PDF auf Zielgröße verkleinern

Ein Größenlimit einstellen

Beim Öffnen ist „Zielgröße festlegen“ bereits angehakt. Voreingestellt sind eine eigene Zielgröße von 2 MB und das Verfahren „Ausgewogen“. Nennt dein Empfänger einen anderen Wert, findest du in der „Schnellauswahl“ 500 KB, 1 MB, 2 MB, 5 MB und 10 MB. Mit „Eigene Zielgröße“ trägst du stattdessen selbst eine Zahl ein und wählst die passende Einheit: KB, MB oder MiB. Kommazahlen schreibst du wie gewohnt mit Komma, zum Beispiel 0,25 MB oder 1,5 MB. Ob du 500 KB, 2 MB oder 3,5 MB brauchst, spielt keine Rolle, denn jede Grenze stellst du hier im selben Werkzeug ein.

1. Wähle über „PDF auswählen“ deine Datei. Sie darf bis zu 50 MiB (52.428.800 Byte) groß sein. Das ist die Grenze für die Datei, die du hineingibst, nicht dein Ziel.
2. Lass „Zielgröße festlegen“ angehakt und stelle die Grenze ein, entweder über die Schnellauswahl oder als eigene Zahl mit Einheit.
3. Wähle das Verfahren: „Ausgewogen“, „Kleinere Datei“ oder „Verlustfreie Optimierung“. Was die drei für die Lesbarkeit bedeuten, steht weiter unten.
4. Klicke auf „PDF auf Zielgröße verkleinern“.
5. Lies die Statusmeldung. „Ziel erreicht“ nennt Ergebnis und Limit jeweils in Byte, „Ziel nicht erreicht“ zeigt dir, dass die Grenze überschritten bleibt. Daneben stehen Original- und Ergebnisgröße sowie die Ersparnis in Byte und Prozent.
6. Blättere im Vergleich von Original und Ergebnis durch alle Seiten, vor allem durch die, auf die es deinem Empfänger ankommt. Lade das Ergebnis erst herunter, wenn es vollständig und lesbar ist.

Die Verarbeitung läuft in deinem Browser. Die Datei wird dafür nicht auf einen Verarbeitungsserver hochgeladen, und dein Original bleibt unverändert, denn das Ergebnis ist eine neue Datei. Passwortgeschützte oder verschlüsselte PDFs nimmt das Werkzeug nicht an. Dasselbe gilt für digital signierte oder zertifizierte Dokumente sowie für beschädigte oder unlesbare Dateien. Wie klein eine PDF werden kann, hängt von ihrem Inhalt ab. Ob deine Grenze erreicht wurde, zeigt dir deshalb erst das Ergebnis.

Beispiel: In einem Formular steht „PDF, maximal 1 MB“. Du wählst in der Schnellauswahl 1 MB, und das Werkzeug prüft gegen 1.000.000 Byte. Steht dort dagegen „maximal 1 MiB“, stellst du als eigene Zielgröße 1 MiB ein, also 1.048.576 Byte.

Höchstgrenze statt exakter Dateigröße

Die Zielgröße ist eine Obergrenze. „2 MB“ bedeutet hier, dass das Ergebnis höchstens 2.000.000 Byte groß sein darf. Ein Ergebnis von 1.400.000 Byte erfüllt dieses Ziel genauso wie eines von genau 2.000.000 Byte. Das Werkzeug füllt eine kleinere Datei nicht künstlich auf. Es schneidet auch nichts ab und entfernt keine Seiten, um eine bestimmte Zahl zu treffen.

Am Ende zählt, was dein Empfänger verlangt. Steht dort „bis 2 MB“ oder „maximal 2 MB“, passt auch eine Datei mit exakt 2.000.000 Byte. Heißt es „unter 2 MB“ oder „kleiner als 2 MB“, kann ein streng prüfendes Portal genau diese Datei ablehnen, obwohl das Werkzeug „Ziel erreicht“ meldet. In diesem Fall lohnt sich ein kleiner Puffer.

Beispiel für einen Puffer: Statt 2 MB trägst du als eigene Zielgröße 1,95 MB ein. Das Werkzeug prüft dann gegen 1.950.000 Byte. Ein Ergebnis, das diese Grenze einhält, liegt mindestens 50.000 Byte unter 2.000.000 Byte. Ein knapperes Ziel kann mehr Bildqualität kosten, deshalb wählst du den Puffer nur so groß wie nötig.

Einheiten und genaue Byte-Grenzen

Auf Formularen steht meist eine runde Zahl, geprüft wird aber in Byte. Im Werkzeug gilt: 1 KB = 1.000 Byte, 1 MB = 1.000.000 Byte und 1 MiB = 1.048.576 Byte, also 1.024 × 1.024. Die Schnellauswahl 500 KB entspricht demnach 500.000 Byte. 2 MB sind 2.000.000 Byte, 2 MiB dagegen 2.097.152 Byte.

Wie stark das ins Gewicht fällt, zeigt ein Rechenbeispiel mit einer angenommenen Datei von 2.050.000 Byte. Auf einem Zahlenstrahl von klein nach groß liegen die Werte so:

• 2.000.000 Byte: Grenze bei 2 MB
• 2.050.000 Byte: angenommene Beispieldatei
• 2.097.152 Byte: Grenze bei 2 MiB

Dieselbe Datei hält also die eine Grenze ein und die andere nicht. Nennt ein Portal nur „MB“ und sagt nicht, wie es rechnet, ist die Einheit MB die sichere Wahl. Sie ergibt die kleinere der beiden Grenzen, und was darunter liegt, passt auch dann, wenn das Portal mit MiB rechnet. MiB stellst du nur ein, wenn der Empfänger ausdrücklich MiB nennt oder angibt, dass er mit 1.048.576 Byte pro Einheit rechnet. Bei knappen Grenzen verlässt du dich am besten nicht auf gerundete Anzeigen wie „2,0 MB“, sondern auf die Byte-Zahl in der Statusmeldung.

Auch krumme Werte sind möglich: 0,25 MB entsprechen 250.000 Byte. Ergibt eine Eingabe Bruchteile eines Byte, rundet das Werkzeug ab. Aus 0,3 MiB = 314.572,8 Byte wird zum Beispiel eine Grenze von 314.572 Byte. Die Grenze fällt dadurch nie großzügiger aus als eingegeben. Für andere Werte kannst du Dateigrößen genau umrechnen, bevor du die Grenze einträgst.

Die drei Zielzustände verstehen

Eine abgeschlossene Verarbeitung heißt noch nicht, dass die Grenze eingehalten wurde. Und eine eingehaltene Grenze heißt noch nicht, dass ein Portal die Datei annimmt. Bei der Zielgröße gibt es drei Fälle, angezeigt werden aber nur zwei Meldungen: „Ziel erreicht“ und „Ziel nicht erreicht“.

Im dritten Fall ist die kleinere Datei trotzdem gültig und steht zum Download bereit. Sie ist nur nicht klein genug für diese Grenze. Deine Ausgangsdatei bleibt dabei immer unangetastet. Als Ergebnis bietet das Werkzeug nur eine Variante an, die tatsächlich kleiner ist und die Prüfung besteht. Dafür muss sie eine gültige PDF sein. Außerdem müssen Seitenzahl, Anzahl der Formularfelder, Anzahl der Links und das Vorhandensein einer Dokumentstruktur mit dem Original übereinstimmen. Das ist ein Abgleich von Zahlen und Grundstruktur, keine Funktionsprüfung. Ob ein wichtiges Formularfeld seinen Inhalt behält oder ein Link ans richtige Ziel führt, testest du deshalb selbst im Ergebnis. Erfüllt keine Variante diese Bedingungen, bekommst du dein Original unverändert als Ergebnis angezeigt und zum Herunterladen angeboten. Eine unveränderte Datei kann deshalb zweierlei bedeuten: Sie passt, weil das Original schon klein genug war, oder sie liegt weiterhin über der Grenze.

Bereits unter der Grenze

Liegt das Original schon bei oder unter deiner Grenze, versucht das Werkzeug gar nicht erst, Bilder stärker zu komprimieren, denn es gibt keinen Grund, dafür Qualität zu opfern. Die verlustfreie Optimierung der Dateistruktur kann trotzdem laufen. Das Ergebnis ist dann gleich groß oder etwas kleiner, und die Bilder werden dabei nicht absichtlich verändert.

Auch dieser Fall erscheint als „Ziel erreicht“. Du erkennst ihn an den angezeigten Größen: Ist schon die Originalgröße kleiner als das Limit oder genauso groß, hätte die Datei die Grenze auch ohne Bearbeitung eingehalten. Du kannst dann das Original einreichen oder nach dem Seitenvergleich die optimierte Kopie verwenden.

Beispiel: Deine PDF hat 1.900.000 Byte, und das Formular erlaubt 2 MB. Die Datei passt also bereits. Setzt du die Zielgröße vorsorglich auf 1 MB herunter, riskierst du unnötige Qualitätsverluste. Bei einer Vorgabe wie „unter 2 MB“ genügt ein Puffer wie 1,95 MB. Bearbeite dieselbe Datei außerdem nicht immer wieder mit kleineren Grenzen, sondern geh im Zweifel vom unveränderten Original aus.

Wenn die PDF noch zu groß ist

Meldet das Werkzeug „Ziel nicht erreicht“, hast du trotzdem eine brauchbare Ausgangslage. Entweder steht die kleinere gültige Fassung zum Download bereit oder, falls keine kleinere entstanden ist, dein Original. Das Original selbst bleibt in jedem Fall unverändert. Welcher nächste Schritt passt, hängt davon ab, was dein Empfänger erlaubt.

1. Ein anderes Verfahren versuchen: Hattest du „Verlustfreie Optimierung“ oder „Ausgewogen“ gewählt, kann „Kleinere Datei“ Bilder stärker komprimieren. Das lohnt sich nur, wenn das Ergebnis im Seitenvergleich noch gut lesbar ist.
2. Seiten weglassen, die wirklich niemand braucht: Leere Seiten, doppelte Scans oder Anlagen, die der Empfänger nicht verlangt, sind entbehrlich. Mit dem passenden Werkzeug kannst du entbehrliche Seiten entfernen, während geforderte Seiten im Dokument bleiben. Die gespeicherte Datei wählst du anschließend hier erneut aus, denn eine automatische Übergabe zwischen den Werkzeugen gibt es nicht.
3. In mehrere Dateien aufteilen: Das ist nur sinnvoll, wenn das Portal mehrere Uploads ausdrücklich zulässt. Dann kannst du die PDF aufteilen und jeden Teil hier gegen dein Limit prüfen.
4. Die Quelle neu erzeugen: Stammt die PDF aus einem Scan, kann ein neuer Scan mit geringerer Auflösung kleiner ausfallen. Eine Datei aus einem Schreib- oder Grafikprogramm lässt sich dort oft mit kleineren Bildern neu exportieren. Beides geschieht außerhalb dieses Werkzeugs, denn hier gibt es keine Einstellung für Auflösung oder DPI.

Probierst du ein anderes Programm oder einen anderen Dienst aus, prüfe ein kleineres Ergebnis genau, bevor du es einreichst. Manche Verfahren wandeln Seiten in Bilder um. Danach lässt sich Text womöglich nicht mehr markieren oder durchsuchen, und Lesezeichen oder Links können fehlen. Auch „Als PDF drucken“ ist kein gleichwertiger verlustfreier Weg. Bewahre in jedem Fall dein Original auf.

Beispiel mit angenommenen Vorgaben: Ein Portal erlaubt bis zu drei Dateien mit je höchstens 2 MB. Bleibt deine PDF auch mit „Kleinere Datei“ darüber, kannst du sie in zwei Teile trennen und jeden Teil hier mit 2 MB prüfen. Lässt dasselbe Portal nur eine einzige Datei zu, hilft das Aufteilen nicht. Dann bleiben entbehrliche Seiten oder eine neu erzeugte Quelle als Weg.

Lesbarkeit vor aggressiver Verkleinerung

Die drei Verfahren unterscheiden sich darin, ob die Bildqualität betroffen ist. „Verlustfreie Optimierung“ ordnet nur die Struktur der Datei neu und verändert Bilder nicht absichtlich, reicht für eine knappe Grenze aber nicht immer aus. „Ausgewogen“ und „Kleinere Datei“ optimieren zuerst ebenfalls die Struktur und komprimieren danach geeignete Bilder neu. Dabei können feine Details verloren gehen. Eine Verkleinerung ohne Qualitätsverlust ist also möglich, nur nicht für jede Grenze. Wie die Verfahren grundsätzlich arbeiten, erklärt die Seite zur allgemeinen PDF-Komprimierung.

Blättere deshalb im Vergleich von Original und Ergebnis jede Seite durch. Achte besonders auf kleine Schrift, Zahlen und Beträge, Stempel und Unterschriften in Scans sowie auf Diagramme und feine Linien. Seiten werden beim Verkleinern nicht entfernt, die Seitenzahl wird sogar mitgeprüft. Ob der Inhalt noch gut lesbar ist, kannst aber nur du beurteilen. Speichere deshalb nur ein Ergebnis, auf dem alles Wichtige eindeutig zu lesen ist.

Beispiel: Bei einem gescannten Kontoauszug kommt es darauf an, dass jede Ziffer eindeutig bleibt. Sieht eine 8 nach dem Verkleinern aus wie eine 3, ist das Ergebnis unbrauchbar, auch wenn daneben „Ziel erreicht“ steht.

Dateigröße ist nur eine Vorgabe

„Ziel erreicht“ bezieht sich nur auf die Größe dieser einen Datei. Ein Portal kann sie trotzdem ablehnen, wenn es weitere Regeln hat, etwa eine Höchstzahl an Seiten, eine Obergrenze für alle Dateien zusammen, eine begrenzte Anzahl an Uploads oder bestimmte Dateitypen. Welche Regeln gelten, legt der jeweilige Empfänger fest. Eine allgemeingültige Grenze für Portale oder Behörden gibt es nicht.

Beispiel mit angenommenen Werten: Ein Portal erlaubt 2 MB pro Datei und 5 MB insgesamt. Drei PDFs mit je 1.900.000 Byte halten das Einzellimit ein, ergeben zusammen aber 5.700.000 Byte. Das sind 700.000 Byte mehr als die 5.000.000 Byte, die für alle Dateien zusammen erlaubt sind. Mit den Angaben deines Portals kannst du Seiten- und Gesamtlimits prüfen, bevor du hochlädst.

Beim Versand per E-Mail kann statt der Dateigröße die Größe der ganzen Nachricht entscheiden. Häufig werden Anhänge dafür mit Base64 kodiert. In diesem Fall wachsen sie um rund ein Drittel. Aus 1.900.000 Byte werden so rund 2,5 Millionen Byte, und Zeilenumbrüche, Text und Kopfzeilen kommen noch hinzu. Wie viel davon tatsächlich zählt, hängt davon ab, wie dein Anbieter sein Limit misst. Eine PDF, die hier „Ziel erreicht“ für 2 MB zeigt, kann ein Limit von 2 MB pro Nachricht deshalb trotzdem überschreiten. Vor dem Senden kannst du die E-Mail-Nachrichtengröße abschätzen.