Unire più PDF in un unico file
Spesso la lettera di presentazione, il curriculum e i documenti giustificativi per una candidatura o una domanda devono essere inviati come un unico allegato. A questo scopo, lo strumento dispone interi file PDF uno dopo l'altro. Le pagine del file in cima all'elenco vengono per prime, quelle del file in fondo vengono per ultime.
- Fai clic su «Seleziona file PDF» e seleziona almeno due PDF. Se hai dimenticato un file, aggiungilo tramite «Aggiungi file».
- Controlla l'elenco dei file. Con ↑ e ↓ accanto al nome del file puoi spostarlo verso l'alto o verso il basso; con × puoi rimuoverlo. Prima di avviare l'operazione, l'anteprima mostra il file che si trova in cima all'elenco. Puoi così verificare rapidamente che il documento iniziale sia quello giusto.
- Fai clic su «Unisci PDF».
- Sfoglia tutte le pagine nell'Anteprima del risultato. Il numero di pagine dovrebbe corrispondere alla somma delle pagine dei file di partenza e ogni documento dovrebbe iniziare nella posizione prevista.
- Scarica il nuovo PDF. Il suo nome deriva dal primo file nell'elenco. Ad esempio, Antrag.pdf diventa Antrag-zusammengefuegt.pdf.
Se dopo l'unione modifichi ancora l'elenco, spostando, rimuovendo o aggiungendo un file, lo strumento scarta il risultato precedente. In questo modo non scarichi per errore una versione che non corrisponde più alla tua selezione. Ti basta quindi fare nuovamente clic su «Unisci PDF».
Esempio di controllo: unisci A.pdf di 3 pagine e B.pdf di 2 pagine, con A.pdf in cima all'elenco. L'Anteprima del risultato deve quindi mostrare 3 + 2 = 5 pagine. Il file salvato si chiama A-zusammengefuegt.pdf. Se manca un documento o il file inizia con la pagina sbagliata, controlla la selezione e l'ordine nell'elenco.
I file selezionati vengono elaborati nella memoria del browser e non vengono caricati su un server per questa operazione. JavaScript deve essere attivato. Il risultato è sempre un nuovo file. Gli originali non vengono né sovrascritti né modificati.
Imposta l'ordine prima di unire i file
Le frecce spostano sempre file interi. All'interno di ogni file, l'ordine delle pagine rimane quello dell'originale. Per questo puoi prevedere il risultato ancora prima di fare clic: la prima pagina sarà la prima pagina del file in cima all'elenco, l'ultima sarà l'ultima pagina del file in fondo.
Qui A1 indica la pagina 1 di A.pdf. Entrambe le varianti hanno 5 pagine. Cambia soltanto il documento che viene per primo.
Qui non puoi alternare singole pagine di file diversi né riordinarle trascinandole. Se ti serve una sequenza mista, dividi prima il file interessato. Con lo strumento di divisione puoi estrarre prima determinate pagine, salvare i nuovi file e poi selezionarli qui insieme agli altri PDF.
Esempio: vuoi ottenere la sequenza A1, A2, B1, B2, A3. Per farlo, crea da A.pdf un file con le pagine da 1 a 2 e un secondo file con la pagina 3. Disponili quindi nell'elenco in questo ordine: prima le pagine da 1 a 2 di A, poi B.pdf, infine la pagina 3 di A. Il risultato avrà di nuovo 5 pagine.
Le dimensioni delle pagine non vengono uniformate. Una tabella in orizzontale rimane in orizzontale e una pagina più piccola rimane tale, anche se tutte le altre pagine sono in formato A4 verticale. Non è prevista una conversione automatica a un formato carta uniforme. Se il destinatario richiede un formato specifico per tutte le pagine, presta particolare attenzione a queste differenze nell'Anteprima del risultato prima di inviare il file.
Salvare prima le immagini come PDF
Lo strumento accetta soltanto file PDF. Qui non puoi selezionare direttamente file JPG, PNG o Word. Devi quindi convertire foto e immagini scansionate in un passaggio separato e poi aggiungere il PDF ottenuto.
Esempio: la tua domanda è in formato PDF, ma un documento giustificativo è disponibile soltanto come foto scattata con il cellulare in formato JPG.
- Apri la pagina per convertire JPG e PNG in PDF, crea un PDF dalla foto e scaricalo.
- Torna qui e seleziona il PDF salvato insieme alla tua domanda. Il file non viene trasferito automaticamente da una pagina all'altra.
- Disponi i due file nell'ordine desiderato e uniscili.
Questo strumento non accetta file Word o Excel. Puoi prima convertire un semplice file DOCX con una sola sezione e di dimensioni non superiori a 20 MiB tramite Word in PDF; durante la conversione il testo viene reimpaginato e il carattere viene sostituito. Se hai bisogno di mantenere esattamente l'impaginazione o hai un file Excel, salvalo o esportalo come PDF nel tuo programma Office. Seleziona poi qui il PDF salvato.
Distinguere il contenuto delle pagine dalle funzionalità del documento
Durante l'unione, le pagine esistenti vengono copiate in un nuovo PDF. Non vengono convertite in immagini e le foto presenti non vengono ricompresse. L'unione in sé, quindi, non rende le pagine meno nitide e il testo selezionabile rimane selezionabile. Tuttavia, non viene neppure creato nuovo testo: una pagina scansionata senza livello di testo rimane un'immagine, perché non viene eseguito alcun riconoscimento del testo.
La situazione è diversa per tutto ciò che riguarda il documento nel suo insieme e non compare visibilmente su una pagina. Questo comprende segnalibri, metadati come titolo o autore, commenti e annotazioni, nonché il comportamento dei link. Poiché le pagine vengono trasferite in un file ricostruito, non è garantito che questi elementi vengano mantenuti integralmente e continuino a funzionare. Lo stesso vale per standard come PDF/A o PDF/UA. Anche se i file di partenza li rispettano, non è garantito che lo faccia anche il risultato.
Dopo l'unione, lo strumento verifica che il nuovo file si possa aprire e che il numero di pagine sia corretto. Questo controllo non può stabilire se tutte le funzionalità del documento siano ancora operative.
Esempio: uno dei tuoi documenti contiene commenti e un indice cliccabile. Il file viene accettato, ma dopo l'unione compare un avviso. Puoi controllare il contenuto visibile nell'Anteprima del risultato. Prima dell'invio, verifica nel tuo programma PDF che i link e i commenti funzionino ancora. Se queste funzionalità sono importanti, è meglio inviare il documento come allegato separato.
Limiti e documenti non supportati
Per l'unione si applicano limiti per ciascun file e per l'insieme di tutti i file. Il limite delle pagine è particolarmente importante: 250 pagine sono il massimo per l'intero risultato, non per ogni singolo file.
Esempio: tre PDF di 120, 90 e 60 pagine hanno complessivamente 270 pagine. Superano quindi il limite, anche se ogni singolo file rimane ben al di sotto. Per le dimensioni vale lo stesso principio: due file da 45 MiB ciascuno rientrano nel limite complessivo, perché il totale è di 90 MiB. Aggiungendo un terzo file da 15 MiB, si arriva a 105 MiB, superando il limite.
I valori sono indicati in MiB. 1 MiB equivale a 1.048.576 byte. 50 MiB corrispondono quindi a circa 52,4 MB e 100 MiB a circa 104,9 MB, se si calcola in megabyte decimali. Anche al di sotto di questi limiti, l'operazione può interrompersi se il browser o il dispositivo esaurisce la memoria. In questo caso, unisci meno file alla volta.
Sono accettati PDF comuni e leggibili delle versioni da 1.0 a 1.7 e 2.0. Lo strumento rifiuta i seguenti file:
- PDF firmati digitalmente o certificati. Una firma scansionata o inserita come immagine non è una firma digitale; questi file possono essere uniti normalmente.
- PDF crittografati o protetti da password
- PDF con campi modulo interattivi, compresi i moduli XFA e i campi firma vuoti
- Portfolio PDF e PDF con file allegati incorporati
- PDF con livelli che possono essere mostrati o nascosti
- file danneggiati, vuoti o incompleti
Come procedere dipende dal motivo del rifiuto. Un PDF integro, firmato, crittografato o con altre caratteristiche particolari presenti in questo elenco può essere inviato invariato come file separato, se il destinatario accetta più file. Spetta al destinatario decidere se accettarlo in questa forma. In caso di dubbio, chiediglielo. Se invece un file è danneggiato, vuoto o incompleto, inviarlo come allegato aggiuntivo non risolve il problema. Esportalo di nuovo dal programma con cui è stato creato oppure procurati una copia completa e leggibile e riprova con quella.
Se il PDF finale è troppo grande
L'unione raggruppa le pagine, non le comprime. Il nuovo PDF contiene tutte le pagine di tutti i file di partenza e le sue dimensioni ne risentono. Le dimensioni non devono necessariamente corrispondere esattamente alla somma di quelle dei singoli file, perché il file viene ricostruito. Tuttavia, l'operazione non ha lo scopo di ridurle.
Dopo il salvataggio, controlla quindi le dimensioni effettive del file e confrontale con il limite indicato dal destinatario. Con il calcolatore per il caricamento puoi verificare le dimensioni complessive e il limite di pagine prima di caricare o inviare il file.
Se il file è troppo grande, ti conviene procedere così:
- Verifica prima se al destinatario servono davvero tutte le pagine. In caso contrario, puoi rimuovere le pagine non necessarie dai file di partenza, ad esempio i retri vuoti o le scansioni duplicate, e poi unirli di nuovo. Se viene richiesto il documento completo, tutte le pagine devono essere mantenute.
- Se il PDF unito non supera 50 MiB, puoi ridurre le dimensioni del PDF finale. Apri lo strumento di compressione e seleziona il file salvato. Potrai poi verificare se il risultato è effettivamente più piccolo. Confronta quindi la leggibilità del file di partenza e del risultato. Salva la copia più piccola solo se entrambi gli aspetti sono soddisfacenti. Se la compressione non trova una variante valida più piccola, ti viene restituito il file invariato. In questo caso, le alternative sono ridurre il numero di pagine o le dimensioni dei file di partenza prima dell'unione.
- Se supera 50 MiB, lo strumento di compressione non lo accetta, anche se l'unione consente risultati fino a 100 MiB. In questo caso, unisci meno file o pagine alla volta, riduci le dimensioni dei singoli file di partenza prima dell'unione oppure usa un programma PDF installato.