Задаване на лимит за размер
При отваряне отметката „Задаване на целеви размер“ вече е поставена. По подразбиране са зададени собствен целеви размер от 2 MB и режимът „Балансирано“. Ако получателят посочи друга стойност, в „Бърз избор“ ще намериш 500 KB, 1 MB, 2 MB, 5 MB и 10 MB. С „Персонализиран целеви размер“ можеш вместо това да въведеш число и да избереш подходящата единица: KB, MB или MiB. За десетични стойности използвай запетая: например въведи „0,25“ или „1,5“ и избери MB, за да зададеш съответно 0,25 MB или 1,5 MB. В числовото поле не добавяй мерната единица. Независимо дали ти трябват 500 KB, 2 MB или 3,5 MB, можеш да зададеш всяко от тези ограничения в същия инструмент.
- Избери файла си чрез „Избери PDF“. Той може да е с размер до 50 MiB (52 428 800 байта). Това е лимитът за входния файл, а не твоята цел.
- Остави „Задаване на целеви размер“ отметнато и задай лимита чрез „Бърз избор“ или като въведеш число и избереш единица.
- Избери метода: „Балансирано“, „По-малък файл“ или „Оптимизация без загуба на качество“. По-долу е обяснено какво означават трите метода за четимостта.
- Натисни „Намали PDF до целеви размер“.
- Прочети съобщението за състоянието. „Целта е постигната“ посочва резултата и лимита в байтове, а „Целта не е постигната“ показва, че лимитът остава надвишен. До тях са посочени оригиналният размер и размерът на резултата, както и намалението в байтове и проценти.
- Прелисти всички страници в сравнението между оригинала и резултата, особено важните за получателя. Изтегли резултата едва когато е пълен и четим.
Обработката се извършва в браузъра ти. За нея файлът не се качва на сървър за обработка, а оригиналът ти остава непроменен, защото резултатът е нов файл. Инструментът не приема PDF файлове, защитени с парола или шифровани. Същото важи за цифрово подписани или сертифицирани документи, както и за повредени или нечетими файлове. Колко малък може да стане един PDF зависи от съдържанието му. Затова едва резултатът показва дали лимитът ти е спазен.
Пример: във формуляр пише „PDF, максимум 1 MB“. Избираш 1 MB от бързия избор и инструментът проверява спрямо 1 000 000 байта. Ако обаче пише „максимум 1 MiB“, задаваш персонализиран целеви размер от 1 MiB, тоест 1 048 576 байта.
Горна граница вместо точен размер на файла
Целевият размер е горна граница. „2 MB“ тук означава, че резултатът може да е с размер най-много 2 000 000 байта. Резултат от 1 400 000 байта изпълнява тази цел също както резултат от точно 2 000 000 байта. Инструментът не увеличава изкуствено по-малък файл. Не отрязва съдържание и не премахва страници, за да достигне определено число.
В крайна сметка е важно какво изисква получателят. Ако пише „до 2 MB“ или „максимум 2 MB“, файл с точно 2 000 000 байта също отговаря на изискването. Ако пише „под 2 MB“ или „по-малко от 2 MB“, портал със строга проверка може да отхвърли точно този файл, въпреки че инструментът съобщава „Целта е постигната“. В такъв случай е добре да оставиш малък резерв.
Пример за резерв: вместо 2 MB въвеждаш като персонализиран целеви размер 1,95 MB. Тогава инструментът проверява спрямо 1 950 000 байта. Резултат, който спазва този лимит, е поне с 50 000 байта под 2 000 000 байта. По-ниският целеви размер може да доведе до по-голяма загуба на качество на изображенията, затова оставяй само толкова голям резерв, колкото е необходимо.
Единици и точни лимити в байтове
Във формулярите обикновено пише кръгло число, но проверката е в байтове. В инструмента важи: 1 KB = 1000 байта, 1 MB = 1 000 000 байта и 1 MiB = 1 048 576 байта, тоест 1024 × 1024. Следователно бързият избор 500 KB съответства на 500 000 байта. 2 MB са 2 000 000 байта, а 2 MiB са 2 097 152 байта.
Колко съществена е разликата показва изчислителен пример с предполагаем файл от 2 050 000 байта. На числова ос от малко към голямо стойностите са подредени така:
- 2 000 000 байта: лимит при 2 MB
- 2 050 000 байта: предполагаем примерен файл
- 2 097 152 байта: лимит при 2 MiB
Следователно един и същ файл спазва единия лимит, но не и другия. Ако портал посочва само „MB“ и не казва как изчислява, единицата MB е сигурният избор. Тя дава по-ниския от двата лимита, а това, което е под него, отговаря и ако порталът изчислява с MiB. Задавай MiB само когато получателят изрично посочва MiB или уточнява, че изчислява с 1 048 576 байта за единица. При строги лимити е най-добре да не разчиташ на закръглени показания като „2,0 MB“, а на броя байтове в съобщението за състоянието.
Възможни са и некръгли стойности: 0,25 MB съответстват на 250 000 байта. Ако въведена стойност дава части от байт, инструментът закръгля надолу. Например от 0,3 MiB = 314 572,8 байта се получава лимит от 314 572 байта. Така лимитът никога не надвишава въведената стойност. За други стойности можеш да преобразуваш точно размерите на файловете, преди да въведеш лимита.
Разбери трите възможни случая при целевия размер
Завършената обработка все още не означава, че лимитът е спазен. А спазеният лимит все още не означава, че порталът ще приеме файла. При целевия размер има три случая, но се показват само две съобщения: „Целта е постигната“ и „Целта не е постигната“.
В третия случай по-малкият файл въпреки това е валиден и е достъпен за изтегляне. Той просто не е достатъчно малък за този лимит. Първоначалният ти файл винаги остава непокътнат. Като резултат инструментът предлага само вариант, който действително е по-малък и преминава проверката. За това той трябва да е валиден PDF. Освен това броят страници, броят полета на формуляра, броят връзки и наличието на структура на документа трябва да съвпадат с оригинала. Това е сравнение на количества и основна структура, а не проверка на функциите. Затова сам трябва да провериш в резултата дали важно поле на формуляра запазва съдържанието си или дали връзка води до правилното място. Ако нито един вариант не изпълнява тези условия, оригиналът ти се показва непроменен като резултат и се предлага за изтегляне. Следователно непроменен файл може да означава две неща: той отговаря, защото оригиналът вече е бил достатъчно малък, или продължава да надвишава лимита.
Вече е под лимита
Ако размерът на оригинала вече е равен на лимита ти или е под него, инструментът изобщо не се опитва да компресира изображенията по-силно, защото няма причина да жертва качество за това. Оптимизацията на файловата структура без загуба на качество все пак може да се изпълни. Тогава резултатът е със същия размер или малко по-малък, като изображенията не се променят умишлено.
И този случай се показва като „Целта е постигната“. Разпознаваш го по показаните размери: ако още оригиналният размер е по-малък от лимита или равен на него, файлът би спазил ограничението и без обработка. Тогава можеш да подадеш оригинала или след сравнение на страниците да използваш оптимизираното копие.
Пример: PDF файлът ти е с размер 1 900 000 байта, а формулярът позволява 2 MB. Следователно файлът вече отговаря. Ако за всеки случай намалиш целевия размер на 1 MB, рискуваш ненужна загуба на качество. При изискване като „под 2 MB“ е достатъчно да оставиш резерв, например като зададеш целеви размер 1,95 MB. Освен това не обработвай един и същ файл многократно с все по-ниски лимити, а при съмнение започвай от непроменения оригинал.
Ако PDF все още е твърде голям
Ако инструментът съобщи „Целта не е постигната“, все пак имаш използваема отправна точка. За изтегляне е достъпна или по-малката валидна версия, или оригиналът ти, ако не е създадена по-малка. Самият оригинал във всички случаи остава непроменен. Коя следваща стъпка е подходяща зависи от това какво разрешава получателят.
- Опитай друг метод: ако си избрал „Оптимизация без загуба на качество“ или „Балансирано“, „По-малък файл“ може да компресира изображенията по-силно. Това има смисъл само ако резултатът все още е добре четим при сравнението на страниците.
- Пропусни страници, които наистина не са нужни на никого: празни страници, дублирани сканирания или приложения, които получателят не изисква, могат да се премахнат. С подходящия инструмент можеш да премахнеш ненужните страници, като изискваните останат в документа. След това избери записания файл отново тук, защото няма автоматично предаване между инструментите.
- Раздели на няколко файла: това има смисъл само ако порталът изрично позволява няколко качвания. Тогава можеш да разделиш PDF файла и да провериш всяка част тук спрямо своя лимит.
- Създай изходния файл отново: ако PDF файлът е създаден чрез сканиране, ново сканиране с по-ниска резолюция може да даде по-малък файл. Файл от текстообработваща или графична програма често може да се експортира отново от нея с по-малки изображения. И двете се извършват извън този инструмент, защото тук няма настройка за резолюция или DPI.
Ако изпробваш друга програма или услуга, провери внимателно по-малкия резултат, преди да го подадеш. Някои методи превръщат страниците в изображения. След това текстът може вече да не позволява маркиране или търсене, а отметки или връзки може да липсват. „Печат като PDF“ също не е равностоен метод без загуба на качество. Във всички случаи запази оригинала си.
Пример с предполагаеми изисквания: портал позволява до три файла, всеки с размер най-много 2 MB. Ако PDF файлът ти остане над това дори с „По-малък файл“, можеш да го разделиш на две части и да провериш всяка част тук с лимит 2 MB. Ако същият портал допуска само един-единствен файл, разделянето не помага. Тогава остава да премахнеш ненужни страници или да създадеш източника отново.
Четимостта е по-важна от агресивното намаляване
Трите метода се различават по това дали засягат качеството на изображенията. „Оптимизация без загуба на качество“ само пренарежда структурата на файла и не променя умишлено изображенията, но невинаги е достатъчна за спазване на строг лимит. „Балансирано“ и „По-малък файл“ също първо оптимизират структурата, а след това компресират отново подходящите изображения. При това може да се загубят фини детайли. Следователно намаляване без загуба на качество е възможно, но не за всеки лимит. Как работят методите по принцип обяснява страницата за общото компресиране на PDF.
Затова прелисти всяка страница в сравнението между оригинала и резултата. Обърни особено внимание на дребния шрифт, числата и сумите, печатите и подписите в сканирани документи, както и на диаграмите и фините линии. При намаляването не се премахват страници, а броят им дори се проверява. Само ти обаче можеш да прецениш дали съдържанието все още е добре четимо. Затова запази само резултат, в който всичко важно се чете еднозначно.
Пример: при сканирано банково извлечение е важно всяка цифра да остане ясно различима. Ако след намаляването 8 изглежда като 3, резултатът е неизползваем, дори до него да пише „Целта е постигната“.
Размерът на файла е само едно изискване
„Целта е постигната“ се отнася само за размера на този един файл. Порталът все пак може да го отхвърли, ако има допълнителни правила, например максимален брой страници, горна граница за всички файлове заедно, ограничен брой качвания или определени файлови типове. Съответният получател определя кои правила важат. Няма универсален лимит за портали или институции.
Пример с предполагаеми стойности: портал позволява 2 MB за файл и 5 MB общо. Три PDF файла с по 1 900 000 байта спазват индивидуалния лимит, но заедно са 5 700 000 байта. Това са 700 000 байта повече от разрешените за всички файлове заедно 5 000 000 байта. С данните на своя портал можеш да провериш ограниченията за страници и общ размер, преди да качиш файловете.
При изпращане по имейл решаващ може да е размерът на цялото съобщение вместо размера на файла. За тази цел прикачените файлове често се кодират с Base64. В този случай те нарастват с около една трета. Така 1 900 000 байта стават около 2,5 милиона байта, а пренасянията на нов ред, текстът и заглавните редове се добавят отделно. Колко от това действително се отчита зависи от начина, по който доставчикът ти измерва своя лимит. Затова PDF, за който тук пише „Целта е постигната“ при 2 MB, все пак може да надвишава лимит от 2 MB за съобщение. Преди изпращане можеш да изчислиш приблизителния размер на имейл съобщението.