Kompresuj PDF z podpisami i formularzami: co wolno zmieniać?

Obraz podpisu czy podpis cyfrowy?

Pod pojęciem podpisu w pliku PDF kryją się trzy różne rzeczy. Podpis narysowany, wpisany, zeskanowany lub wstawiony jako obraz jest przede wszystkim widocznym oznaczeniem. W zależności od programu, w którym powstał, jest zapisywany jako tekst, grafika, obraz lub adnotacja. Zwykle nie da się tego rozpoznać po wyglądzie. Nie ma to też decydującego znaczenia przy ustalaniu, czy jest to podpis cyfrowy, ponieważ samo oznaczenie nie jest podpisem opartym na certyfikacie, który program do obsługi PDF mógłby zweryfikować. Wiele narzędzi do podpisywania tworzy takie oznaczenia, na przykład opisana przez Adobe funkcja wypełniania i podpisywania (Adobe: wypełnianie i podpisywanie dokumentów).

Podpis cyfrowy powstaje natomiast przy użyciu identyfikatora cyfrowego: prywatnego klucza podpisu i certyfikatu, za pomocą którego inni mogą zweryfikować podpis. Jest funkcją pliku, a nie obrazu strony. Adobe rozróżnia podpisy zatwierdzające i certyfikacje, które określają, jakie późniejsze zmiany są dozwolone. Certyfikacja może być widoczna lub całkowicie niewidoczna (Adobe: przegląd podpisów cyfrowych).

Trzeci stan to puste pole podpisu. Jest to pole formularza przeznaczone na późniejszy podpis cyfrowy, które jeszcze go nie zawiera. Dopóki nikt nie złożył w nim podpisu, nie ma w tym polu niczego, co mogłoby być ważne lub nieważne. Dotyczy to jednak wyłącznie samego pola: jeśli plik zawiera w innym miejscu złożony podpis lub niewidoczną certyfikację, nadal jest podpisany i nasze narzędzia go odrzucą.

Sam wygląd niczego więc nie dowodzi. Obraz podpisu może wyglądać niemal identycznie jak widoczny podpis cyfrowy, a certyfikacja może znajdować się w pliku bez żadnego widocznego oznaczenia. To, czy podpis cyfrowy istnieje i jest ważny, pokaże program do obsługi PDF: otwórz listę podpisów i odczytaj status weryfikacji, właściwości certyfikatu oraz ewentualny znacznik czasu (Adobe: weryfikowanie podpisów cyfrowych).

Zeskanowany podpis nie jest zatem podpisem cyfrowym, nawet jeśli znajduje się we właściwym miejscu pod dokumentem. Pokazuje wygląd złożonego podpisu, ale nie potwierdza ani tożsamości osoby, ani tego, że treść od tamtej pory pozostała niezmieniona.

Dlaczego nasze narzędzie odrzuca podpisane pliki

Podpis cyfrowy odnosi się do ściśle określonych zakresów bajtów pliku. Podczas kompresji obiekty i strumienie danych są porządkowane i zapisywane na nowo. Ten proces nie może więc zagwarantować, że podpis nadal będzie odpowiadał bajtom, które pierwotnie podpisano. Zamiast mimo to zapisywać podpisany PDF na nowo, kompresor bada strukturę pliku przed przetwarzaniem i odrzuca go, gdy tylko wykryje cechy wskazujące na podpis.

Czy Twój podpis cyfrowy pozostanie więc ważny po kompresji? Nie ma tu takiej gwarancji i właśnie dlatego podpisany plik w ogóle nie jest kompresowany. Niektóre programy dopuszczają określone zmiany po podpisaniu, na przykład gdy certyfikacja wyraźnie na nie zezwala. Całkowite zapisanie pliku na nowo, do którego dochodzi podczas kompresji, nie należy do operacji, których bezpieczeństwo dla podpisu ten proces może zapewnić.

Co powoduje odrzucenie

• złożony podpis w polu podpisu, również gdy pole dziedziczy swój typ po polu nadrzędnym
• obiekty podpisów i podpisane zakresy bajtów, nawet jeśli w pliku brakuje opcjonalnych oznaczeń
• certyfikacje i podpisy dotyczące rozszerzonych uprawnień użytkowania, które regulują późniejsze zmiany
• zaszyfrowane lub chronione hasłem pliki PDF
• pliki, których struktura wywołuje ostrzeżenia już podczas odczytu

Odrzucenie nie jest oceną tego, czy Twój podpis jest ważny, godny zaufania lub wystarczający pod względem prawnym. Narzędzie nie sprawdza certyfikatów ani ich statusu unieważnienia; wykrywa jedynie, że plik zawiera cechy wskazujące na podpis. Wybrany plik nie jest przy tym zmieniany ani nadpisywany, a opcji pominięcia tej kontroli celowo nie udostępniamy. Informacje o pozostałych ograniczeniach i sposobie obchodzenia się narzędzi z Twoimi plikami znajdziesz na stronie Sprawdź ograniczenia dokumentów przed przetwarzaniem.

Krótka kontrola przed kolejną próbą

• Otwórz oryginalny plik w programie do obsługi PDF i sprawdź na liście podpisów, czy znajduje się tam podpis lub certyfikacja.
• Jeśli jest tam podpis, odrzucenie jest spodziewane. Dalsze kroki wymagają niepodpisanej wersji, jak opisano w ostatniej części.
• Jeśli plik jest zaszyfrowany, potrzebujesz niezabezpieczonej wersji od osoby lub instytucji, która go utworzyła. Narzędzie nie odblokowuje plików.
• Jeśli wiesz, że dokument jest podpisany, a narzędzie mimo to go nie odrzuca, nie przetwarzaj go. Podpisy XML w formularzach XFA nie należą do cech wyraźnie objętych kontrolą.

Formularze: kompresor i narzędzia do stron mają różne ograniczenia

Formularz do wypełniania to coś więcej niż to, co widać na stronie. Z każdym polem wiążą się zapisane informacje, takie jak nazwa, wartość i wygląd, a często również reguły formatowania, obliczenia lub skrypty. Klasyczne formularze PDF noszą nazwę AcroForm. XFA to inny format formularzy, oparty na XML.

Kompresor optymalizuje obiekty i strumienie danych, pozostawiając przy tym strony i pola w dokumencie. Dzięki temu zwykłe pola formularzy, linki i znaczniki mogą zostać zachowane. Zmniejszona wersja może zostać udostępniona tylko wtedy, gdy przejdzie automatyczną kontrolę struktury i ma taką samą liczbę stron, pól formularzy oraz linków jak oryginał. Ponadto struktura znaczników musi być obecna dokładnie wtedy, gdy ma ją oryginał.

Narzędzia do stron działają inaczej. Łączenie, dzielenie, usuwanie stron i obracanie przenoszą strony do nowego pliku PDF. Eksport do JPG lub PNG tworzy natomiast obrazy na podstawie stron; zawierają one wyłącznie piksele, bez edytowalnych pól i innych funkcji dokumentu. Pola formularza należą jednak do całego dokumentu, a nie tylko do pojedynczej strony. Dlatego wszystkie te narzędzia zapobiegawczo odrzucają każdy PDF z interaktywnymi polami formularzy lub XFA, nawet jeśli jedynym polem jest puste pole podpisu.

Dlatego ten sam formularz może zostać przyjęty przez kompresor i odrzucony podczas dzielenia. Narzędzia wykonują różne zadania, więc obowiązują w nich różne reguły. To samo dotyczy pliku PDF z pustym polem podpisu: może nadawać się do zmniejszenia, jeśli nic innego nie stoi na przeszkodzie, ale nie do operacji na stronach, takich jak dzielenie czy łączenie.

Automatyczne porównanie w kompresorze zlicza pola i linki, ale nie uruchamia ich działania. Zgodne liczby nie oznaczają, że obliczenia, reguły formatowania, działania pól, skrypty lub cele linków działają bez zmian. Dla formularzy XFA i skryptów nie ma osobnej kontroli działania. To, co należy samodzielnie sprawdzić po zapisaniu, opisano w następnej części.

Podgląd może zresztą wyświetlić Twój plik jeszcze przed jego odrzuceniem przez narzędzie. Prawidłowe wyświetlenie podglądu nie oznacza więc, że wybrana operacja przyjmie plik.

Spłaszczenie nie oznacza zachowania funkcji bez widocznych zmian

Podczas spłaszczania, nazywanego też redukowaniem lub Flatten, widoczny wygląd pól i adnotacji zostaje włączony do treści strony (Dokumentacja QPDF). Pól nie można potem edytować: strona, która jedynie wygląda na wypełnioną, nie jest już interaktywnym formularzem. To, czy po tej operacji wygląda tak samo jak wcześniej, zależy od programu, jego ustawień i formularza, dlatego trzeba to sprawdzić w zapisanym pliku. Nasze narzędzia nie spłaszczają pól automatycznie. Niektóre procesy łączą spłaszczanie z kompresją. Jest to wtedy dodatkowa przebudowa, która celowo zmienia działanie pliku, a nie niewidoczny efekt uboczny zmniejszania rozmiaru.

Sam wygląd nie wystarcza do sprawdzenia działania

Podgląd strony odwzorowuje jej wygląd. Nie pokazuje, czy pola nadal wykonują obliczenia, czy link ma przypisany cel, czy kolejność odczytu dla czytników ekranu jest prawidłowa ani czy podpis jest ważny. Automatyczna kontrola struktury również ma ograniczenia: bada składnię i budowę pliku, ale zgodnie ze swoją dokumentacją nie gwarantuje, że cała treść jest w pełni zgodna ze specyfikacją PDF (Dokumentacja QPDF). Sama obecność znaczników również nie potwierdza sensownej kolejności odczytu.

Czy podgląd potwierdza zatem zgodność z PDF/A lub PDF/UA? Nie. Ani podgląd, ani automatyczne porównanie nie potwierdzają, że plik spełnia standard archiwizacji lub dostępności. Jeśli zgodność jest wymagana, sprawdź zapisany plik za pomocą przeznaczonego do tego walidatora.

Jak sprawdzić zapisaną kopię

1. Zapisz wynik jako nowy plik i zachowaj oryginał.
2. Otwórz zapisany plik w programie, w którym Ty lub odbiorca będziecie go dalej używać, a nie tylko w podglądzie tej witryny.
3. Przejrzyj wszystkie potrzebne strony i porównaj najważniejsze miejsca z oryginałem.
4. Jeśli oryginał zawierał tekst z możliwością wyszukiwania, wyszukaj w kopii słowo, które na pewno w niej występuje, i skopiuj krótki fragment. W przypadku skanu będącego wyłącznie obrazem zmniejszenie rozmiaru nie dodaje tekstu z możliwością wyszukiwania.
5. W formularzach zmień testowe pole, zapisz osobną kopię, otwórz ją ponownie i uruchom istotne obliczenia lub działania.
6. Kliknij ważne linki i sprawdź, czy prowadzą do właściwego celu.
7. Jeśli wymagany jest PDF/A lub PDF/UA, sprawdź plik za pomocą odpowiedniego walidatora.

Poradnik Porównaj wygląd i funkcje pokazuje, jak systematycznie porównywać jakość obrazów i funkcje dokumentu po zmniejszeniu rozmiaru.

Korzystaj z odpowiedniej kopii oryginału i zatwierdzonej procedury

Typowa sytuacja: portal przyjmuje tylko pliki do określonego rozmiaru, ale Twój PDF jest już podpisany cyfrowo. Drukowanie do PDF, robienie zrzutów ekranu lub zamiana stron na obrazy mogą wtedy wydawać się rozwiązaniem. Tworzą jednak nowy plik, w którym podpis jest widoczny co najwyżej jako obraz. Podpis cyfrowy oryginału nie jest częścią tego nowego pliku, nawet jeśli ślad atramentu nadal widać.

W przypadku koniecznych zmian Adobe wskazuje na niepodpisaną wersję oryginalną lub plik źródłowy od osoby bądź instytucji, która utworzyła dokument, i zaleca zachowanie niepodpisanej kopii zapasowej przed podpisaniem (Adobe: ograniczenia podpisanych plików PDF). Wynika z tego rozsądna kolejność: najpierw przygotować odpowiedni rozmiar, a potem podpisać.

1. Zachowaj podpisany plik bez zmian. Pozostaje on dowodem tego, co zostało podpisane.
2. Poproś osobę lub instytucję, która utworzyła bądź podpisała dokument, o niepodpisaną wersję lub plik źródłowy.
3. Zmniejsz tę wersję i sprawdź zapisaną kopię zgodnie z powyższym opisem. Możesz to zrobić bezpośrednio w przeglądarce tutaj: Kompresuj obsługiwany, niepodpisany PDF.
4. Zachowaj zmniejszoną, jeszcze niepodpisaną wersję jako kopię zapasową.
5. Zleć podpisanie zmniejszonej wersji zgodnie z przewidzianą procedurą podpisywania, a następnie sprawdź status weryfikacji na liście podpisów.

Ta kolejność jest praktycznym sposobem postępowania, a nie poradą prawną ani gwarancją ważności podpisu. O tym, czy ponownie podpisany plik spełnia wymagania odbiorcy, decydują procedura podpisywania i odbiorca.

Jeśli nie ma niepodpisanej wersji, zapytaj odbiorcę o inny sposób przekazania dokumentu. To, czy Twoje pliki rzeczywiście przekraczają podane limity, możesz wcześniej obliczyć za pomocą narzędzia Sprawdź limity przesyłania. Poradnik Zmniejsz PDF do wiadomości e-mail wyjaśnia, kiedy w wiadomości e-mail sprawdzi się link zamiast załącznika.