Combinar varios PDF en un solo archivo
A menudo, la carta de presentación, el currículum y los documentos justificativos de una candidatura o solicitud deben enviarse en un único archivo adjunto. Para ello, la herramienta coloca archivos PDF completos uno detrás de otro. Las páginas del primer archivo de la lista aparecen al principio y las del último archivo, al final.
- Haz clic en «Seleccionar archivos PDF» y selecciona al menos dos PDF. Si has olvidado un archivo, puedes incorporarlo con «Añadir archivos».
- Revisa la lista de archivos. Con ↑ y ↓ junto al nombre del archivo puedes moverlo hacia arriba o hacia abajo, y con × puedes quitarlo de la lista. Antes de iniciar el proceso, la vista previa muestra el archivo que ocupa la primera posición. Así puedes comprobar rápidamente si el documento correcto está al principio.
- Haz clic en «Unir archivos PDF».
- Recorre todas las páginas en la vista previa del resultado. El número de páginas debe coincidir con la suma de las páginas de tus archivos originales y cada documento debe comenzar en el lugar previsto.
- Descarga el nuevo PDF. Su nombre se basa en el primer archivo de la lista. Por ejemplo, Antrag.pdf se convierte en Antrag-zusammengefuegt.pdf.
Si modificas la lista después de unir los archivos, es decir, si mueves, quitas o añades un archivo, la herramienta descarta el resultado anterior. Así evitas descargar por error una versión que ya no corresponde a tu selección. Después, solo tienes que volver a hacer clic en «Unir archivos PDF».
Ejemplo de comprobación: unes A.pdf, de 3 páginas, con B.pdf, de 2 páginas, y A.pdf ocupa la primera posición. La vista previa del resultado debe mostrar entonces 3 + 2 = 5 páginas. El archivo guardado se llama A-zusammengefuegt.pdf. Si falta un documento o el archivo comienza por una página incorrecta, revisa la selección y el orden de la lista.
Los archivos seleccionados se procesan en la memoria de tu navegador y no se suben a un servidor para realizar esta operación. Para ello, JavaScript debe estar activado. El resultado siempre es un archivo nuevo. Tus originales no se sobrescriben ni se modifican.
Definir el orden antes de unir los archivos
Las flechas siempre mueven archivos completos. Dentro de cada archivo, las páginas conservan su orden original. Por eso puedes prever el resultado antes de hacer clic: la primera página será la primera del archivo que ocupa la primera posición, y la última será la última del archivo que ocupa la última posición.
Aquí, A1 representa la página 1 de A.pdf. Ambas variantes tienen 5 páginas. Solo cambia el documento que aparece primero.
Aquí no puedes alternar páginas individuales de distintos archivos ni reordenarlas arrastrándolas. Si necesitas intercalar páginas, primero debes dividir el archivo correspondiente. Con la herramienta para dividir PDF puedes extraer previamente determinadas páginas, guardar los nuevos archivos y seleccionarlos después aquí junto con los demás PDF.
Ejemplo: quieres obtener la secuencia A1, A2, B1, B2, A3. Para ello, creas a partir de A.pdf un archivo con las páginas 1 a 2 y otro con la página 3. Después, los colocas en la lista de este modo: primero las páginas 1 a 2 de A, luego B.pdf y, por último, la página 3 de A. El resultado vuelve a tener 5 páginas.
Los tamaños de página no se unifican. Una tabla en horizontal permanece en horizontal y una página más pequeña conserva su tamaño, aunque todas las demás sean A4 en vertical. No hay una conversión automática a un formato de papel uniforme. Si el destinatario exige un formato concreto en todo el documento, presta especial atención a estas páginas en la vista previa del resultado antes de enviar el archivo.
Guardar primero las imágenes como PDF
La herramienta solo acepta archivos PDF. Aquí no puedes seleccionar directamente archivos JPG, PNG o Word. Por eso, primero debes convertir las fotos y las imágenes escaneadas en un paso independiente y añadir después el PDF resultante.
Ejemplo: tienes tu solicitud en PDF, pero uno de los documentos justificativos solo está disponible como una foto del móvil en formato JPG.
- Abre la página para convertir JPG y PNG a PDF, crea allí un PDF a partir de la foto y descárgalo.
- Vuelve aquí y selecciona el PDF guardado junto con tu solicitud. El archivo no se transfiere automáticamente de una página a otra.
- Coloca ambos archivos en el orden que quieras y únelos.
Esta herramienta no acepta archivos Word ni Excel. Puedes convertir previamente un archivo DOCX sencillo, con una sola sección y un tamaño máximo de 20 MiB, mediante Word a PDF; durante la conversión se reajustan los saltos de línea del texto y se sustituye la fuente. Si necesitas conservar el diseño exacto o tienes un archivo Excel, guárdalo o expórtalo como PDF desde tu programa de Office. Después, selecciona aquí el PDF guardado.
Distinguir entre el contenido de las páginas y las funciones del documento
Al unir los archivos, las páginas existentes se copian en un nuevo PDF. No se convierten en imágenes y las fotos que contienen no se vuelven a comprimir. Por tanto, la unión en sí no hace que tus páginas pierdan nitidez y el texto seleccionable sigue siendo seleccionable. Sin embargo, tampoco se genera texto nuevo: una página escaneada sin capa de texto sigue siendo una imagen, ya que no se realiza reconocimiento de texto.
La situación es distinta para todo lo que pertenece al documento en su conjunto y no aparece de forma visible en una página. Esto incluye los marcadores, los metadatos como el título o el autor, los comentarios y las anotaciones, así como el funcionamiento de los enlaces. Como las páginas se incorporan a un archivo creado de nuevo, no se garantiza que estos elementos se conserven íntegros y funcionales. Lo mismo se aplica a estándares como PDF/A o PDF/UA. Aunque tus archivos originales los cumplan, no se garantiza que el resultado también lo haga.
Después de unir los archivos, la herramienta comprueba si el nuevo archivo puede abrirse y si su número de páginas es correcto. Esta comprobación no permite determinar si todas las funciones del documento siguen funcionando.
Ejemplo: uno de tus documentos contiene comentarios y un índice con enlaces. El archivo se acepta, pero después de unirlo aparece un aviso. Puedes revisar el contenido visible en la vista previa del resultado. Antes de enviarlo, comprueba en tu programa de PDF si los enlaces y los comentarios siguen funcionando. Si estas funciones son importantes, es mejor enviar el documento como un archivo adjunto independiente.
Límites y documentos no compatibles
La unión está sujeta a límites por archivo y para el conjunto de archivos. El límite de páginas es especialmente importante: 250 páginas es el máximo para el resultado completo, no para cada archivo individual.
Ejemplo: tres PDF de 120, 90 y 60 páginas suman 270 páginas. Por tanto, superan el límite, aunque cada archivo individual quede muy por debajo. Con el tamaño ocurre lo mismo: dos archivos de 45 MiB cada uno se pueden unir, ya que suman 90 MiB. Si se añade un tercer archivo de 15 MiB, el total es de 105 MiB y supera el límite.
Los valores se indican en MiB. 1 MiB equivale a 1.048.576 bytes. Por eso, 50 MiB corresponden a unos 52,4 MB y 100 MiB a unos 104,9 MB cuando se calcula en megabytes decimales. Incluso por debajo de estos límites, el proceso puede interrumpirse si tu navegador o dispositivo se queda sin memoria. En ese caso, une menos archivos a la vez.
Se aceptan PDF convencionales y legibles de las versiones 1.0 a 1.7, así como 2.0. La herramienta rechaza los siguientes archivos:
- PDF firmados digitalmente o certificados. Una firma escaneada o insertada como imagen no es una firma digital; esos archivos se pueden unir con normalidad.
- PDF cifrados o protegidos con contraseña
- PDF con campos de formulario interactivos, incluidos los formularios XFA y los campos de firma vacíos
- Carteras PDF y PDF con archivos adjuntos incrustados
- PDF con capas que se pueden mostrar y ocultar
- archivos dañados, vacíos o incompletos
Lo que debes hacer en ese caso depende del motivo. Si se trata de un PDF de esta lista que está intacto, pero está firmado, cifrado o tiene alguna otra característica especial, puedes enviarlo sin cambios como archivo independiente si el destinatario admite varios archivos. El propio destinatario decide si lo acepta en ese formato. Si tienes dudas, consúltalo. En cambio, añadir un archivo adjunto no resuelve el problema de un archivo dañado, vacío o incompleto. Vuelve a exportarlo desde el programa en el que se creó o consigue una copia completa y legible, e inténtalo de nuevo con ella.
Si el PDF final es demasiado grande
Unir archivos agrupa sus páginas, pero no reduce su tamaño. El nuevo PDF contiene todas las páginas de todos los archivos originales y su tamaño lo refleja. No tiene por qué coincidir exactamente con la suma de los tamaños individuales, porque el archivo se crea de nuevo. Sin embargo, este proceso no está destinado a reducir su tamaño.
Por eso, después de guardarlo, consulta el tamaño real del archivo y compáralo con el requisito del destinatario. Con la calculadora del límite de subida puedes comprobar el tamaño total y el límite de páginas antes de subir o enviar el archivo.
Si el archivo es demasiado grande, lo mejor es seguir estos pasos:
- Comprueba primero si el destinatario necesita realmente todas las páginas. Si no es así, puedes eliminar las páginas que no sean necesarias de los archivos originales, por ejemplo, reversos en blanco o escaneos duplicados, y volver a unirlos después. Si se exige el documento completo, conserva todas las páginas.
- Si el PDF resultante de la unión tiene un tamaño máximo de 50 MiB, puedes reducir el tamaño del PDF final. Para ello, abre la herramienta de compresión y selecciona allí el archivo guardado. Después podrás comprobar si el resultado realmente ocupa menos. A continuación, compara la legibilidad del archivo de partida y del resultado. Guarda la copia más pequeña solo si tanto la reducción de tamaño como la legibilidad son adecuadas. Si la compresión no encuentra una versión válida más pequeña, recibirás tu archivo sin cambios. En ese caso, las opciones que te quedan son usar menos páginas o reducir previamente el tamaño de los archivos originales.
- Si supera los 50 MiB, la herramienta de compresión no lo acepta, aunque la de unión permita resultados de hasta 100 MiB. En ese caso, une menos archivos o páginas a la vez, reduce el tamaño de los archivos originales antes de unirlos o utiliza un programa de PDF instalado.