आकार की सीमा सेट करें
पेज खुलने पर “लक्षित आकार तय करें” पहले से चुना रहता है। शुरुआत में अपना लक्ष्य आकार 2 MB और तरीका “संतुलित” चुना होता है। यदि फ़ाइल पाने वाला कोई दूसरा आकार बताता है, तो “त्वरित चयन” में 500 KB, 1 MB, 2 MB, 5 MB और 10 MB मिलते हैं। “अपना लक्षित आकार” चुनकर आप स्वयं संख्या दर्ज कर सकते हैं और उचित इकाई चुन सकते हैं: KB, MB या MiB। दशमलव के लिए बिंदु लगाएँ; उदाहरण के लिए, 0.25 या 1.5 दर्ज करके MB चुनें। इकाई को संख्या वाले खाने में न लिखें। आपको 500 KB, 2 MB या 3.5 MB की सीमा चाहिए, हर सीमा इसी टूल में तय कर सकते हैं।
- “PDF चुनें” से अपनी फ़ाइल चुनें। उसका आकार अधिकतम 50 MiB (5,24,28,800 बाइट) हो सकता है। यह आपके द्वारा दी जाने वाली फ़ाइल की सीमा है, आपका लक्ष्य आकार नहीं।
- “लक्षित आकार तय करें” को चुना रहने दें और त्वरित चयन से या खुद संख्या दर्ज करके और इकाई चुनकर सीमा सेट करें।
- तरीका चुनें: “संतुलित”, “छोटी फ़ाइल” या “गुणवत्ता में हानि के बिना अनुकूलन”। इन तीनों का PDF की पठनीयता पर क्या असर पड़ता है, यह आगे बताया गया है।
- “PDF को लक्षित आकार तक घटाएँ” पर क्लिक करें।
- स्थिति संदेश पढ़ें। “लक्ष्य प्राप्त हुआ” में परिणाम और सीमा, दोनों बाइट में बताए जाते हैं। “लक्ष्य प्राप्त नहीं हुआ” बताता है कि आकार अभी भी सीमा से अधिक है। साथ में मूल और परिणाम फ़ाइल का आकार तथा बाइट और प्रतिशत में बचत दिखाई जाती है।
- मूल और परिणाम की तुलना में सभी पृष्ठ देखें, खासकर वे जो प्राप्तकर्ता के लिए महत्वपूर्ण हैं। परिणाम पूरा और पढ़ने योग्य होने पर ही उसे डाउनलोड करें।
प्रोसेसिंग आपके ब्राउज़र में होती है। इसके लिए फ़ाइल किसी प्रोसेसिंग सर्वर पर अपलोड नहीं की जाती, और आपकी मूल फ़ाइल अपरिवर्तित रहती है, क्योंकि परिणाम एक नई फ़ाइल होता है। यह टूल पासवर्ड से सुरक्षित या एन्क्रिप्ट किए गए PDF स्वीकार नहीं करता। यही बात डिजिटल हस्ताक्षर वाले या प्रमाणित दस्तावेज़ों तथा क्षतिग्रस्त या पढ़ी न जा सकने वाली फ़ाइलों पर भी लागू होती है। किसी PDF को कितना छोटा किया जा सकता है, यह उसकी सामग्री पर निर्भर करता है। इसलिए आपकी सीमा प्राप्त हुई या नहीं, यह परिणाम आने पर ही पता चलता है।
उदाहरण: किसी फ़ॉर्म में लिखा है “PDF, अधिकतम 1 MB”। आप त्वरित चयन में 1 MB चुनते हैं, और टूल 10,00,000 बाइट की सीमा के अनुसार जाँच करता है। अगर वहाँ “अधिकतम 1 MiB” लिखा हो, तो “अपना लक्षित आकार” में 1 MiB सेट करें, यानी 10,48,576 बाइट।
सटीक फ़ाइल आकार के बजाय अधिकतम सीमा
लक्ष्य आकार एक ऊपरी सीमा है। यहाँ “2 MB” का अर्थ है कि परिणाम का आकार अधिकतम 20,00,000 बाइट हो सकता है। 14,00,000 बाइट का परिणाम भी इस लक्ष्य को उतना ही पूरा करता है जितना ठीक 20,00,000 बाइट का परिणाम। टूल किसी छोटी फ़ाइल में कृत्रिम रूप से अतिरिक्त डेटा जोड़कर उसका आकार नहीं बढ़ाता। किसी निश्चित संख्या तक पहुँचने के लिए यह सामग्री काटता या पृष्ठ हटाता भी नहीं है।
अंत में प्राप्तकर्ता की माँग ही मायने रखती है। अगर वहाँ “2 MB तक” या “अधिकतम 2 MB” लिखा है, तो ठीक 20,00,000 बाइट वाली फ़ाइल भी स्वीकार्य है। अगर “2 MB से कम” या “2 MB से छोटा” लिखा है, तो सख्ती से जाँच करने वाला पोर्टल ठीक इसी आकार की फ़ाइल को अस्वीकार कर सकता है, भले ही टूल “लक्ष्य प्राप्त हुआ” बताए। इस स्थिति में सीमा से थोड़ा नीचे का लक्ष्य रखना उपयोगी है।
सीमा से नीचे गुंजाइश रखने का उदाहरण: 2 MB के बजाय “अपना लक्षित आकार” में 1.95 MB दर्ज करें। तब टूल 19,50,000 बाइट की सीमा के अनुसार जाँच करता है। इस सीमा के भीतर रहने वाला परिणाम 20,00,000 बाइट से कम से कम 50,000 बाइट नीचे होगा। अधिक कड़ा लक्ष्य चित्रों की गुणवत्ता को अधिक प्रभावित कर सकता है, इसलिए केवल उतनी ही गुंजाइश रखें जितनी आवश्यक हो।
इकाइयाँ और बाइट में सटीक सीमाएँ
फ़ॉर्म पर आम तौर पर गोल संख्या दी होती है, लेकिन जाँच बाइट में की जाती है। टूल में यह लागू होता है: 1 KB = 1,000 बाइट, 1 MB = 10,00,000 बाइट और 1 MiB = 10,48,576 बाइट, यानी 1,024 × 1,024। इसलिए त्वरित चयन का 500 KB, 5,00,000 बाइट के बराबर है। 2 MB का अर्थ 20,00,000 बाइट है, जबकि 2 MiB का अर्थ 20,97,152 बाइट है।
यह अंतर कितना महत्वपूर्ण हो सकता है, इसे 20,50,000 बाइट की एक काल्पनिक फ़ाइल के गणना उदाहरण से समझा जा सकता है। छोटे से बड़े क्रम में संख्या रेखा पर मान इस तरह आते हैं:
- 20,00,000 बाइट: 2 MB की सीमा
- 20,50,000 बाइट: उदाहरण की काल्पनिक फ़ाइल
- 20,97,152 बाइट: 2 MiB की सीमा
इस तरह एक ही फ़ाइल एक सीमा का पालन करती है और दूसरी का नहीं। अगर कोई पोर्टल केवल “MB” बताता है और यह नहीं बताता कि वह गणना कैसे करता है, तो MB इकाई चुनना सुरक्षित विकल्प है। इससे दोनों में से छोटी सीमा मिलती है, और उसके नीचे का आकार तब भी स्वीकार्य होगा जब पोर्टल MiB के अनुसार गणना करता हो। MiB केवल तभी सेट करें जब प्राप्तकर्ता स्पष्ट रूप से MiB बताए या यह कहे कि वह प्रति इकाई 10,48,576 बाइट के अनुसार गणना करता है। सीमा के बहुत करीब होने पर “2.0 MB” जैसे राउंड किए गए आकार के बजाय स्थिति संदेश में दी गई बाइट की संख्या पर भरोसा करना बेहतर है।
दशमलव वाले मान भी संभव हैं: 0.25 MB का अर्थ 2,50,000 बाइट है। अगर दर्ज किए गए मान से बाइट का अंश निकलता है, तो टूल उसे नीचे की पूर्ण संख्या तक कर देता है। उदाहरण के लिए, 0.3 MiB = 3,14,572.8 बाइट से 3,14,572 बाइट की सीमा बनती है। इस कारण सीमा कभी भी दर्ज किए गए मान से अधिक उदार नहीं होती। दूसरे मानों के लिए सीमा दर्ज करने से पहले आप फ़ाइल आकार का सटीक इकाई रूपांतरण कर सकते हैं।
लक्ष्य से जुड़ी तीन स्थितियाँ समझें
प्रोसेसिंग पूरी होने का यह अर्थ नहीं है कि सीमा का पालन भी हुआ है। और सीमा का पालन होने का यह अर्थ नहीं है कि कोई पोर्टल फ़ाइल स्वीकार कर लेगा। लक्ष्य आकार के संबंध में तीन स्थितियाँ होती हैं, लेकिन केवल दो संदेश दिखाए जाते हैं: “लक्ष्य प्राप्त हुआ” और “लक्ष्य प्राप्त नहीं हुआ”।
तीसरी स्थिति में भी छोटी फ़ाइल वैध होती है और डाउनलोड के लिए उपलब्ध रहती है। बस वह इस सीमा के लिए पर्याप्त छोटी नहीं होती। इस दौरान आपकी मूल फ़ाइल हमेशा अछूती रहती है। परिणाम के रूप में टूल केवल ऐसा संस्करण देता है जो वास्तव में छोटा हो और जाँच में सफल हो। इसके लिए उसका एक वैध PDF होना आवश्यक है। साथ ही पृष्ठों की संख्या, फ़ॉर्म फ़ील्ड की संख्या, लिंक की संख्या और दस्तावेज़ संरचना की मौजूदगी मूल फ़ाइल के अनुरूप होनी चाहिए। यह संख्याओं और बुनियादी संरचना का मिलान है, कार्यक्षमता की जाँच नहीं। इसलिए किसी महत्वपूर्ण फ़ॉर्म फ़ील्ड में उसकी सामग्री बनी हुई है या कोई लिंक सही गंतव्य तक पहुँचता है, यह आपको परिणाम में खुद जाँचना चाहिए। अगर कोई भी संस्करण इन शर्तों को पूरा नहीं करता, तो आपकी मूल फ़ाइल बिना बदलाव के परिणाम के रूप में दिखाई जाती है और डाउनलोड के लिए उपलब्ध कराई जाती है। इसलिए अपरिवर्तित फ़ाइल के दो अर्थ हो सकते हैं: वह सीमा के अनुरूप है क्योंकि मूल फ़ाइल पहले से पर्याप्त छोटी थी, या उसका आकार अभी भी सीमा से अधिक है।
पहले से सीमा के नीचे
अगर मूल फ़ाइल का आकार पहले से आपकी सीमा के बराबर या उससे नीचे है, तो टूल चित्रों को अधिक संपीड़ित करने की कोशिश ही नहीं करता, क्योंकि इसके लिए गुणवत्ता का त्याग करने का कोई कारण नहीं है। फिर भी फ़ाइल संरचना का हानिरहित अनुकूलन हो सकता है। तब परिणाम का आकार उतना ही या थोड़ा छोटा होता है, और इस दौरान चित्रों में जानबूझकर बदलाव नहीं किया जाता।
यह स्थिति भी “लक्ष्य प्राप्त हुआ” के रूप में दिखाई देती है। इसे दिखाए गए आकारों से पहचाना जा सकता है: अगर मूल फ़ाइल का आकार ही सीमा से छोटा या उसके बराबर है, तो फ़ाइल बिना किसी बदलाव के भी सीमा का पालन करती। ऐसे में आप मूल फ़ाइल जमा कर सकते हैं या पृष्ठों की तुलना करने के बाद अनुकूलित प्रति इस्तेमाल कर सकते हैं।
उदाहरण: आपकी PDF का आकार 19,00,000 बाइट है, और फ़ॉर्म 2 MB की अनुमति देता है। इसलिए फ़ाइल पहले से ही सीमा के अनुरूप है। अगर आप एहतियात के तौर पर लक्ष्य आकार घटाकर 1 MB कर देते हैं, तो गुणवत्ता में अनावश्यक कमी आने का जोखिम लेते हैं। “2 MB से कम” जैसी शर्त के लिए 1.95 MB जैसा लक्ष्य रखकर थोड़ी गुंजाइश छोड़ना पर्याप्त है। साथ ही उसी फ़ाइल को बार-बार छोटी होती सीमाओं के साथ प्रोसेस न करें; संदेह होने पर अपरिवर्तित मूल फ़ाइल से शुरुआत करें।
अगर PDF अभी भी बहुत बड़ी है
अगर टूल “लक्ष्य प्राप्त नहीं हुआ” बताता है, तब भी आपके पास आगे काम करने के लिए उपयोगी फ़ाइल होती है। या तो छोटा वैध संस्करण डाउनलोड के लिए उपलब्ध होता है या, अगर कोई छोटा संस्करण नहीं बना, तो आपकी मूल फ़ाइल। मूल फ़ाइल हर स्थिति में अपरिवर्तित रहती है। अगला कौन-सा कदम उपयुक्त होगा, यह प्राप्तकर्ता की अनुमति पर निर्भर करता है।
- दूसरा तरीका आज़माएँ: अगर आपने “गुणवत्ता में हानि के बिना अनुकूलन” या “संतुलित” चुना था, तो “छोटी फ़ाइल” चित्रों को अधिक संपीड़ित कर सकता है। यह तभी उपयोगी है जब पृष्ठों की तुलना में परिणाम अब भी अच्छी तरह पढ़ने योग्य हो।
- वे पृष्ठ हटाएँ जिनकी वास्तव में किसी को आवश्यकता नहीं है: खाली पृष्ठ, दोहराए गए स्कैन या वे संलग्नक जिनकी प्राप्तकर्ता ने माँग नहीं की है, छोड़े जा सकते हैं। उपयुक्त टूल से आप अनावश्यक पृष्ठ हटा सकते हैं, जबकि आवश्यक पृष्ठ दस्तावेज़ में बने रहते हैं। इसके बाद सहेजी गई फ़ाइल को यहाँ दोबारा चुनें, क्योंकि टूल के बीच फ़ाइल अपने आप भेजने की सुविधा नहीं है।
- कई फ़ाइलों में बाँटें: यह तभी उपयोगी है जब पोर्टल स्पष्ट रूप से कई अपलोड की अनुमति देता हो। तब आप PDF बाँट सकते हैं और यहाँ हर भाग को अपनी सीमा के अनुसार जाँच सकते हैं।
- स्रोत से फ़ाइल दोबारा बनाएँ: अगर PDF किसी स्कैन से बनी है, तो कम रिज़ॉल्यूशन पर नया स्कैन करने से उसका आकार छोटा हो सकता है। लेखन या ग्राफ़िक्स प्रोग्राम से बनी फ़ाइल को वहाँ अक्सर छोटे चित्रों के साथ दोबारा निर्यात किया जा सकता है। ये दोनों काम इस टूल के बाहर किए जाते हैं, क्योंकि यहाँ रिज़ॉल्यूशन या DPI की कोई सेटिंग नहीं है।
अगर आप कोई दूसरा प्रोग्राम या सेवा आज़माते हैं, तो छोटा परिणाम जमा करने से पहले उसे ध्यान से जाँचें। कुछ तरीके पृष्ठों को चित्रों में बदल देते हैं। इसके बाद संभव है कि पाठ को चुना या खोजा न जा सके, और बुकमार्क या लिंक गायब हों। “PDF के रूप में प्रिंट करें” भी इसके बराबर का हानिरहित तरीका नहीं है। हर स्थिति में अपनी मूल फ़ाइल सुरक्षित रखें।
काल्पनिक शर्तों का उदाहरण: कोई पोर्टल अधिकतम तीन फ़ाइलों की अनुमति देता है, जिनमें से हर एक का आकार अधिकतम 2 MB हो सकता है। अगर “छोटी फ़ाइल” के बाद भी आपकी PDF इससे बड़ी रहती है, तो आप उसे दो भागों में बाँटकर हर भाग को यहाँ 2 MB की सीमा के अनुसार जाँच सकते हैं। अगर वही पोर्टल केवल एक फ़ाइल की अनुमति देता है, तो बाँटने से मदद नहीं मिलेगी। तब अनावश्यक पृष्ठ हटाना या स्रोत से नई फ़ाइल बनाना ही विकल्प बचते हैं।
आकार बहुत घटाने से ज़्यादा ज़रूरी है पढ़ने योग्य बनाए रखना
इन तीनों तरीकों में अंतर यह है कि चित्रों की गुणवत्ता प्रभावित होती है या नहीं। “गुणवत्ता में हानि के बिना अनुकूलन” केवल फ़ाइल की संरचना को पुनर्व्यवस्थित करता है और चित्रों में जानबूझकर बदलाव नहीं करता, लेकिन कड़ी सीमा के लिए यह हमेशा पर्याप्त नहीं होता। “संतुलित” और “छोटी फ़ाइल” भी पहले संरचना का अनुकूलन करते हैं और उसके बाद उपयुक्त चित्रों को दोबारा संपीड़ित करते हैं। इससे बारीक विवरण खो सकते हैं। इसलिए गुणवत्ता में कमी के बिना आकार घटाना संभव है, लेकिन हर सीमा के लिए नहीं। ये तरीके मूल रूप से कैसे काम करते हैं, यह सामान्य PDF संपीड़न वाले पृष्ठ पर समझाया गया है।
इसलिए मूल और परिणाम की तुलना में हर पृष्ठ देखें। खासकर छोटे अक्षरों, संख्याओं और रकम, स्कैन में मुहरों और हस्ताक्षरों तथा आरेखों और बारीक रेखाओं पर ध्यान दें। आकार घटाते समय पृष्ठ हटाए नहीं जाते; पृष्ठों की संख्या भी जाँची जाती है। लेकिन सामग्री अभी भी अच्छी तरह पढ़ने योग्य है या नहीं, इसका निर्णय केवल आप कर सकते हैं। इसलिए केवल वही परिणाम सहेजें जिसमें सभी महत्वपूर्ण बातें स्पष्ट रूप से पढ़ी जा सकें।
उदाहरण: स्कैन किए गए बैंक खाते के विवरण में हर अंक का स्पष्ट रहना आवश्यक है। अगर आकार घटाने के बाद 8 देखने में 3 जैसा लगे, तो परिणाम उपयोग योग्य नहीं है, भले ही उसके साथ “लक्ष्य प्राप्त हुआ” लिखा हो।
फ़ाइल का आकार केवल एक शर्त है
“लक्ष्य प्राप्त हुआ” केवल इस एक फ़ाइल के आकार से संबंधित है। फिर भी कोई पोर्टल इसे अस्वीकार कर सकता है अगर उसके और नियम हों, जैसे पृष्ठों की अधिकतम संख्या, सभी फ़ाइलों के कुल आकार की ऊपरी सीमा, अपलोड की सीमित संख्या या विशेष फ़ाइल प्रकार। कौन-से नियम लागू होंगे, यह संबंधित प्राप्तकर्ता तय करता है। पोर्टल या सरकारी विभागों के लिए कोई एक सार्वभौमिक सीमा नहीं है।
काल्पनिक मानों का उदाहरण: कोई पोर्टल प्रति फ़ाइल 2 MB और कुल 5 MB की अनुमति देता है। हर एक 19,00,000 बाइट वाले तीन PDF अलग-अलग फ़ाइल की सीमा का पालन करते हैं, लेकिन उनका कुल आकार 57,00,000 बाइट होता है। यह सभी फ़ाइलों के लिए अनुमत कुल 50,00,000 बाइट से 7,00,000 बाइट अधिक है। अपने पोर्टल की जानकारी के आधार पर अपलोड करने से पहले आप पृष्ठों और कुल आकार की सीमाएँ जाँच सकते हैं।
ईमेल से भेजते समय फ़ाइल के आकार के बजाय पूरे संदेश का आकार निर्णायक हो सकता है। इसके लिए संलग्नकों को अक्सर Base64 में एन्कोड किया जाता है। इस स्थिति में उनका आकार लगभग एक तिहाई बढ़ जाता है। इस तरह 19,00,000 बाइट लगभग 2.5 मिलियन बाइट हो जाते हैं, और लाइन ब्रेक, पाठ तथा हेडर का आकार इसके अतिरिक्त होता है। इसमें से वास्तव में कितना गिना जाएगा, यह इस पर निर्भर करता है कि आपका सेवा प्रदाता अपनी सीमा कैसे मापता है। इसलिए यहाँ 2 MB के लिए “लक्ष्य प्राप्त हुआ” दिखाने वाली PDF भी प्रति संदेश 2 MB की सीमा से अधिक हो सकती है। भेजने से पहले आप ईमेल संदेश के आकार का अनुमान लगा सकते हैं।