Установите лимит размера
При открытии флажок «Задать целевой размер» уже установлен. По умолчанию заданы собственный целевой размер 2 MB и режим «Сбалансированный режим». Если получатель указал другое ограничение, в разделе «Быстрый выбор» доступны 500 KB, 1 MB, 2 MB, 5 MB и 10 MB. Выбрав «Свой целевой размер», можно ввести число самостоятельно и отдельно выбрать подходящую единицу: KB, MB или MiB. Дробные числа вводите с запятой: например, для цели 0,25 MB введите «0,25», а для 1,5 MB — «1,5», выбрав MB в поле единицы измерения. Саму единицу в числовое поле не добавляйте. Нужны ли вам 500 KB, 2 MB или 3,5 MB — любое из этих ограничений можно задать в том же инструменте.
- Нажмите «Выбрать PDF» и выберите файл. Его размер может составлять до 50 MiB (52 428 800 байт). Это ограничение для исходного файла, а не ваш целевой размер.
- Оставьте флажок «Задать целевой размер» установленным и задайте ограничение через быстрый выбор либо введите своё число и выберите единицу измерения.
- Выберите метод: «Сбалансированный режим», «Файл меньшего размера» или «Оптимизация без потерь». Ниже объясняется, как каждый из них влияет на читаемость.
- Нажмите «Уменьшить PDF до целевого размера».
- Прочитайте сообщение о статусе. Сообщение «Цель достигнута» показывает размер результата и лимит в байтах, а «Цель не достигнута» сообщает, что ограничение по-прежнему превышено. Рядом указаны исходный размер, размер результата и экономия в байтах и процентах.
- В режиме сравнения оригинала и результата просмотрите все страницы, особенно те, которые важны получателю. Скачивайте результат только после того, как убедитесь в его полноте и читаемости.
Обработка выполняется в вашем браузере. Файл не загружается для этого на сервер обработки, а оригинал остаётся неизменным, поскольку результат — новый файл. Инструмент не принимает PDF, защищённые паролем или зашифрованные. То же относится к документам с цифровой подписью или сертификацией, а также к повреждённым или нечитаемым файлам. Возможная степень уменьшения PDF зависит от его содержимого. Поэтому только результат покажет, удалось ли уложиться в ваше ограничение.
Пример: в форме указано «PDF, максимум 1 MB». Вы выбираете 1 MB в быстром выборе, и инструмент проверяет размер относительно 1 000 000 байт. Если же указано «максимум 1 MiB», задайте свой целевой размер 1 MiB, то есть 1 048 576 байт.
Верхний предел, а не точный размер файла
Целевой размер — это верхний предел. «2 MB» здесь означает, что размер результата не должен превышать 2 000 000 байт. Результат размером 1 400 000 байт соответствует этой цели так же, как результат размером ровно 2 000 000 байт. Инструмент не увеличивает меньший файл искусственно. Он также ничего не обрезает и не удаляет страницы ради достижения определённого числа.
В конечном счёте важны требования получателя. Если указано «до 2 MB» или «максимум 2 MB», подходит и файл размером ровно 2 000 000 байт. Если же написано «меньше 2 MB» или «размером менее 2 MB», портал со строгой проверкой может отклонить именно такой файл, хотя инструмент сообщает «Цель достигнута». В этом случае полезен небольшой запас.
Пример запаса: вместо 2 MB введите свой целевой размер 1,95 MB. Тогда инструмент проверит размер относительно 1 950 000 байт. Результат, соответствующий этому ограничению, будет как минимум на 50 000 байт меньше 2 000 000 байт. Более строгая цель может сильнее снизить качество изображений, поэтому выбирайте запас не больше необходимого.
Единицы измерения и точные ограничения в байтах
В формах обычно указано круглое число, но проверка выполняется в байтах. В инструменте действуют соотношения: 1 KB = 1 000 байт, 1 MB = 1 000 000 байт и 1 MiB = 1 048 576 байт, то есть 1 024 × 1 024. Поэтому значение 500 KB в быстром выборе соответствует 500 000 байт. 2 MB — это 2 000 000 байт, а 2 MiB — 2 097 152 байта.
Насколько это существенно, показывает расчётный пример с условным файлом размером 2 050 000 байт. На числовой прямой от меньшего к большему значения располагаются так:
- 2 000 000 байт: ограничение 2 MB
- 2 050 000 байт: условный файл из примера
- 2 097 152 байта: ограничение 2 MiB
Таким образом, один и тот же файл соответствует одному ограничению и не соответствует другому. Если портал указывает только «MB» и не объясняет способ расчёта, безопаснее выбрать единицу MB. Она задаёт меньшее из двух ограничений, и файл ниже этого предела подойдёт также в случае, если портал считает в MiB. Выбирайте MiB только тогда, когда получатель прямо указывает MiB или сообщает, что использует 1 048 576 байт на единицу. Если размер близок к ограничению, лучше ориентироваться на число байтов в сообщении о статусе, а не на округлённые значения вроде «2,0 MB».
Можно вводить и некруглые значения: 0,25 MB соответствует 250 000 байт. Если введённое значение даёт дробное число байтов, инструмент округляет его вниз. Например, из 0,3 MiB = 314 572,8 байта получается ограничение 314 572 байта. Поэтому ограничение никогда не становится менее строгим, чем введённое значение. Для других значений можно точно пересчитать размеры файлов перед вводом ограничения.
Разберитесь в трёх вариантах результата
Завершение обработки ещё не означает, что ограничение соблюдено. А соблюдение ограничения ещё не означает, что портал примет файл. Для целевого размера возможны три случая, но отображаются только два сообщения: «Цель достигнута» и «Цель не достигнута».
В третьем случае уменьшенный файл всё равно корректен и доступен для скачивания. Он лишь недостаточно мал для этого ограничения. При этом исходный файл всегда остаётся нетронутым. В качестве результата инструмент предлагает только вариант, который действительно меньше и проходит проверку. Для этого он должен быть корректным PDF. Кроме того, с оригиналом должны совпадать число страниц, количество полей формы, количество ссылок и наличие структуры документа. Это сверка чисел и базовой структуры, а не проверка работоспособности. Поэтому сохранность содержимого важного поля формы или правильность назначения ссылки вы проверяете в результате самостоятельно. Если ни один вариант не соответствует этим условиям, инструмент показывает в качестве результата неизменённый оригинал и предлагает его скачать. Поэтому неизменённый файл может означать две вещи: он подходит, поскольку оригинал уже был достаточно маленьким, или он по-прежнему превышает ограничение.
Уже меньше ограничения
Если исходный файл уже не превышает установленное ограничение, инструмент даже не пытается сильнее сжимать изображения: причин жертвовать качеством нет. При этом оптимизация структуры файла без потерь всё равно может выполняться. Тогда результат будет того же размера или немного меньше, а изображения не будут намеренно изменены.
В этом случае также отображается «Цель достигнута». Его можно распознать по указанным размерам: если исходный размер уже меньше лимита или равен ему, файл соответствовал бы ограничению и без обработки. Вы можете отправить оригинал или после сравнения страниц использовать оптимизированную копию.
Пример: ваш PDF занимает 1 900 000 байт, а форма допускает 2 MB. Значит, файл уже подходит. Если на всякий случай уменьшить целевой размер до 1 MB, вы рискуете без необходимости потерять качество. При требовании вроде «меньше 2 MB» достаточно запаса, например 1,95 MB. Кроме того, не обрабатывайте один и тот же файл снова и снова с уменьшающимися ограничениями: при сомнениях начинайте с неизменённого оригинала.
Если PDF всё ещё слишком большой
Если инструмент сообщает «Цель не достигнута», у вас всё равно есть основа для дальнейшей работы. Для скачивания доступна либо меньшая корректная версия, либо оригинал, если уменьшить файл не удалось. Сам оригинал в любом случае остаётся неизменным. Подходящий следующий шаг зависит от того, что разрешает получатель.
- Попробуйте другой метод: если вы выбрали «Оптимизация без потерь» или «Сбалансированный режим», метод «Файл меньшего размера» может сильнее сжать изображения. Это имеет смысл только тогда, когда при сравнении страниц результат остаётся хорошо читаемым.
- Уберите страницы, которые действительно никому не нужны: пустые страницы, повторяющиеся сканы или приложения, которых получатель не требует, можно исключить. С помощью соответствующего инструмента можно удалить ненужные страницы, оставив обязательные страницы в документе. Затем снова выберите здесь сохранённый файл, поскольку автоматической передачи между инструментами нет.
- Разделите на несколько файлов: это имеет смысл только в том случае, если портал прямо разрешает несколько загрузок. Тогда можно разделить PDF и проверить здесь каждую часть по своему лимиту.
- Создайте исходный материал заново: если PDF получен сканированием, новый скан с меньшим разрешением может оказаться меньше. Файл из текстового или графического редактора часто можно заново экспортировать с уменьшенными изображениями. Оба действия выполняются вне этого инструмента, поскольку здесь нет настройки разрешения или DPI.
Если вы пробуете другую программу или сервис, тщательно проверьте уменьшенный результат перед отправкой. Некоторые методы превращают страницы в изображения. После этого текст может перестать выделяться или находиться поиском, а закладки или ссылки могут исчезнуть. «Печать в PDF» также не является равноценным способом без потерь. В любом случае сохраните оригинал.
Пример с условными требованиями: портал разрешает до трёх файлов размером не более 2 MB каждый. Если ваш PDF превышает этот размер даже после применения метода «Файл меньшего размера», можно разделить его на две части и проверить здесь каждую по ограничению 2 MB. Если тот же портал разрешает только один файл, разделение не поможет. Тогда остаётся убрать ненужные страницы или заново создать исходный материал.
Читаемость важнее сильного уменьшения
Три метода различаются тем, затрагивают ли они качество изображений. «Оптимизация без потерь» лишь перестраивает структуру файла и не изменяет изображения намеренно, но для строгого ограничения этого не всегда достаточно. «Сбалансированный режим» и «Файл меньшего размера» тоже сначала оптимизируют структуру, а затем повторно сжимают подходящие изображения. При этом могут теряться мелкие детали. Таким образом, уменьшение без потери качества возможно, но не для любого ограничения. Основные принципы работы методов объясняются на странице об обычном сжатии PDF.
Поэтому просмотрите каждую страницу в режиме сравнения оригинала и результата. Особое внимание уделите мелкому шрифту, числам и суммам, печатям и подписям на сканах, а также диаграммам и тонким линиям. При уменьшении страницы не удаляются, а их число дополнительно проверяется. Но оценить, осталось ли содержимое хорошо читаемым, можете только вы. Поэтому сохраняйте лишь тот результат, в котором всё важное читается однозначно.
Пример: в отсканированной банковской выписке важно, чтобы каждая цифра оставалась различимой. Если после уменьшения 8 выглядит как 3, результат непригоден, даже если рядом написано «Цель достигнута».
Размер файла — лишь одно из требований
«Цель достигнута» относится только к размеру этого одного файла. Портал всё равно может отклонить его, если есть дополнительные правила: например, максимальное число страниц, ограничение общего размера всех файлов, количества загрузок или определённые типы файлов. Действующие правила устанавливает соответствующий получатель. Универсального ограничения для порталов или государственных органов нет.
Пример с условными значениями: портал разрешает 2 MB на файл и 5 MB в сумме. Три PDF размером по 1 900 000 байт соответствуют отдельному лимиту, но вместе занимают 5 700 000 байт. Это на 700 000 байт больше разрешённых для всех файлов вместе 5 000 000 байт. Используя требования своего портала, вы можете проверить ограничения по страницам и общему размеру перед загрузкой.
При отправке по электронной почте решающим может быть размер всего сообщения, а не файла. Вложения часто кодируются с помощью Base64. В этом случае они увеличиваются примерно на треть. Так, 1 900 000 байт превращаются примерно в 2,5 миллиона байтов, к которым добавляются переносы строк, текст и заголовки. Какая часть этого размера учитывается на практике, зависит от того, как ваш провайдер измеряет лимит. Поэтому PDF, для которого здесь показано «Цель достигнута» при 2 MB, всё равно может превысить лимит 2 MB на сообщение. Перед отправкой можно оценить размер электронного письма.