Comprimir PDF con firmas y formularios: ¿qué se puede modificar?

¿Firma en imagen o firma digital?

En un PDF, la palabra firma puede referirse a tres cosas distintas. Una firma dibujada, escrita con el teclado, escaneada o insertada como imagen es, en principio, una marca visible. Según el programa con el que se haya creado, se guarda como texto, gráfico, imagen o anotación. Normalmente no puedes saberlo por su aspecto. Tampoco es determinante para saber si hay una firma digital, porque la marca en sí no es una firma basada en un certificado que tu programa de PDF pueda verificar. Muchas herramientas para firmar generan estas marcas, como la función para rellenar y firmar que describe Adobe (Adobe: Rellenar y firmar documentos).

Una firma digital, en cambio, se crea con una ID digital: una clave privada de firma y un certificado con el que otras personas pueden verificar la firma. Es una función del archivo, no de la imagen de la página. Adobe distingue entre firmas de aprobación y certificaciones, que determinan qué cambios posteriores están permitidos. Una certificación puede ser visible o completamente invisible (Adobe: Descripción general de las firmas digitales).

El tercer estado es un campo de firma vacío. Es un campo de formulario destinado a una futura firma digital, pero que todavía no contiene ninguna. Mientras nadie haya firmado en él, ese campo no contiene nada que pueda ser válido o no válido. Sin embargo, esto solo se aplica al propio campo: si el archivo contiene una firma aplicada en otro lugar o una certificación invisible, sigue estando firmado y nuestras herramientas lo rechazan.

Por tanto, el aspecto por sí solo no demuestra nada. Una imagen de una firma puede parecerse tanto a una firma digital visible que resulte difícil distinguirlas, y una certificación puede estar presente en el archivo sin ninguna marca visible. Tu programa de PDF te indica si hay una firma digital y si es válida: abre la lista de firmas y consulta el estado de validación, las propiedades del certificado y, si corresponde, el sello de tiempo (Adobe: Verificar firmas digitales).

Así pues, una firma escaneada no es una firma digital, aunque esté en el lugar correcto al pie del documento. Muestra cómo se firmó, pero no demuestra ni la identidad de la persona ni que el contenido haya permanecido sin cambios desde entonces.

Por qué nuestra herramienta rechaza los archivos firmados

Una firma digital se refiere a intervalos de bytes definidos con precisión dentro del archivo. Al comprimir, los objetos y los flujos de datos se reorganizan y se reescriben. Por eso, este proceso no puede garantizar que la firma siga correspondiendo después a los bytes que se firmaron en su momento. En lugar de reescribir de todos modos un PDF firmado, el compresor examina la estructura del archivo antes de procesarlo y lo rechaza en cuanto encuentra indicios de firma.

Entonces, ¿seguirá siendo válida tu firma digital después de comprimir? Aquí no se garantiza que sea así, y precisamente por eso ni siquiera se comprime un archivo firmado. Algunos programas permiten determinados cambios después de firmar, por ejemplo, cuando una certificación los autoriza expresamente. Una reescritura completa del archivo, como la que se produce al comprimir, queda fuera de lo que este proceso puede garantizar.

Qué provoca el rechazo

• una firma aplicada en un campo de firma, aunque el campo herede su tipo de un campo superior
• objetos de firma e intervalos de bytes firmados, aunque falten identificadores opcionales en el archivo
• certificaciones y firmas de derechos de uso ampliados que regulan los cambios posteriores
• PDF cifrados o protegidos con contraseña
• archivos cuya estructura genera advertencias ya durante la lectura

El rechazo no indica si tu firma es válida, fiable o suficiente desde el punto de vista legal. La herramienta no comprueba los certificados ni su estado de revocación; solo detecta que el archivo contiene indicios de firma. Durante este proceso, el archivo que has seleccionado no se modifica ni se sobrescribe, y se ha decidido expresamente no ofrecer ninguna opción para omitir la comprobación. Encontrarás las demás limitaciones aplicables y cómo tratan las herramientas tus archivos en Comprobar las limitaciones del documento antes de procesarlo.

Una comprobación rápida antes de volver a intentarlo

• Abre el archivo original en tu programa de PDF y comprueba en la lista de firmas si aparece alguna firma o certificación.
• Si aparece una firma, el rechazo es lo esperado. Para continuar, utiliza una versión sin firmar, como se explica en el último apartado.
• Si el archivo está cifrado, necesitas una versión sin protección de quien lo creó. La herramienta no desbloquea archivos.
• Si sabes que el documento está firmado y, aun así, la herramienta no lo rechaza, no lo proceses. Las firmas XML en formularios XFA no se incluyen expresamente entre las características que se comprueban.

Formularios: el compresor y las herramientas de páginas tienen limitaciones distintas

Un formulario rellenable consta de algo más que lo que ves en la página. Detrás de cada campo hay datos guardados, como el nombre, el valor y la apariencia, y a menudo también reglas de formato, cálculos o scripts. Los formularios PDF clásicos se llaman AcroForm. XFA es otro formato de formulario basado en XML.

El compresor optimiza los objetos y los flujos de datos, manteniendo las páginas y los campos dentro del documento. De este modo, pueden conservarse los campos de formulario normales, los enlaces y las etiquetas. Una versión de menor tamaño solo se considera apta si supera una comprobación automática de la estructura y tiene el mismo número de páginas, campos de formulario y enlaces que el original. Además, debe tener una estructura de etiquetas si, y solo si, el original también la tiene.

Las herramientas de páginas funcionan de otra manera. Unir, dividir, eliminar páginas y girar transfieren páginas a un nuevo archivo PDF. En cambio, la exportación a JPG o PNG genera imágenes a partir de las páginas; estas solo contienen píxeles, sin campos editables ni otras funciones del documento. Sin embargo, los campos de formulario pertenecen al documento completo y no solo a una página individual. Por eso, como medida de precaución, todas estas herramientas rechazan cualquier PDF con campos de formulario interactivos o XFA, aunque el único campo sea un campo de firma vacío.

Por eso, un mismo formulario puede aceptarse en el compresor y rechazarse al dividirlo. Las herramientas realizan tareas distintas y, por tanto, tienen reglas distintas. Lo mismo ocurre con un PDF que contiene un campo de firma vacío: puede ser apto para reducir su tamaño si no hay ningún otro impedimento, pero no para operaciones con páginas, como dividir o unir.

La comparación automática del compresor cuenta los campos y los enlaces, pero no los ejecuta. Que las cantidades sean iguales no significa que los cálculos, las reglas de formato, las acciones de los campos, los scripts o los destinos de los enlaces sigan funcionando sin cambios. No hay una comprobación específica del funcionamiento de los formularios XFA ni de los scripts. En el siguiente apartado se explica qué debes comprobar por tu cuenta después de guardar.

Por cierto, la vista previa puede mostrar tu archivo antes de que una herramienta lo rechace. Por tanto, que la vista previa funcione no significa que la operación elegida acepte el archivo.

Aplanar no equivale a conservar el documento intacto

Al aplanar, proceso también denominado acoplar o flatten, el aspecto visible de los campos y las anotaciones se incorpora al contenido de las páginas (Documentación de QPDF). Después, los campos ya no se pueden editar: una página que solo conserva la apariencia de estar rellenada ya no es un formulario interactivo. Que siga teniendo el mismo aspecto depende del programa, de sus ajustes y del formulario, por lo que debes comprobarlo en el archivo guardado. Nuestras herramientas no aplanan los campos automáticamente. Algunos procesos combinan el aplanado con la compresión. En ese caso, se trata de una transformación adicional que cambia deliberadamente la función del archivo, y no de un efecto secundario invisible de la reducción de tamaño.

El aspecto no basta para comprobar el funcionamiento

La vista previa de una página representa su aspecto. No muestra si los campos siguen realizando cálculos, si un enlace conserva su destino, si el orden de lectura para los lectores de pantalla es correcto o si una firma es válida. La comprobación automática de la estructura también tiene limitaciones: examina la sintaxis y la estructura del archivo, pero, según su documentación, no garantiza que todos los contenidos cumplan íntegramente la especificación PDF (Documentación de QPDF). Además, la presencia de etiquetas no demuestra por sí sola que el orden de lectura tenga sentido.

Entonces, ¿la vista previa demuestra la conformidad con PDF/A o PDF/UA? No. Ni la vista previa ni la comparación automática confirman que un archivo cumpla un estándar de archivado o de accesibilidad. Si se exige conformidad, comprueba el archivo guardado con un validador diseñado específicamente para ello.

Cómo comprobar la copia guardada

1. Guarda el resultado como un archivo nuevo y conserva el original.
2. Abre el archivo guardado en el programa que tú o tu destinatario vayáis a utilizar para seguir trabajando con él, y no solo en la vista previa de este sitio web.
3. Recorre todas las páginas que necesites y compara las zonas importantes con el original.
4. Si el original tenía texto que permitía búsquedas, busca en la copia una palabra que sepas con certeza que aparece en él y copia un fragmento breve. Si se trata de un escaneo que solo contiene imágenes, reducir su tamaño no añade texto que permita búsquedas.
5. En los formularios, modifica un campo de prueba, guarda una copia por separado, vuelve a abrirla y activa los cálculos o las acciones que sean importantes.
6. Haz clic en los enlaces importantes y comprueba si llevan al destino correcto.
7. Si se exige PDF/A o PDF/UA, comprueba el archivo con un validador adecuado.

La guía Comparar la apariencia y las funciones muestra cómo comparar de forma sistemática la calidad de las imágenes y las funciones del documento después de reducir su tamaño.

Utiliza una copia original adecuada y un proceso autorizado

Una situación habitual: un portal solo acepta archivos hasta un tamaño determinado, pero tu PDF ya está firmado digitalmente. Imprimir como PDF, hacer capturas de pantalla o convertir las páginas en imágenes pueden parecer soluciones. Sin embargo, generan un archivo nuevo en el que la firma, como mucho, solo se ve como imagen. La firma digital del original no forma parte de ese archivo nuevo, aunque la tinta siga siendo visible.

Para realizar los cambios necesarios, Adobe remite a una versión original sin firmar o al archivo de origen de la persona o entidad que creó el documento, y recomienda conservar una copia de seguridad sin firmar antes de firmar (Adobe: Limitaciones de los PDF firmados). De ahí se desprende un orden razonable: primero ajustar el tamaño y después firmar.

1. Conserva el archivo firmado sin modificarlo. Sigue siendo la prueba de lo que se firmó.
2. Pide a la persona o entidad que creó o firmó el documento una versión sin firmar o el archivo de origen.
3. Reduce el tamaño de esa versión y comprueba la copia guardada como se ha explicado antes. Puedes hacerlo directamente en el navegador aquí: Comprimir un PDF sin firmar compatible.
4. Conserva como copia de seguridad la versión de menor tamaño, todavía sin firmar.
5. Haz que se firme la versión de menor tamaño mediante el proceso de firma previsto y comprueba después el estado de validación en la lista de firmas.

Este orden es una solución práctica, no asesoramiento jurídico ni una garantía de validez. Que el archivo recién firmado cumpla los requisitos de tu destinatario depende del proceso de firma y del destinatario.

Si no hay una versión sin firmar, pregunta al destinatario por otra vía de envío. Puedes calcular de antemano si tus archivos superan realmente los límites indicados con Comprobar los límites de subida. La guía Reducir el tamaño de un PDF para enviarlo por correo electrónico explica cuándo puede ser adecuado incluir un enlace en un correo en lugar de un archivo adjunto.