একাধিক PDF একটি ফাইলে যুক্ত করুন
চাকরির আবেদন বা অন্য কোনো আবেদনের জন্য প্রায়ই কভার লেটার, জীবনবৃত্তান্ত ও প্রমাণপত্র একটিমাত্র সংযুক্তিতে পাঠাতে হয়। এই টুল সে জন্য পুরো PDF ফাইলগুলো পরপর যুক্ত করে। তালিকার সবচেয়ে ওপরের ফাইলের পৃষ্ঠাগুলো প্রথমে থাকে, আর সবচেয়ে নিচের ফাইলের পৃষ্ঠাগুলো শেষে থাকে।
- “PDF ফাইল নির্বাচন করুন”-এ ক্লিক করে অন্তত দুটি PDF নির্বাচন করুন। কোনো ফাইল ভুলে গেলে “ফাইল যোগ করুন” দিয়ে সেটি যোগ করতে পারেন।
- ফাইলের তালিকা যাচাই করুন। ফাইলের নামের পাশে ↑ ও ↓ দিয়ে কোনো ফাইল ওপরে বা নিচে সরান, × দিয়ে তালিকা থেকে বাদ দিন। শুরু করার আগে পূর্বরূপে তালিকার সবচেয়ে ওপরের ফাইলটি দেখানো হয়। এতে সঠিক নথিটি শুরুতে আছে কি না, দ্রুত বুঝতে পারবেন।
- “PDF একত্র করুন”-এ ক্লিক করুন।
- ফলাফলের পূর্বরূপে সব পৃষ্ঠা ঘুরে দেখুন। পৃষ্ঠাসংখ্যা মূল ফাইলগুলোর পৃষ্ঠাসংখ্যার যোগফলের সমান হওয়া উচিত এবং প্রতিটি নথি নির্ধারিত জায়গায় শুরু হওয়া উচিত।
- নতুন PDF ডাউনলোড করুন। এর নাম তালিকার প্রথম ফাইল অনুযায়ী নির্ধারিত হয়। যেমন Antrag.pdf থেকে হয় Antrag-zusammengefuegt.pdf।
একত্র করার পর তালিকায় কিছু বদলালে, অর্থাৎ কোনো ফাইল সরালে, বাদ দিলে বা যোগ করলে, টুল আগের ফলাফল বাতিল করে। এতে ভুল করে এমন সংস্করণ ডাউনলোড করবেন না, যা আর আপনার নির্বাচনের সঙ্গে মেলে না। এরপর শুধু আবার “PDF একত্র করুন”-এ ক্লিক করুন।
যাচাইয়ের উদাহরণ: আপনি 3 পৃষ্ঠার A.pdf-এর সঙ্গে 2 পৃষ্ঠার B.pdf যুক্ত করছেন এবং A.pdf ওপরে আছে। তখন ফলাফলের পূর্বরূপে 3 + 2 = 5 পৃষ্ঠা দেখাতে হবে। সংরক্ষিত ফাইলের নাম হবে A-zusammengefuegt.pdf। কোনো নথি না থাকলে অথবা ভুল পৃষ্ঠা দিয়ে ফাইল শুরু হলে তালিকার নির্বাচন ও ক্রম যাচাই করুন।
নির্বাচিত ফাইলগুলো আপনার ব্রাউজারের মেমরিতে প্রক্রিয়াকরণ করা হয় এবং এ জন্য সার্ভারে আপলোড করা হয় না। এ জন্য JavaScript চালু থাকতে হবে। ফলাফল সব সময় একটি নতুন ফাইল। আপনার মূল ফাইলগুলো প্রতিস্থাপন বা পরিবর্তন করা হয় না।
একত্র করার আগে ক্রম নির্ধারণ করুন
তীরগুলো সব সময় পুরো ফাইল সরায়। প্রতিটি ফাইলের ভেতরে পৃষ্ঠার ক্রম মূল ফাইলের মতোই থাকে। তাই ক্লিক করার আগেই ফলাফল কেমন হবে, তা বুঝতে পারেন: প্রথম পৃষ্ঠাটি হবে সবচেয়ে ওপরের ফাইলের প্রথম পৃষ্ঠা, আর শেষ পৃষ্ঠাটি হবে সবচেয়ে নিচের ফাইলের শেষ পৃষ্ঠা।
এখানে A1 বলতে A.pdf-এর পৃষ্ঠা 1 বোঝানো হয়েছে। উভয় সংস্করণেই 5 পৃষ্ঠা আছে। শুধু কোন নথিটি প্রথমে থাকবে, তা বদলায়।
এখানে বিভিন্ন ফাইলের আলাদা পৃষ্ঠা পর্যায়ক্রমে সাজানো বা টেনে ক্রম বদলানো যায় না। মিশ্র ক্রম দরকার হলে সংশ্লিষ্ট ফাইলটি আগে ভাগ করে নিন। ভাগ করার টুল দিয়ে নির্দিষ্ট পৃষ্ঠা আগে আলাদা করতে পারেন, নতুন ফাইলগুলো সংরক্ষণ করুন, তারপর অন্য PDF-এর সঙ্গে এখানে সেগুলো নির্বাচন করুন।
উদাহরণ: আপনি A1, A2, B1, B2, A3 ক্রম চান। এ জন্য A.pdf-এর 1 থেকে 2 নম্বর পৃষ্ঠা নিয়ে একটি ফাইল এবং পৃষ্ঠা 3 নিয়ে দ্বিতীয় ফাইল তৈরি করুন। তারপর তালিকায় এভাবে সাজান: প্রথমে A-এর 1 থেকে 2 নম্বর পৃষ্ঠা, তারপর B.pdf, তারপর A-এর পৃষ্ঠা 3। ফলাফলে আবার 5 পৃষ্ঠাই থাকবে।
পৃষ্ঠার আকার একরকম করা হয় না। আড়াআড়ি টেবিল আড়াআড়িই থাকে এবং ছোট পৃষ্ঠা ছোটই থাকে, অন্য সব পৃষ্ঠা লম্বালম্বি A4 হলেও। স্বয়ংক্রিয়ভাবে একই কাগজের আকারে রূপান্তরের ব্যবস্থা নেই। প্রাপক সব পৃষ্ঠায় নির্দিষ্ট একটি ফরম্যাট চাইলে পাঠানোর আগে ফলাফলের পূর্বরূপে এ ধরনের পৃষ্ঠাগুলোর দিকে বিশেষভাবে খেয়াল করুন।
ছবি আগে PDF হিসেবে সংরক্ষণ করুন
এই টুল শুধু PDF ফাইল গ্রহণ করে। এখানে সরাসরি JPG, PNG বা Word ফাইল নির্বাচন করা যায় না। তাই ছবি ও স্ক্যান করা ছবি আগে আলাদা ধাপে রূপান্তর করুন, তারপর তৈরি PDF যোগ করুন।
উদাহরণ: আপনার আবেদন PDF হিসেবে আছে, কিন্তু একটি প্রমাণপত্র শুধু মোবাইলে তোলা JPG ছবি হিসেবে আছে।
- JPG ও PNG থেকে PDF তৈরির পৃষ্ঠা খুলুন, সেখানে ছবিটি দিয়ে PDF তৈরি করে ডাউনলোড করুন।
- এখানে ফিরে এসে আবেদনের সঙ্গে সংরক্ষিত PDF নির্বাচন করুন। ফাইল স্বয়ংক্রিয়ভাবে এক পৃষ্ঠা থেকে অন্য পৃষ্ঠায় পাঠানো হয় না।
- দুটি ফাইল পছন্দের ক্রমে সাজিয়ে একত্র করুন।
এই টুল Word বা Excel ফাইল গ্রহণ করে না। শুধু একটি সেকশনসহ সর্বোচ্চ 20 MiB আকারের সাধারণ DOCX ফাইল আগে Word থেকে PDF দিয়ে রূপান্তর করতে পারেন; এতে লেখার লাইন নতুনভাবে বিন্যস্ত হয় এবং ফন্ট বদলে যায়। হুবহু লেআউট প্রয়োজন হলে অথবা Excel ফাইল থাকলে আপনার Office প্রোগ্রামে সেটি PDF হিসেবে সংরক্ষণ বা এক্সপোর্ট করুন। তারপর সংরক্ষিত PDF এখানে নির্বাচন করুন।
পৃষ্ঠার বিষয়বস্তু ও নথির বৈশিষ্ট্য আলাদা করে বুঝুন
একত্র করার সময় বিদ্যমান পৃষ্ঠাগুলো নতুন PDF-এ কপি করা হয়। এগুলোকে ছবিতে রূপান্তর করা হয় না এবং ভেতরের ছবিগুলোও নতুন করে সংকুচিত করা হয় না। তাই একত্র করার কারণে পৃষ্ঠা আরও অস্পষ্ট হয় না এবং নির্বাচনযোগ্য লেখা নির্বাচনযোগ্যই থাকে। তবে নতুন কোনো লেখাও তৈরি হয় না: লেখার স্তর ছাড়া স্ক্যান করা পৃষ্ঠা ছবিই থাকে, কারণ এখানে লেখা শনাক্ত করা হয় না।
নথির সামগ্রিক অংশ, যা কোনো পৃষ্ঠায় দৃশ্যমানভাবে থাকে না, সেগুলোর ক্ষেত্রে বিষয়টি আলাদা। এর মধ্যে রয়েছে বুকমার্ক, শিরোনাম বা লেখকের মতো মেটাডেটা, মন্তব্য ও টীকা এবং লিংকের কার্যকারিতা। নতুনভাবে তৈরি ফাইলে পৃষ্ঠাগুলো নেওয়া হয় বলে এসব অংশ সম্পূর্ণ ও কার্যকর অবস্থায় থাকবে, তা নিশ্চিত নয়। PDF/A বা PDF/UA-এর মতো মানের ক্ষেত্রেও একই কথা প্রযোজ্য। মূল ফাইলগুলো এসব মান পূরণ করলেও ফলাফলের ক্ষেত্রে তা নিশ্চিত করা হয় না।
একত্র করার পর টুল যাচাই করে নতুন ফাইল খোলা যাচ্ছে কি না এবং পৃষ্ঠাসংখ্যা সঠিক কি না। নথির সব বৈশিষ্ট্য এখনো কাজ করছে কি না, এই যাচাই তা জানাতে পারে না।
উদাহরণ: আপনার একটি নথিতে মন্তব্য ও ক্লিকযোগ্য সূচিপত্র আছে। ফাইলটি গ্রহণ করা হয়, কিন্তু একত্র করার পর একটি বার্তা দেখতে পান। দৃশ্যমান বিষয়বস্তু ফলাফলের পূর্বরূপে যাচাই করুন। লিংক ও মন্তব্য এখনো কাজ করছে কি না, পাঠানোর আগে আপনার PDF প্রোগ্রামে যাচাই করুন। এই বৈশিষ্ট্যগুলো গুরুত্বপূর্ণ হলে নথিটি আলাদা সংযুক্তি হিসেবে পাঠানোই ভালো।
সীমা ও অসমর্থিত নথি
একত্র করার ক্ষেত্রে প্রতি ফাইলের এবং সব ফাইলের মোট সীমা প্রযোজ্য। পৃষ্ঠার সীমা বিশেষভাবে গুরুত্বপূর্ণ: পুরো ফলাফলের সর্বোচ্চ সীমা 250 পৃষ্ঠা, প্রতিটি আলাদা ফাইলের জন্য নয়।
উদাহরণ: 120, 90 ও 60 পৃষ্ঠার তিনটি PDF-এ মোট 270 পৃষ্ঠা আছে। ফলে এগুলো সীমা অতিক্রম করে, যদিও প্রতিটি ফাইল আলাদাভাবে সীমার অনেক নিচে থাকে। আকারের ক্ষেত্রেও একই কথা: প্রতিটি 45 MiB-এর দুটি ফাইল একসঙ্গে নেওয়া যাবে, কারণ মোট 90 MiB। সঙ্গে 15 MiB-এর তৃতীয় ফাইল যোগ হলে মোট 105 MiB হয়, যা অতিরিক্ত।
মানগুলো MiB-এ দেওয়া হয়েছে। 1 MiB সমান ১০,৪৮,৫৭৬ বাইট। তাই দশমিক মেগাবাইটে হিসাব করলে 50 MiB প্রায় ৫২.৪ MB এবং 100 MiB প্রায় ১০৪.৯ MB। এই সীমার নিচেও ব্রাউজার বা ডিভাইসের মেমরি ফুরিয়ে গেলে প্রক্রিয়া থেমে যেতে পারে। সেক্ষেত্রে একবারে কম ফাইল যুক্ত করুন।
1.0 থেকে 1.7 এবং 2.0 সংস্করণের সাধারণ, পড়া যায় এমন PDF গ্রহণ করা হয়। নিচের ফাইলগুলো টুল প্রত্যাখ্যান করে:
- ডিজিটালভাবে স্বাক্ষরিত বা প্রত্যয়িত PDF। স্ক্যান করা অথবা ছবি হিসেবে বসানো স্বাক্ষর ডিজিটাল স্বাক্ষর নয়; এ ধরনের ফাইল স্বাভাবিকভাবে যুক্ত করা যায়।
- এনক্রিপ্ট করা অথবা পাসওয়ার্ডে সুরক্ষিত PDF
- ইন্টারঅ্যাকটিভ ফর্ম ফিল্ডযুক্ত PDF, যার মধ্যে XFA ফর্ম ও খালি স্বাক্ষর ফিল্ডও রয়েছে
- PDF পোর্টফোলিও এবং এমবেড করা ফাইল সংযুক্তিসহ PDF
- দেখানো বা লুকানো যায় এমন স্তরযুক্ত PDF
- ক্ষতিগ্রস্ত, খালি বা অসম্পূর্ণ ফাইল
তখন কী করবেন, তা কারণের ওপর নির্ভর করে। এই তালিকার অক্ষত স্বাক্ষরিত, এনক্রিপ্ট করা বা অন্য বিশেষ ধরনের PDF অপরিবর্তিত অবস্থায় আলাদা ফাইল হিসেবে সঙ্গে পাঠাতে পারেন, যদি প্রাপক একাধিক ফাইল গ্রহণ করেন। এই অবস্থায় ফাইল গ্রহণ করবেন কি না, তা তিনি নিজেই নির্ধারণ করেন। সন্দেহ হলে সংক্ষেপে জিজ্ঞেস করুন। কিন্তু ক্ষতিগ্রস্ত, খালি বা অসম্পূর্ণ ফাইলের ক্ষেত্রে অতিরিক্ত সংযুক্তি পাঠিয়ে লাভ হয় না। যে প্রোগ্রামে এটি তৈরি হয়েছে, সেখান থেকে নতুন করে এক্সপোর্ট করুন অথবা সম্পূর্ণ ও পড়া যায় এমন কপি সংগ্রহ করে আবার চেষ্টা করুন।
তৈরি PDF অতিরিক্ত বড় হলে
একত্র করলে পৃষ্ঠাগুলো এক ফাইলে আসে, আকার ছোট হয় না। নতুন PDF-এ মূল সব ফাইলের সব পৃষ্ঠা থাকে, তাই আকারও সে অনুযায়ী হয়। ফাইল নতুন করে তৈরি হয় বলে এর আকার আলাদা ফাইলগুলোর আকারের যোগফলের হুবহু সমান নাও হতে পারে। তবে এ প্রক্রিয়ায় পরিকল্পিতভাবে আকার কমানো হয় না।
তাই সংরক্ষণ করার পর ফাইলের প্রকৃত আকার দেখুন এবং প্রাপকের শর্তের সঙ্গে তুলনা করুন। আপলোড বা পাঠানোর আগে আপলোড ক্যালকুলেটর দিয়ে মোট আকার ও পৃষ্ঠার সীমা যাচাই করতে পারেন।
ফাইল অতিরিক্ত বড় হলে এভাবে এগোনো ভালো:
- প্রথমে নিশ্চিত হোন, প্রাপকের সত্যিই সব পৃষ্ঠা দরকার কি না। না হলে মূল ফাইলগুলো থেকে অপ্রয়োজনীয় পৃষ্ঠা সরাতে পারেন, যেমন ফাঁকা উল্টো পিঠ বা একই স্ক্যানের একাধিক কপি, তারপর আবার একত্র করতে পারেন। সম্পূর্ণ নথি চাওয়া হলে সব পৃষ্ঠাই রাখুন।
- একত্র করা PDF সর্বোচ্চ 50 MiB হলে তৈরি PDF-এর আকার কমাতে পারেন। এ জন্য সংকোচনের পৃষ্ঠা খুলে সেখানে সংরক্ষিত ফাইল নির্বাচন করুন। তারপর ফলাফল সত্যিই ছোট হয়েছে কি না, দেখতে পাবেন। এরপর মূল সংস্করণ ও ফলাফলের পাঠযোগ্যতা তুলনা করুন। দুটোই ঠিক থাকলেই ছোট কপি সংরক্ষণ করুন। সংকোচন কোনো ছোট বৈধ সংস্করণ তৈরি করতে না পারলে ফাইলটি অপরিবর্তিত অবস্থায় ফেরত পাবেন। তখন কম পৃষ্ঠা ব্যবহার করা অথবা আগে থেকেই ছোট করা মূল ফাইল ব্যবহার করার পথ থাকে।
- এটির আকার 50 MiB-এর বেশি হলে সংকোচন টুল গ্রহণ করবে না, যদিও একত্র করার টুল 100 MiB পর্যন্ত ফলাফল অনুমোদন করে। সেক্ষেত্রে একবারে কম ফাইল বা পৃষ্ঠা যুক্ত করুন, একত্র করার আগে আলাদা মূল ফাইলগুলোর আকার কমান অথবা ইনস্টল করা PDF প্রোগ্রাম ব্যবহার করুন।