Impostare un limite di dimensione
All'apertura, «Imposta la dimensione desiderata» è già selezionato. Le impostazioni predefinite sono una dimensione obiettivo personalizzata di 2 MB e il metodo «Equilibrata». Se il destinatario indica un limite diverso, nella «Selezione rapida» trovi 500 KB, 1 MB, 2 MB, 5 MB e 10 MB. Con «Dimensione desiderata personalizzata» puoi invece inserire un numero e scegliere l'unità adatta: KB, MB o MiB. Per i decimali usa la virgola: per esempio, inserisci 0,25 oppure 1,5 nel campo numerico e scegli MB come unità, senza digitare l'unità nel campo. Che il limite sia di 500 KB, 2 MB o 3,5 MB, puoi impostarlo sempre nello stesso strumento.
- Scegli il tuo file tramite «Seleziona un PDF». Può avere una dimensione massima di 50 MiB (52.428.800 byte). Questo è il limite per il file in ingresso, non la dimensione desiderata.
- Lascia selezionato «Imposta la dimensione desiderata» e imposta il limite tramite la selezione rapida oppure inserendo un numero personalizzato con la relativa unità.
- Scegli il metodo: «Equilibrata», «File più piccolo» oppure «Ottimizzazione senza perdita di qualità». Più avanti trovi una spiegazione degli effetti dei tre metodi sulla leggibilità.
- Fai clic su «Riduci il PDF alla dimensione desiderata».
- Leggi il messaggio di stato. «Obiettivo raggiunto» indica sia la dimensione del risultato sia il limite in byte; «Obiettivo non raggiunto» segnala che il limite è ancora superato. Accanto trovi la dimensione originale, la dimensione del risultato e la riduzione in byte e in percentuale.
- Scorri tutte le pagine nel confronto tra originale e risultato, soprattutto quelle importanti per il destinatario. Scarica il risultato solo quando è completo e leggibile.
L’elaborazione avviene nel tuo browser. A questo scopo, il file non viene caricato su un server di elaborazione e l’originale rimane invariato, perché il risultato è un nuovo file. Lo strumento non accetta PDF protetti da password o crittografati. Lo stesso vale per i documenti con firma digitale o certificati, nonché per i file danneggiati o illeggibili. Quanto si può ridurre un PDF dipende dal suo contenuto. Per questo, solo il risultato ti indica se il limite è stato raggiunto.
Esempio: un modulo riporta «PDF, massimo 1 MB». Scegli 1 MB nella selezione rapida e lo strumento verifica il file rispetto al limite di 1.000.000 byte. Se invece è indicato «massimo 1 MiB», imposta una dimensione desiderata personalizzata di 1 MiB, cioè 1.048.576 byte.
Un limite massimo, non una dimensione esatta del file
La dimensione desiderata è un limite massimo. Qui «2 MB» significa che il risultato non può superare 2.000.000 byte. Un risultato di 1.400.000 byte soddisfa questo obiettivo tanto quanto uno di esattamente 2.000.000 byte. Lo strumento non aumenta artificialmente la dimensione di un file più piccolo. Non tronca nemmeno il contenuto e non rimuove pagine per raggiungere un determinato numero.
Alla fine conta ciò che richiede il destinatario. Se è indicato «fino a 2 MB» o «massimo 2 MB», va bene anche un file di esattamente 2.000.000 byte. Se invece è richiesto «sotto 2 MB» o «meno di 2 MB», un portale che applica un controllo rigoroso può rifiutare proprio quel file, anche se lo strumento segnala «Obiettivo raggiunto». In questo caso è utile lasciare un piccolo margine.
Esempio di margine: invece di 2 MB, inserisci una dimensione desiderata personalizzata di 1,95 MB. Lo strumento verifica quindi il file rispetto al limite di 1.950.000 byte. Un risultato che rispetta questo limite si trova almeno 50.000 byte al di sotto di 2.000.000 byte. Un obiettivo più restrittivo può comportare una maggiore perdita di qualità delle immagini, quindi scegli solo il margine necessario.
Unità e limiti esatti in byte
Nei moduli viene solitamente indicato un numero tondo, ma il controllo avviene in byte. Nello strumento valgono queste equivalenze: 1 KB = 1000 byte, 1 MB = 1.000.000 byte e 1 MiB = 1.048.576 byte, cioè 1024 × 1024. La selezione rapida 500 KB corrisponde quindi a 500.000 byte. 2 MB equivalgono a 2.000.000 byte, mentre 2 MiB equivalgono a 2.097.152 byte.
Un esempio di calcolo con un ipotetico file di 2.050.000 byte mostra quanto possa incidere questa differenza. Su una retta numerica, dal più piccolo al più grande, i valori si dispongono così:
- 2.000.000 byte: limite con 2 MB
- 2.050.000 byte: ipotetico file di esempio
- 2.097.152 byte: limite con 2 MiB
Lo stesso file rispetta quindi un limite ma non l’altro. Se un portale indica solo «MB» senza spiegare come calcola la dimensione, l’unità MB è la scelta più sicura. Produce il minore dei due limiti e ciò che si trova al di sotto rientra nel limite anche se il portale usa i MiB per il calcolo. Imposta MiB solo se il destinatario indica esplicitamente MiB o specifica che calcola 1.048.576 byte per unità. Quando sei vicino al limite, è meglio affidarsi al numero di byte nel messaggio di stato anziché a indicazioni arrotondate come «2,0 MB».
Sono possibili anche valori non tondi: 0,25 MB corrispondono a 250.000 byte. Se un valore inserito produce frazioni di byte, lo strumento arrotonda per difetto. Ad esempio, da 0,3 MiB = 314.572,8 byte si ottiene un limite di 314.572 byte. In questo modo, il limite non risulta mai più permissivo di quello inserito. Per altri valori puoi convertire con precisione le dimensioni dei file prima di inserire il limite.
Comprendere i tre possibili esiti rispetto all’obiettivo
Il completamento dell’elaborazione non significa ancora che il limite sia stato rispettato. E il rispetto del limite non significa ancora che un portale accetterà il file. Per la dimensione desiderata ci sono tre casi, ma vengono visualizzati solo due messaggi: «Obiettivo raggiunto» e «Obiettivo non raggiunto».
Nel terzo caso, il file più piccolo è comunque valido e disponibile per il download. Semplicemente, non è abbastanza piccolo per questo limite. Il file di partenza rimane sempre intatto. Come risultato, lo strumento propone solo una versione che sia effettivamente più piccola e superi la verifica. A questo scopo deve essere un PDF valido. Inoltre, il numero di pagine, il numero di campi modulo, il numero di link e la presenza di una struttura del documento devono corrispondere all’originale. Si tratta di un confronto di quantità e struttura di base, non di una verifica funzionale. Per questo devi controllare personalmente nel risultato se un campo modulo importante conserva il suo contenuto o se un link porta alla destinazione corretta. Se nessuna versione soddisfa queste condizioni, il tuo originale viene mostrato invariato come risultato e reso disponibile per il download. Un file invariato può quindi significare due cose: rispetta il limite perché l’originale era già abbastanza piccolo, oppure continua a superarlo.
Già sotto il limite
Se l’originale è già pari o inferiore al limite, lo strumento non tenta nemmeno di comprimere maggiormente le immagini, perché non c’è motivo di sacrificare la qualità. L’ottimizzazione senza perdita di qualità della struttura del file può comunque essere eseguita. Il risultato avrà quindi la stessa dimensione o sarà leggermente più piccolo, senza che le immagini vengano modificate intenzionalmente.
Anche questo caso viene indicato come «Obiettivo raggiunto». Lo riconosci dalle dimensioni visualizzate: se già la dimensione originale è inferiore o uguale al limite, il file avrebbe rispettato il limite anche senza elaborazione. Puoi quindi inviare l’originale oppure usare la copia ottimizzata dopo aver confrontato le pagine.
Esempio: il tuo PDF ha una dimensione di 1.900.000 byte e il modulo consente 2 MB. Il file rispetta quindi già il limite. Se per precauzione abbassi la dimensione desiderata a 1 MB, rischi una perdita di qualità inutile. Per un requisito come «sotto 2 MB», basta un margine come 1,95 MB. Inoltre, evita di elaborare ripetutamente lo stesso file con limiti sempre più bassi: in caso di dubbio, riparti dall’originale invariato.
Se il PDF è ancora troppo grande
Se lo strumento segnala «Obiettivo non raggiunto», hai comunque una base utile da cui partire. È disponibile per il download una versione valida più piccola oppure, se non è stata prodotta una versione più piccola, il tuo originale. L’originale rimane in ogni caso invariato. Il passo successivo più adatto dipende da ciò che consente il destinatario.
- Provare un altro metodo: se avevi scelto «Ottimizzazione senza perdita di qualità» o «Equilibrata», il metodo «File più piccolo» può comprimere maggiormente le immagini. Conviene solo se il risultato rimane ben leggibile nel confronto tra le pagine.
- Eliminare le pagine che non servono davvero a nessuno: pagine vuote, scansioni duplicate o allegati non richiesti dal destinatario sono superflui. Con lo strumento adatto puoi rimuovere le pagine superflue, mantenendo nel documento quelle richieste. Seleziona poi di nuovo qui il file salvato, perché non esiste un trasferimento automatico tra gli strumenti.
- Suddividere in più file: ha senso solo se il portale consente esplicitamente più caricamenti. In tal caso puoi dividere il PDF e verificare qui ogni parte rispetto al tuo limite.
- Generare nuovamente il file di partenza: se il PDF proviene da una scansione, una nuova scansione con una risoluzione inferiore può produrre un file più piccolo. Un file creato con un programma di scrittura o di grafica può spesso essere esportato nuovamente da quel programma con immagini più piccole. Entrambe le operazioni avvengono al di fuori di questo strumento, perché qui non sono disponibili impostazioni per la risoluzione o i DPI.
Se provi un altro programma o servizio, controlla attentamente il risultato più piccolo prima di inviarlo. Alcuni metodi trasformano le pagine in immagini. In seguito, il testo potrebbe non essere più selezionabile o ricercabile e potrebbero mancare segnalibri o link. Anche «Stampa come PDF» non è un’alternativa equivalente senza perdita di qualità. Conserva sempre l’originale.
Esempio con requisiti ipotetici: un portale consente fino a tre file da non più di 2 MB ciascuno. Se il tuo PDF supera ancora il limite anche con «File più piccolo», puoi dividerlo in due parti e verificare qui ciascuna parte con un limite di 2 MB. Se lo stesso portale consente un solo file, dividerlo non è utile. In quel caso restano la rimozione delle pagine superflue o la rigenerazione del file di partenza.
La leggibilità prima di una riduzione aggressiva
I tre metodi si distinguono per il loro effetto sulla qualità delle immagini. «Ottimizzazione senza perdita di qualità» riorganizza solo la struttura del file e non modifica intenzionalmente le immagini, ma non è sempre sufficiente per un limite restrittivo. Anche «Equilibrata» e «File più piccolo» ottimizzano prima la struttura, per poi ricomprimere le immagini adatte. In questo processo possono andare persi dettagli fini. Una riduzione senza perdita di qualità è quindi possibile, ma non per qualsiasi limite. La pagina sulla compressione dei PDF in generale spiega il funzionamento di base dei metodi.
Per questo, scorri ogni pagina nel confronto tra originale e risultato. Presta particolare attenzione ai caratteri piccoli, ai numeri e agli importi, ai timbri e alle firme nelle scansioni, nonché ai grafici e alle linee sottili. Durante la riduzione non vengono rimosse pagine e viene verificato anche il loro numero. Solo tu, però, puoi valutare se il contenuto è ancora ben leggibile. Salva quindi solo un risultato in cui tutte le informazioni importanti siano chiaramente leggibili.
Esempio: in un estratto conto scansionato è essenziale che ogni cifra rimanga inequivocabile. Se dopo la riduzione un 8 sembra un 3, il risultato è inutilizzabile, anche se accanto compare «Obiettivo raggiunto».
La dimensione del file è solo uno dei requisiti
«Obiettivo raggiunto» si riferisce solo alla dimensione di quel singolo file. Un portale può comunque rifiutarlo se applica altre regole, ad esempio un numero massimo di pagine, un limite per la dimensione complessiva di tutti i file, un numero limitato di caricamenti o determinati tipi di file. È il singolo destinatario a stabilire le regole applicabili. Non esiste un limite universale per portali o enti pubblici.
Esempio con valori ipotetici: un portale consente 2 MB per file e 5 MB complessivi. Tre PDF da 1.900.000 byte ciascuno rispettano il limite individuale, ma insieme raggiungono 5.700.000 byte. Sono 700.000 byte in più rispetto ai 5.000.000 byte consentiti per tutti i file insieme. Con le informazioni del tuo portale puoi verificare i limiti di pagine e dimensione complessiva prima del caricamento.
Nell’invio tramite email può essere decisiva la dimensione dell’intero messaggio anziché quella del file. Spesso, a questo scopo, gli allegati vengono codificati in Base64. In questo caso la loro dimensione aumenta di circa un terzo. Da 1.900.000 byte si passa così a circa 2,5 milioni di byte, ai quali si aggiungono interruzioni di riga, testo e intestazioni. Quanto venga effettivamente conteggiato dipende dal modo in cui il tuo fornitore misura il limite. Un PDF per il quale qui compare «Obiettivo raggiunto» con 2 MB può quindi comunque superare un limite di 2 MB per messaggio. Prima dell’invio puoi stimare la dimensione del messaggio email.