Birden fazla PDF'yi tek dosyada birleştir
Bir iş başvurusu veya başka bir başvuru için ön yazı, özgeçmiş ve kanıtlayıcı belgelerin çoğu zaman tek bir ek hâlinde iletilmesi istenir. Araç bunun için PDF dosyalarının tamamını art arda yerleştirir. Listedeki en üst dosyanın sayfaları başta, en alt dosyanın sayfaları sonda yer alır.
- “PDF dosyaları seç” düğmesine tıkla ve en az iki PDF seç. Bir dosyayı unuttuysan “Dosya ekle” üzerinden ekleyebilirsin.
- Dosya listesini kontrol et. Dosya adının yanındaki ↑ ve ↓ ile bir dosyayı yukarı veya aşağı taşırsın; × ile listeden çıkarırsın. Başlamadan önce önizleme, o anda en üstte bulunan dosyayı gösterir. Böylece doğru belgenin başta olup olmadığını hızla anlayabilirsin.
- “PDF'leri birleştir” düğmesine tıkla.
- Sonuç önizlemesinde tüm sayfalara göz at. Sayfa sayısı, kaynak dosyalarındaki sayfa sayılarının toplamına eşit olmalı ve her belge öngörülen yerde başlamalıdır.
- Yeni PDF'yi indir. Adı, listedeki ilk dosyaya göre belirlenir. Örneğin Antrag.pdf, Antrag-zusammengefuegt.pdf olur.
Birleştirdikten sonra listede bir şeyi değiştirirsen, yani bir dosyayı taşır, kaldırır veya eklersen araç önceki sonucu iptal eder. Böylece artık seçimine uymayan bir sürümü yanlışlıkla indirmezsin. Ardından “PDF'leri birleştir” düğmesine yeniden tıklaman yeterlidir.
Kontrol örneği: 3 sayfalık A.pdf ile 2 sayfalık B.pdf dosyasını birleştiriyorsun ve A.pdf en üstte. Bu durumda sonuç önizlemesi 3 + 2 = 5 sayfa göstermelidir. Kaydedilen dosyanın adı A-zusammengefuegt.pdf olur. Bir belge eksikse veya dosya yanlış sayfayla başlıyorsa seçimi ve listedeki sıralamayı kontrol et.
Seçilen dosyalar tarayıcının belleğinde işlenir ve bunun için bir sunucuya yüklenmez. JavaScript'in etkin olması gerekir. Sonuç her zaman yeni bir dosyadır. Orijinallerinin üzerine yazılmaz ve orijinaller değiştirilmez.
Birleştirmeden önce sıralamayı belirle
Oklar her zaman dosyaların tamamını taşır. Her dosyanın içindeki sayfa sırası orijinaldeki gibi kalır. Bu nedenle tıklamadan önce bile sonucun nasıl görüneceğini öngörebilirsin: İlk sayfa, en üstteki dosyanın ilk sayfası; son sayfa ise en alttaki dosyanın son sayfasıdır.
Burada A1, A.pdf dosyasındaki 1 numaralı sayfayı ifade eder. Her iki sürüm de 5 sayfa içerir. Yalnızca hangi belgenin başta olduğu değişir.
Burada farklı dosyalardaki tek tek sayfaları dönüşümlü olarak sıralayamaz veya sürükleyerek yeniden düzenleyemezsin. Karışık bir sıra gerekiyorsa önce ilgili dosyayı bölersin. Bölme aracıyla belirli sayfaları önceden çıkarabilir, yeni dosyaları kaydedebilir ve ardından burada diğer PDF'lerle birlikte seçebilirsin.
Örnek: A1, A2, B1, B2, A3 sırasını istiyorsun. Bunun için A.pdf dosyasından 1 ile 2 arasındaki sayfaları içeren bir dosya ve 3 numaralı sayfayı içeren ikinci bir dosya oluşturursun. Ardından listeyi şöyle sıralarsın: Önce A'nın 1 ile 2 arasındaki sayfaları, sonra B.pdf, ardından A'nın 3 numaralı sayfası. Sonuç yine 5 sayfa içerir.
Sayfa boyutları eşitlenmez. Yatay bir tablo yatay, daha küçük bir sayfa da küçük kalır; diğer tüm sayfalar dikey A4 olsa bile bu değişmez. Tek tip bir kâğıt boyutuna otomatik dönüştürme yapılmaz. Alıcın belgenin tamamında belirli bir biçim bekliyorsa dosyayı göndermeden önce sonuç önizlemesinde özellikle bu tür sayfalara dikkat et.
Görüntüleri önce PDF olarak kaydet
Araç yalnızca PDF dosyalarını kabul eder. JPG, PNG veya Word dosyalarını burada doğrudan seçemezsin. Bu nedenle fotoğrafları ve taranmış görüntüleri ayrı bir adımda dönüştürür, ardından hazır PDF'yi eklersin.
Örnek: Başvurun PDF olarak hazır, ancak kanıtlayıcı belgelerinden biri yalnızca JPG biçiminde bir telefon fotoğrafı.
- JPG ve PNG'yi PDF'ye dönüştürme sayfasını aç, orada fotoğraftan bir PDF oluştur ve indir.
- Buraya dön ve kaydettiğin PDF'yi başvurunla birlikte seç. Dosya bir sayfadan diğerine otomatik olarak aktarılmaz.
- İki dosyayı istediğin sıraya yerleştir ve birleştir.
Bu araç Word veya Excel dosyalarını kabul etmez. Yalnızca tek bölüm içeren ve en fazla 20 MiB boyutundaki basit bir DOCX dosyasını önceden Word'den PDF'ye aracıyla dönüştürebilirsin; bu işlemde metnin satır düzeni yeniden oluşturulur ve yazı tipi değiştirilir. Düzenin aynen korunması gerekiyorsa veya bir Excel dosyan varsa Office programında PDF olarak kaydet ya da dışa aktar. Ardından kaydettiğin PDF'yi burada seç.
Sayfa içeriği ile belge işlevlerini ayırt et
Birleştirme sırasında mevcut sayfalar yeni bir PDF'ye kopyalanır. Bu işlemde görüntülere dönüştürülmezler ve içerdikleri fotoğraflar yeniden sıkıştırılmaz. Dolayısıyla birleştirme işleminin kendisi sayfalarını bulanıklaştırmaz; seçilebilir metin de seçilebilir kalır. Ancak yeni bir metin de oluşmaz: Metin katmanı olmayan taranmış bir sayfa görüntü olarak kalır; çünkü metin tanıma yapılmaz.
Belgenin tamamına ait olan ve bir sayfada görünür biçimde yer almayan öğelerde durum farklıdır. Bunlara yer imleri, başlık veya yazar gibi üstveriler, yorumlar ve açıklama notları ile bağlantıların davranışı dahildir. Sayfalar yeniden oluşturulan bir dosyaya aktarıldığı için bu öğelerin eksiksiz ve işlevsel biçimde aktarılacağı garanti edilmez. Aynı durum PDF/A veya PDF/UA gibi standartlar için de geçerlidir. Kaynak dosyaların bu standartlara uysa bile sonuç için bu garanti edilmez.
Birleştirmeden sonra araç, yeni dosyanın açılıp açılmadığını ve sayfa sayısının doğru olup olmadığını kontrol eder. Bu kontrol, tüm belge işlevlerinin hâlâ çalışıp çalışmadığını belirleyemez.
Örnek: Belgelerinden biri yorumlar ve tıklanabilir bir içindekiler tablosu içeriyor. Dosya kabul edilir, ancak birleştirmeden sonra bir bildirim görürsün. Görünür içeriği sonuç önizlemesinde kontrol edersin. Bağlantıların ve yorumların hâlâ çalışıp çalışmadığını göndermeden önce PDF programında kontrol edersin. Bu işlevler önemliyse belgeyi ayrı bir ek olarak göndermen daha iyi olur.
Sınırlar ve desteklenmeyen belgeler
Birleştirme için hem dosya başına hem de tüm dosyaların toplamı için sınırlar geçerlidir. Sayfa sınırı özellikle önemlidir: 250 sayfa, her bir dosyanın değil sonucun tamamının üst sınırıdır.
Örnek: 120, 90 ve 60 sayfalık üç PDF birlikte 270 sayfa içerir. Böylece her dosya tek başına sınırın oldukça altında kalsa da toplamda sınırı aşarlar. Boyutta da durum aynıdır: Her biri 45 MiB olan iki dosya birlikte uygundur; çünkü toplamları 90 MiB'tır. 15 MiB boyutunda üçüncü bir dosya eklenirse toplam 105 MiB olur ve bu çok fazladır.
Değerler MiB cinsinden verilmiştir. 1 MiB, 1.048.576 bayttır. Bu nedenle ondalık megabayt ile hesaplandığında 50 MiB yaklaşık 52,4 MB'a, 100 MiB ise yaklaşık 104,9 MB'a karşılık gelir. Tarayıcının veya cihazının belleği tükenirse bu sınırların altında da işlem durabilir. Bu durumda aynı anda daha az dosya birleştir.
1.0 ile 1.7 arasındaki sürümlerde veya 2.0 sürümünde olan standart, okunabilir PDF'ler kabul edilir. Araç şu dosyaları reddeder:
- dijital olarak imzalanmış veya sertifikalandırılmış PDF'ler. Taranmış ya da görüntü olarak eklenmiş bir imza dijital imza değildir; bu tür dosyalar normal şekilde birleştirilebilir.
- şifrelenmiş veya parola korumalı PDF'ler
- XFA formları ve boş imza alanları dahil olmak üzere etkileşimli form alanları içeren PDF'ler
- PDF portföyleri ve gömülü dosya ekleri içeren PDF'ler
- gösterilip gizlenebilen katmanlar içeren PDF'ler
- bozuk, boş veya eksik dosyalar
Bu durumda ne yapacağın, nedene bağlıdır. Alıcın birden fazla dosya kabul ediyorsa bu listedeki sağlam bir imzalı, şifrelenmiş veya başka özel nitelikteki PDF'yi değiştirmeden ayrı bir dosya olarak ekleyebilirsin. Bu biçimde kabul edip etmeyeceğine alıcı karar verir. Emin değilsen kısaca sor. Buna karşılık bozuk, boş veya eksik bir dosyada ek bir dosya göndermek yardımcı olmaz. Dosyayı oluşturulduğu programdan yeniden dışa aktar veya eksiksiz, okunabilir bir kopyasını edin ve onunla tekrar dene.
Hazır PDF çok büyükse
Birleştirme, sayfaları bir araya getirir; onları küçültmez. Yeni PDF, tüm kaynak dosyaların bütün sayfalarını içerir ve boyutu da buna göre oluşur. Dosya yeniden oluşturulduğu için boyutu, tek tek dosya boyutlarının toplamına tam olarak eşit olmak zorunda değildir. Ancak bu işlem dosyayı özellikle küçültmez.
Bu nedenle kaydettikten sonra gerçek dosya boyutuna bak ve alıcının koşuluyla karşılaştır. Dosyayı yüklemeden veya göndermeden önce yükleme hesaplayıcısıyla toplam boyutu ve sayfa sınırını kontrol edebilirsin.
Dosya çok büyükse en iyisi şu şekilde ilerlemektir:
- Önce alıcının gerçekten tüm sayfalara ihtiyacı olup olmadığını netleştir. Yoksa kaynak dosyalardan boş arka yüzler veya yinelenen taramalar gibi gereksiz sayfaları kaldırabilir ve ardından yeniden birleştirebilirsin. Belgenin tamamı isteniyorsa tüm sayfalar korunur.
- Birleştirilmiş PDF en fazla 50 MiB boyutundaysa hazır PDF'yi küçültebilirsin. Bunun için sıkıştırma aracını aç ve orada kaydettiğin dosyayı seç. Ardından sonucun gerçekten küçülüp küçülmediğini görürsün. Daha sonra kaynak ile sonucu okunabilirlik açısından karşılaştır. Yalnızca dosya küçülmüşse ve okunabilirliği uygunsa daha küçük kopyayı kaydet. Sıkıştırma daha küçük, geçerli bir sürüm bulamazsa dosyanı değiştirmeden geri alırsın. Bu durumda geriye sayfa sayısını azaltmak veya önceden küçültülmüş kaynak dosyaları kullanmak kalır.
- Dosya 50 MiB'tan büyükse birleştirme 100 MiB'a kadar sonuçlara izin verse bile sıkıştırma aracı bu dosyayı kabul etmez. Bu durumda aynı anda daha az dosya veya sayfa birleştir, birleştirmeden önce kaynak dosyaları tek tek küçült ya da yüklü bir PDF programı kullan.