedniego narzędzia możesz usunąć zbędne strony, pozostawiając wymagane strony w dokumencie. Następnie ponownie wybierz tutaj zapisany plik, ponieważ narzędzia nie przekazują go sobie automatycznie.
3. Podziel dokument na kilka plików: ma to sens tylko wtedy, gdy portal wyraźnie dopuszcza przesyłanie wielu plików. Możesz wtedy podzielić PDF i tutaj sprawdzić każdą część względem swojego limitu.
4. Utwórz plik ponownie ze źródła: jeśli PDF pochodzi ze skanu, nowy skan w niższej rozdzielczości może mieć mniejszy rozmiar. Plik z edytora tekstu lub programu graficznego często można ponownie wyeksportować z mniejszymi obrazami. Obie czynności wykonuje się poza tym narzędziem, ponieważ nie ma tutaj ustawienia rozdzielczości ani DPI.

Jeśli wypróbujesz inny program lub usługę, dokładnie sprawdź mniejszy wynik przed jego przesłaniem. Niektóre metody zamieniają strony w obrazy. Wtedy zaznaczanie lub wyszukiwanie tekstu może już nie być możliwe, a zakładki lub linki mogą zniknąć. Również „Drukuj jako PDF” nie jest równoważną metodą bezstratną. W każdym przypadku zachowaj oryginał.

Przykład z założonymi wymaganiami: portal dopuszcza maksymalnie trzy pliki, każdy o rozmiarze najwyżej 2 MB. Jeśli Twój PDF przekracza ten limit również po użyciu metody „Mniejszy plik”, możesz podzielić go na dwie części i każdą sprawdzić tutaj z limitem 2 MB. Jeśli ten sam portal dopuszcza tylko jeden plik, podział nie pomoże. Wtedy pozostaje usunięcie zbędnych stron lub ponowne utworzenie pliku ze źródła.

Czytelność ważniejsza od agresywnego zmniejszania

Te trzy metody różnią się tym, czy wpływają na jakość obrazów. „Optymalizacja bezstratna” jedynie reorganizuje strukturę pliku i nie zmienia celowo obrazów, ale nie zawsze wystarcza przy niskim limicie. „Zrównoważona” i „Mniejszy plik” również najpierw optymalizują strukturę, a następnie ponownie kompresują obrazy, które się do tego nadają. Mogą przy tym zostać utracone drobne szczegóły. Zmniejszenie bez utraty jakości jest więc możliwe, ale nie dla każdego limitu. Ogólne zasady działania metod wyjaśnia strona dotycząca ogólnej kompresji PDF.

Dlatego przejrzyj każdą stronę w porównaniu oryginału i wyniku. Zwróć szczególną uwagę na drobny tekst, liczby i kwoty, pieczątki i podpisy na skanach oraz wykresy i cienkie linie. Podczas zmniejszania strony nie są usuwane, a ich liczba jest dodatkowo sprawdzana. Jednak tylko Ty możesz ocenić, czy zawartość nadal jest dobrze czytelna. Dlatego zapisuj tylko taki wynik, w którym wszystkie ważne informacje można jednoznacznie odczytać.

Przykład: w zeskanowanym wyciągu bankowym każda cyfra musi pozostać jednoznaczna. Jeśli po zmniejszeniu 8 wygląda jak 3, wynik nie nadaje się do użytku, nawet gdy obok widnieje „Cel osiągnięty”.

Rozmiar pliku to tylko jedno z wymagań

„Cel osiągnięty” odnosi się wyłącznie do rozmiaru tego jednego pliku. Portal może go mimo to odrzucić, jeśli stosuje dodatkowe zasady, na przykład maksymalną liczbę stron, limit łącznego rozmiaru wszystkich plików, ograniczoną liczbę przesyłanych plików lub określone typy plików. Obowiązujące zasady ustala dany odbiorca. Nie istnieje jeden powszechnie obowiązujący limit dla portali lub urzędów.

Przykład z założonymi wartościami: portal dopuszcza 2 MB na plik i łącznie 5 MB. Trzy pliki PDF po 1 900 000 bajtów każdy mieszczą się w limicie pojedynczego pliku, ale łącznie mają 5 700 000 bajtów. To o 700 000 bajtów więcej niż 5 000 000 bajtów dozwolonych dla wszystkich plików razem. Korzystając z danych swojego portalu, możesz sprawdzić limity stron i łącznego rozmiaru przed przesłaniem plików.

Przy wysyłaniu pocztą e-mail decydujący może być rozmiar całej wiadomości zamiast rozmiaru pliku. Załączniki są w tym celu często kodowane w Base64. W takim przypadku ich rozmiar rośnie o około jedną trzecią. Z 1 900 000 bajtów powstaje w ten sposób około 2,5 miliona bajtów, a do tego dochodzą jeszcze podziały wierszy, tekst i nagłówki. To, ile z tego rzeczywiście wlicza się do limitu, zależy od sposobu pomiaru stosowanego przez dostawcę poczty. Dlatego PDF, dla którego tutaj pojawia się „Cel osiągnięty” przy 2 MB, może mimo to przekroczyć limit 2 MB na wiadomość. Przed wysłaniem możesz oszacować rozmiar wiadomości e-mail.