PDF zusammenfügen

Mehrere PDFs in einer Datei verbinden

Oft sollen Anschreiben, Lebenslauf und Nachweise für eine Bewerbung oder einen Antrag in einem einzigen Anhang ankommen. Das Werkzeug setzt dafür ganze PDF-Dateien hintereinander. Die Seiten der obersten Datei in der Liste stehen vorne, die Seiten der untersten Datei hinten.

1. Klicke auf „PDF-Dateien auswählen“ und markiere mindestens zwei PDFs. Wenn du eine Datei vergessen hast, ergänzt du sie über „Dateien hinzufügen“.
2. Prüfe die Dateiliste. Mit ↑ und ↓ neben dem Dateinamen verschiebst du eine Datei nach oben oder unten, mit × nimmst du sie wieder heraus. Vor dem Start zeigt die Vorschau die Datei, die gerade oben steht. So erkennst du schnell, ob das richtige Dokument am Anfang liegt.
3. Klicke auf „PDFs zusammenfügen“.
4. Blättere in der Ergebnisvorschau durch alle Seiten. Die Seitenzahl sollte der Summe deiner Ausgangsdateien entsprechen, und jedes Dokument sollte an der vorgesehenen Stelle beginnen.
5. Lade die neue PDF herunter. Ihr Name richtet sich nach der ersten Datei in der Liste. Aus Antrag.pdf wird zum Beispiel Antrag-zusammengefuegt.pdf.

Wenn du nach dem Zusammenfügen noch etwas an der Liste änderst, also eine Datei verschiebst, entfernst oder hinzufügst, verwirft das Werkzeug das bisherige Ergebnis. So lädst du nicht versehentlich eine Fassung herunter, die nicht mehr zu deiner Auswahl passt. Klicke danach einfach erneut auf „PDFs zusammenfügen“.

Beispiel zur Kontrolle: Du verbindest A.pdf mit 3 Seiten und B.pdf mit 2 Seiten, und A.pdf steht oben. Die Ergebnisvorschau muss dann 3 + 2 = 5 Seiten zeigen. Die gespeicherte Datei heißt A-zusammengefuegt.pdf. Wenn ein Dokument fehlt oder die Datei mit der falschen Seite beginnt, prüfe die Auswahl und die Reihenfolge in der Liste.

Die ausgewählten Dateien werden im Arbeitsspeicher deines Browsers verarbeitet und dafür nicht auf einen Server hochgeladen. JavaScript muss dazu aktiviert sein. Das Ergebnis ist immer eine neue Datei. Deine Originale werden weder überschrieben noch verändert.

Reihenfolge vor dem Zusammenfügen festlegen

Die Pfeile verschieben immer ganze Dateien. Innerhalb jeder Datei bleibt die Seitenfolge so, wie sie im Original ist. Deshalb kannst du schon vor dem Klick vorhersagen, wie das Ergebnis aussieht: Die erste Seite ist die erste Seite der obersten Datei, die letzte Seite ist die letzte Seite der untersten Datei.

A1 steht hier für Seite 1 aus A.pdf. Beide Varianten haben 5 Seiten. Es ändert sich nur, welches Dokument vorne steht.

Einzelne Seiten aus verschiedenen Dateien abwechselnd anordnen oder per Ziehen umsortieren kannst du hier nicht. Wenn du eine gemischte Folge brauchst, zerlegst du die betreffende Datei vorher. Mit dem Werkzeug zum Teilen kannst du bestimmte Seiten vorher extrahieren, die neuen Dateien speichern und sie anschließend hier zusammen mit den übrigen PDFs auswählen.

Beispiel: Du möchtest die Folge A1, A2, B1, B2, A3. Dafür erstellst du aus A.pdf eine Datei mit den Seiten 1 bis 2 und eine zweite Datei mit Seite 3. In der Liste ordnest du dann so an: zuerst die Seiten 1 bis 2 aus A, dann B.pdf, dann Seite 3 aus A. Das Ergebnis hat wieder 5 Seiten.

Seitengrößen werden nicht vereinheitlicht. Eine querformatige Tabelle bleibt quer, und eine kleinere Seite bleibt klein, auch wenn alle anderen Seiten A4 im Hochformat sind. Eine automatische Umwandlung auf ein einheitliches Papierformat gibt es nicht. Wenn dein Empfänger durchgehend ein bestimmtes Format erwartet, achte in der Ergebnisvorschau gezielt auf solche Seiten, bevor du die Datei verschickst.

Bilder zuerst als PDF speichern

Das Werkzeug nimmt nur PDF-Dateien an. JPG-, PNG- oder Word-Dateien kannst du hier nicht direkt auswählen. Fotos und gescannte Bilder wandelst du deshalb in einem eigenen Schritt um und fügst danach die fertige PDF hinzu.

Beispiel: Dein Antrag liegt als PDF vor, ein Nachweis aber nur als Handyfoto im JPG-Format.

1. Öffne die Seite zum Umwandeln von JPG und PNG in PDF, erstelle dort aus dem Foto eine PDF und lade sie herunter.
2. Kehre hierher zurück und wähle die gespeicherte PDF zusammen mit deinem Antrag aus. Die Datei wird nicht automatisch von einer Seite zur anderen übergeben.
3. Bring beide Dateien in die gewünschte Reihenfolge und füge sie zusammen.

Word- oder Excel-Dateien nimmt dieses Werkzeug nicht an. Eine einfache DOCX-Datei mit nur einem Abschnitt und höchstens 20 MiB kannst du vorher mit Word in PDF umwandeln; dabei wird der Text neu umbrochen und die Schrift ersetzt. Brauchst du das genaue Layout oder hast du eine Excel-Datei, speichere oder exportiere sie in deinem Office-Programm als PDF. Wähle danach die gespeicherte PDF hier aus.

Seiteninhalt und Dokumentfunktionen unterscheiden

Beim Zusammenfügen werden die vorhandenen Seiten in eine neue PDF kopiert. Sie werden dabei nicht in Bilder umgerechnet, und enthaltene Fotos werden nicht neu komprimiert. Das Zusammenfügen selbst macht deine Seiten also nicht unschärfer, und markierbarer Text bleibt markierbar. Es entsteht aber auch kein neuer Text: Eine gescannte Seite ohne Textebene bleibt ein Bild, denn eine Texterkennung findet nicht statt.

Anders sieht es bei allem aus, was zum Dokument als Ganzem gehört und nicht sichtbar auf einer Seite steht. Dazu zählen Lesezeichen, Metadaten wie Titel oder Autor, Kommentare und Anmerkungen sowie das Verhalten von Links. Weil die Seiten in eine neu aufgebaute Datei übernommen werden, ist nicht sichergestellt, dass diese Teile vollständig und funktionsfähig ankommen. Dasselbe gilt für Standards wie PDF/A oder PDF/UA. Auch wenn deine Ausgangsdateien sie erfüllen, ist das für das Ergebnis nicht garantiert.

Nach dem Zusammenfügen prüft das Werkzeug, ob sich die neue Datei öffnen lässt und ob ihre Seitenzahl stimmt. Ob alle Dokumentfunktionen noch arbeiten, kann diese Prüfung nicht beantworten.

Beispiel: Eines deiner Dokumente enthält Kommentare und ein klickbares Inhaltsverzeichnis. Die Datei wird angenommen, aber nach dem Zusammenfügen siehst du einen Hinweis. Den sichtbaren Inhalt kontrollierst du in der Ergebnisvorschau. Ob die Links und Kommentare noch funktionieren, prüfst du vor dem Versand in deinem PDF-Programm. Wenn diese Funktionen wichtig sind, schickst du das Dokument besser als eigenen Anhang.

Grenzen und nicht unterstützte Dokumente

Für das Zusammenfügen gelten Grenzen pro Datei und für alle Dateien zusammen. Besonders wichtig ist die Seitengrenze: 250 Seiten sind die Obergrenze für das gesamte Ergebnis, nicht für jede einzelne Datei.

Beispiel: Drei PDFs mit 120, 90 und 60 Seiten haben zusammen 270 Seiten. Damit liegen sie über der Grenze, obwohl jede einzelne Datei deutlich darunter bleibt. Bei der Größe ist es genauso: Zwei Dateien mit je 45 MiB passen zusammen, denn das sind 90 MiB. Kommt eine dritte Datei mit 15 MiB dazu, sind es 105 MiB und damit zu viel.

Die Werte sind in MiB angegeben. 1 MiB sind 1.048.576 Bytes. 50 MiB entsprechen deshalb rund 52,4 MB und 100 MiB rund 104,9 MB, wenn in dezimalen Megabyte gerechnet wird. Auch unterhalb dieser Grenzen kann der Vorgang abbrechen, wenn deinem Browser oder Gerät der Arbeitsspeicher ausgeht. In diesem Fall verbindest du weniger Dateien auf einmal.

Angenommen werden gewöhnliche, lesbare PDFs der Versionen 1.0 bis 1.7 sowie 2.0. Diese Dateien lehnt das Werkzeug ab:

• digital signierte oder zertifizierte PDFs. Eine eingescannte oder als Bild eingefügte Unterschrift ist keine digitale Signatur, solche Dateien lassen sich normal verbinden.
• verschlüsselte oder mit Passwort geschützte PDFs
• PDFs mit interaktiven Formularfeldern, einschließlich XFA-Formularen und leerer Signaturfelder
• PDF-Portfolios und PDFs mit eingebetteten Dateianhängen
• PDFs mit Ebenen, die sich ein- und ausblenden lassen
• beschädigte, leere oder unvollständige Dateien

Was du dann tust, hängt vom Grund ab. Eine intakte signierte, verschlüsselte oder anders besondere PDF aus dieser Liste kannst du unverändert als eigene Datei mitschicken, wenn dein Empfänger mehrere Dateien annimmt. Ob er sie in dieser Form akzeptiert, entscheidet er selbst. Im Zweifel fragst du kurz nach. Bei einer beschädigten, leeren oder unvollständigen Datei hilft ein zusätzlicher Anhang dagegen nicht weiter. Exportiere sie neu aus dem Programm, in dem sie entstanden ist, oder besorge dir eine vollständige, lesbare Kopie und versuche es damit noch einmal.

Wenn die fertige PDF zu groß ist

Zusammenfügen bündelt Seiten, es verkleinert sie nicht. Die neue PDF enthält alle Seiten aller Ausgangsdateien und ist entsprechend groß. Sie muss nicht genau die Summe der Einzelgrößen ergeben, weil die Datei neu aufgebaut wird. Gezielt kleiner wird sie dadurch aber nicht.

Lies deshalb nach dem Speichern die tatsächliche Dateigröße ab und vergleiche sie mit der Vorgabe deines Empfängers. Mit dem Upload-Rechner kannst du Gesamtgröße und Seitenlimit prüfen, bevor du die Datei hochlädst oder verschickst.

Wenn die Datei zu groß ist, gehst du am besten so vor:

1. Kläre zuerst, ob der Empfänger wirklich alle Seiten braucht. Falls nicht, kannst du in den Ausgangsdateien nicht benötigte Seiten entfernen, zum Beispiel leere Rückseiten oder doppelte Scans, und sie danach neu zusammenfügen. Wenn das vollständige Dokument verlangt wird, bleiben alle Seiten drin.
2. Wenn die zusammengefügte PDF höchstens 50 MiB groß ist, kannst du die fertige PDF verkleinern. Öffne dazu die Komprimierung und wähle dort die gespeicherte Datei aus. Anschließend siehst du, ob das Ergebnis tatsächlich kleiner geworden ist. Vergleiche dann Vorlage und Ergebnis auf Lesbarkeit. Nur wenn beides passt, speicherst du die kleinere Kopie. Findet die Komprimierung keine kleinere gültige Variante, bekommst du deine Datei unverändert zurück. Dann bleiben dir weniger Seiten oder vorab verkleinerte Ausgangsdateien.
3. Wenn sie größer als 50 MiB ist, nimmt die Komprimierung sie nicht an, auch wenn das Zusammenfügen Ergebnisse bis 100 MiB erlaubt. In diesem Fall verbindest du weniger Dateien oder Seiten auf einmal, verkleinerst die einzelnen Ausgangsdateien vor dem Zusammenfügen oder nutzt ein installiertes PDF-Programm.