Reducir un PDF en Mac: Vista Previa y control de calidad

Vista Previa: exportar el PDF como una copia más pequeña

Para reducir un PDF en Mac no necesitas ningún programa adicional. La app Vista Previa puede exportar el archivo con un filtro Quartz como una nueva copia que, según su contenido, puede ser más pequeña que el original. Los siguientes pasos y nombres de menú proceden de la guía de Apple en alemán sobre Vista Previa en macOS Tahoe 26. En otra versión de macOS, los nombres y los cuadros de diálogo pueden variar. En la ayuda general de Apple para Vista Previa puedes seleccionar otras versiones de macOS.

Hay una limitación que debes conocer de antemano: Apple señala que la calidad de las imágenes y el tamaño final del archivo dependen de las opciones elegidas. Por tanto, el filtro puede deteriorar las imágenes de forma visible. Guarda siempre el resultado con un nombre nuevo y compáralo después con el original.

1. Abre el PDF en Vista Previa.
2. Selecciona «Archivo» > «Exportar» en la barra de menús.
3. En el cuadro de diálogo de exportación, abre el menú «Filtro Quartz» y selecciona «Reducir tamaño de archivo».
4. Cambia el nombre del archivo en el campo «Exportar como», por ejemplo, de «Zeugnisse.pdf» a «Zeugnisse-klein.pdf».
5. Elige una ubicación donde puedas encontrar ambos archivos y haz clic en «Guardar».
6. Si Vista Previa pregunta si quieres reemplazar un archivo existente, cancela la operación, cambia el nombre y vuelve a guardar.

¿Puedo conservar el archivo original?

Sí. Asigna un nombre nuevo al exportar y no aceptes ninguna solicitud de reemplazo; así, el archivo original permanecerá sin cambios. De todos modos, seguirás necesitando el original: si la copia queda demasiado borrosa o sigue siendo demasiado grande, comienza cada nuevo intento a partir de ese archivo sin modificar. Para mayor seguridad, guarda antes otra copia del original en una carpeta diferente. Añadir un sufijo al nombre, como «-klein», también evita que selecciones por error la versión equivocada al subirla.

¿Qué cambios de calidad pueden producirse?

«Reducir tamaño de archivo» no garantiza una reducción sin pérdida. No se puede saber de antemano si un PDF concreto cambiará de forma visible ni en qué medida, ya que Apple vincula la calidad de las imágenes y el tamaño del archivo a las opciones elegidas. Pueden verse afectados sobre todo los contenidos almacenados como imágenes en el PDF: fotos, gráficos, sellos y firmas escaneadas. En un documento escaneado, la imagen visible de cada página está formada por una o varias imágenes, por lo que el texto que lees en ella también puede perder nitidez. Si el documento escaneado incluye además una capa de texto que permite realizar búsquedas, obtenida mediante reconocimiento de texto, esta constituye un componente independiente del archivo. Por eso, debes comprobar por separado si la búsqueda sigue funcionando en la copia.

¿Por qué mi PDF queda borroso después de aplicar el filtro Quartz?

El filtro ahorra espacio en los datos de las imágenes, y eso puede notarse. Si después un documento escaneado o una foto pierde nitidez, presenta manchas o resulta difícil de leer, la exportación no era adecuada para ese archivo. Una copia así no conserva la calidad al reducirse, aunque cumpla el límite de tamaño. Descártala y sigue trabajando con el original, en lugar de volver a procesar la versión borrosa.

Los filtros Quartz personalizados con JPEG o menor resolución no ofrecen una reducción sin pérdida

Algunas guías de Internet recomiendan crear, mediante la Utilidad ColorSync, un filtro Quartz propio que guarde las imágenes como JPEG con una resolución fija, como 144 dpi. A veces se describe un filtro así como sin pérdida. Eso no es correcto: si las imágenes se vuelven a guardar como JPEG, se pierde información de la imagen. El ajuste de resolución tiene efecto cuando realmente se reduce la resolución de una imagen, y al hacerlo desaparecen detalles finos. Que el resultado sea suficiente para tu propósito depende del archivo y de si alguien necesita leer letra pequeña en pantalla o imprimir los documentos. Si pruebas un filtro de este tipo, comprueba el resultado con el mismo rigor que con el filtro estándar, es decir, al mismo nivel de zoom y comparándolo directamente con el original.

Cómo comparar el original y la copia

1. Abre el original y la copia más pequeña uno al lado del otro en Vista Previa.
2. Establece el mismo nivel de zoom en ambas ventanas.
3. Examina las mismas zonas en ambos archivos: la letra más pequeña, las notas al pie, los números de las tablas, los sellos, las firmas y las fotos.
4. Revisa todas las páginas, no solo la primera.

La guía Comparar correctamente la calidad explica cómo elegir fragmentos representativos y qué puede considerarse realmente sin pérdida en un PDF.

El PDF sigue siendo demasiado grande o queda borroso

Si la primera exportación no es suficiente, puede parecer lógico volver a pasar la copia por el filtro. Normalmente, eso no ayuda, y hay mejores pasos que puedes seguir.

¿Por qué no ayuda comprimir varias veces?

En una publicación antigua de un foro de Mac, una persona describe cómo un conjunto de documentos para una candidatura se redujo en la primera pasada con una función de compresión del cuadro de diálogo de impresión, pero las siguientes pasadas apenas cambiaron el tamaño y el archivo siguió superando el límite exigido. Una posible explicación está en el contenido: si las imágenes ya se redujeron en la primera pasada, otra pasada con el mismo ajuste suele tener poco margen. Si las imágenes guardadas con pérdida se vuelven a codificar como JPEG, la calidad puede deteriorarse aún más. Otro intento puede ahorrar algo más de espacio, pero lo más fiable es volver al original sin modificar y averiguar de qué está compuesto el archivo:

• Páginas escaneadas: aquí el tamaño se concentra en los datos de las imágenes. Si puedes volver a escanear el documento original, unos ajustes de escaneo adecuados ayudan más que un filtro aplicado después. La guía Reducir el tamaño de un PDF escaneado explica cómo hacerlo.
• Documentos exportados desde otro programa: volver a exportar desde el archivo de origen con otros ajustes puede ofrecer un mejor punto de partida que el PDF ya generado.
• Varios documentos en un archivo: si el destinatario acepta varios archivos, puedes dividir el PDF en varios archivos sin omitir contenido. Si contiene páginas que no se exigen según los requisitos y que nadie necesita por otro motivo, puedes eliminarlas del PDF. Ambas herramientas aceptan PDF normales; pueden rechazar documentos con firma digital o archivos con campos de formulario.
• Otro método: la herramienta del navegador de la siguiente sección funciona de forma distinta al filtro Quartz. También puedes probarla con el original.

Encontrarás un análisis detallado de las posibles causas en Cuando el PDF no se reduce.

El filtro Quartz no aparece en el cuadro de diálogo de exportación

• Comprueba que realmente has abierto un PDF. La guía de Apple describe el procedimiento para documentos PDF. No se aplica a una imagen abierta.
• Comprueba que el formato seleccionado en el cuadro de diálogo de exportación sea PDF.
• Utiliza el comando «Exportar» del menú «Archivo». Según la versión, puede haber otro comando con un nombre parecido para exportar como PDF. Apple describe el filtro dentro de la opción habitual «Exportar». No des por hecho que el otro comando ofrece las mismas opciones.
• Compara los pasos con la ayuda de Apple para tu versión de macOS, ya que los menús pueden variar entre versiones.

Necesitas un tamaño exacto

Con el procedimiento descrito para Vista Previa eliges un filtro, pero no un tamaño objetivo. Solo verás cuánto ocupa la copia después de guardarla. Si un portal indica un límite máximo fijo, puedes usar Reducir un PDF al tamaño objetivo. Allí defines el límite y ves si el resultado lo cumple. Que funcione con tu archivo depende de su contenido.

Distinguir entre el navegador y una app nativa

Además de Vista Previa, en Mac hay otras opciones que suelen meterse en el mismo saco. Se diferencian en dónde se procesa tu archivo y qué ocurre con él durante el proceso.

Por tanto, guardar desde el cuadro de diálogo de impresión es distinto de exportar con el filtro Quartz. Elegir un formato del papel más pequeño en el cuadro de diálogo de impresión tampoco reduce de forma fiable el tamaño del archivo guardado.

Qué significa aquí «en el navegador»

Nuestra herramienta para reducir un PDF en el navegador lee el archivo seleccionado en el navegador, lo comprime allí y ofrece el resultado como un archivo nuevo para descargar. El contenido de tu PDF no se sube para este proceso. Sin embargo, el navegador carga el propio programa desde Internet, en parte durante el procesamiento. Por eso, mantén la conexión hasta que hayas guardado el resultado. La guía Comprimir PDF sin subir archivos explica la diferencia entre «sin subir archivos» y «realmente sin conexión».

Puedes elegir entre tres métodos. «Optimización sin pérdida» mejora el almacenamiento interno sin deteriorar las imágenes de forma intencionada. «Equilibrado» y «Archivo más pequeño» también pueden volver a guardar como JPEG las imágenes adecuadas. Ninguno de los métodos reduce la resolución de las imágenes ni convierte las páginas en imágenes. Puedes seleccionar archivos de hasta 50 MiB. La herramienta no acepta PDF con firma digital ni cifrados.

Si el procesamiento se interrumpe en tu navegador o no se ofrece ningún resultado para guardar, comprueba primero la conexión a Internet y vuelve a cargar la página. Si sigue sin funcionar, realiza la misma tarea con Vista Previa, como se ha descrito arriba.

¿Funciona PDF24 Creator en Mac?

No. Según la página de descarga del fabricante, el programa de escritorio solo está disponible para Windows; el fabricante excluye expresamente Mac y Linux en sus preguntas frecuentes. En Mac puedes utilizar Vista Previa o una herramienta del navegador. Ambas son opciones independientes con sus propias características y no son una réplica del programa de Windows. Si también tienes un PC con Windows, encontrarás las opciones disponibles para ese sistema en la guía Reducir un PDF en Windows.

Comprobar el tamaño y las funciones del archivo guardado

Antes de subir o enviar la copia más pequeña, vuelve a abrir exactamente el archivo guardado, no la ventana desde la que lo exportaste. Solo así comprobarás lo que recibirá realmente el destinatario.

1. Consulta el tamaño del archivo guardado en bytes y compáralo con el requisito. Para ello, puedes seleccionar el archivo, por ejemplo, en Comprobar los límites de subida.
2. Revisa todas las páginas: ¿está todo completo, en el orden correcto y sin ningún contenido cortado?
3. Compara las zonas críticas con el original al mismo nivel de zoom.
4. Si el destinatario necesita utilizar estas funciones: busca en el texto, haz clic en los enlaces y prueba los campos de formulario.
5. En el caso de documentos firmados, ten en cuenta las indicaciones que aparecen más abajo.

Leer con atención el requisito de tamaño

Una indicación en MB puede referirse a 1.000.000 bytes o a 1.048.576 bytes por unidad. La segunda interpretación se denomina correctamente MiB. Si el requisito dice «como máximo», el archivo puede alcanzar exactamente el límite. Si dice «por debajo de» o «menor que», debe quedar por debajo. En caso de duda, utiliza la interpretación más estricta.

Por tanto, el mismo archivo puede cumplir el requisito o ser rechazado según la interpretación. Puedes convertir otros valores con Convertir entre KB y MB.

Firmas, formularios y PDF/A

Una firma escaneada es una imagen en la página y se trata como cualquier otra imagen. Por eso, comprueba que siga siendo legible. En cambio, una firma digital es un componente criptográfico del archivo. La copia exportada es un archivo nuevo, y este procedimiento no garantiza que la firma siga apareciendo como válida en ella. Si el destinatario espera un documento con firma digital, en caso de duda envía el original sin modificar o aclara previamente el requisito. Encontrarás más información en la guía PDF con firmas y formularios. Con PDF/A ocurre algo parecido: si una entidad exige este formato, que una copia sea más pequeña no demuestra que siga cumpliendo ese requisito.