Reducir un PDF en Windows: navegador o programa sin conexión

Sin instalación o sin conexión: elige primero una opción

Si quieres reducir un PDF en Windows, normalmente te encontrarás con tres preguntas que conviene responder por separado. Primera: ¿tienes permiso para instalar software en este equipo? Segunda: ¿dónde debe procesarse el archivo? Tercera: ¿dispones de conexión a Internet mientras trabajas? El navegador y un programa instalado ofrecen respuestas diferentes a estas preguntas.

Para usar la opción del navegador no necesitas instalar nada. Si utilizas Comprimir PDF en el navegador, tu navegador lee el PDF seleccionado y lo procesa en tu equipo. El contenido del documento no se sube a ningún servidor para comprimirlo. Sin embargo, la página descarga de Internet los componentes de procesamiento y vista previa solo cuando los necesita. Esto también ocurre si la página ya está abierta. Por eso, el proceso puede fallar sin conexión, y la opción del navegador no está pensada como solución para trabajar sin Internet.

Según el fabricante, un programa de escritorio instalado como PDF24 Creator también funciona sin Internet. Sin embargo, necesitas tener permiso para instalarlo. La guía sobre el procesamiento sin subir archivos explica exactamente en qué se diferencian el procesamiento local en el navegador y el funcionamiento real sin conexión.

En un equipo público o compartido

En los equipos de un Jobcenter, una biblioteca o un puesto de trabajo administrado, la instalación de programas suele estar bloqueada. En ese caso, el navegador es la opción más directa. Pero recuerda que, al descargar el PDF reducido, se guarda como archivo en ese equipo, normalmente en la carpeta de descargas o en una unidad compartida. «Restablecer» y «Editar un nuevo archivo» solo borran la selección de la página. Los archivos descargados, tu original y las copias sincronizadas no se ven afectados.

• Elige una ubicación de almacenamiento propia, como tu memoria USB, si el navegador te lo pregunta al descargar.
• Sube el archivo o envíalo mientras sigas en el equipo.
• Después, elimina el PDF descargado y todos los documentos escaneados que hayas guardado en el equipo y, si corresponde, vacía la papelera de reciclaje.
• Cierra la sesión de las cuentas que hayas utilizado para el envío.

Procesar y guardar un PDF en el navegador

La opción del navegador consta de unos pocos pasos en la página de inicio. El último paso es importante: lo que debes comprobar es el archivo descargado, no la vista previa de la página.

1. Haz clic en «Seleccionar PDF» y elige el archivo original. Se admiten hasta 50 MiB por archivo, equivalentes a 52.428.800 bytes.
2. Elige un modo en «Método». «Optimización sin pérdida» reorganiza la estructura interna sin reducir deliberadamente la calidad de las imágenes. «Equilibrado» y «Archivo más pequeño» también pueden volver a guardar como JPEG las imágenes adecuadas para ello, con la consiguiente pérdida de calidad de imagen.
3. Si el destinatario establece un límite máximo, utiliza «Establecer el tamaño objetivo». Introduce el valor exactamente en la unidad que indique el destinatario.
4. Inicia el proceso con «Comprimir PDF».
5. Compara «Original» y «Resultado» en la vista previa. Consulta los valores exactos en «Original (bytes)», «Resultado (bytes)» y «Ahorro (bytes)».
6. Descarga el nuevo PDF. Tu original permanece sin cambios.
7. Vuelve a abrir el archivo guardado. Revisa todas las páginas, la letra pequeña y los sellos con el mismo nivel de zoom. Prueba también las funciones que te importen, como la búsqueda de texto, los campos de formulario o los enlaces.

Después del procesamiento, la herramienta comprueba automáticamente si el resultado es un PDF válido y si coincide el número de páginas, campos de formulario y enlaces. Sin embargo, solo al revisar el archivo guardado podrás comprobar si todo se ve y funciona correctamente. Si la herramienta no encuentra una versión válida más pequeña, te devuelve el original y en «Ahorro (bytes)» aparece 0. La guía El PDF no reduce su tamaño explica qué puedes hacer en ese caso.

El compresor rechaza algunos archivos antes de modificarlos: PDF firmados digitalmente o certificados, PDF cifrados y archivos con una estructura defectuosa. En cambio, una firma escaneada es solo una imagen en la página, no una firma digital.

¿El archivo guardado cumple el límite?

Lo que cuenta es el tamaño exacto del archivo guardado en bytes. Compáralo con el límite utilizando exactamente la unidad que indique el destinatario. Los valores redondeados en MB no bastan para ello. Además, que la compresión haya terminado no significa que se haya alcanzado el tamaño objetivo. «Establecer el tamaño objetivo» considera alcanzado el objetivo cuando el resultado no supera el límite convertido a bytes. Si el destinatario exige expresamente un archivo por debajo del límite, debe tener al menos un byte menos.

Si la unidad no está indicada con claridad, lo más seguro es calcular con el límite más pequeño. Si hay varios requisitos, por ejemplo para cada archivo, para el tamaño total y para la cantidad de archivos, puedes comprobarlos conjuntamente con Comprobar los límites del destinatario. Sin embargo, es el sistema del destinatario el que decide si finalmente acepta el archivo.

En Windows también puedes consultar el tamaño exacto en bytes de un archivo guardado mediante PowerShell. Accede a la carpeta del archivo e introduce (Get-Item -LiteralPath '.\bewerbung.pdf').Length, sustituyendo el nombre del archivo por el tuyo. La propiedad Length que se devuelve se describe en la documentación de Microsoft sobre Get-Item.

PDF24 Creator como alternativa documentada para trabajar sin conexión

Si necesitas trabajar sin conexión a Internet o procesas PDF habitualmente en tu propio equipo, puedes optar por un programa instalado que funcione sin conexión. Un ejemplo es PDF24 Creator. Es un producto independiente de otro proveedor y no forma parte de este sitio web. La página oficial de descarga de PDF24 Creator, consultada el 13 de octubre de 2026, indica lo siguiente:

• Hay descargas para Windows 10 y Windows 11. Según el fabricante, el programa no es compatible con Mac ni con Linux.
• La versión indicada como actual es la 11.31.1, del 8 de octubre de 2026.
• Según el fabricante, el programa permite comprimir y unir PDF en el escritorio sin conexión a Internet.

El fabricante describe estos pasos para la instalación: espera a que termine la descarga del instalador. Después, abre el archivo descargado, sigue los pasos de instalación e inicia el programa desde el icono del escritorio. El responsable de cada equipo determina si tienes permiso para instalar programas en un ordenador del trabajo, de un centro educativo o de uso público.

Según la página del fabricante, a fecha de 13 de octubre de 2026 no hay ningún coste: allí se describe PDF24 Creator como gratuito, también para uso comercial. Para la versión, las funciones, las condiciones y los pasos concretos de uso del programa, la información que cuenta es la que figure en la página de descarga en el momento en que lo descargues. Comprueba el resultado guardado igual que con la opción del navegador: abre el archivo, revisa todas las páginas y las funciones que necesites y compara el tamaño exacto en bytes con el límite.

Unir varios archivos y reducirlos después

¿Necesitas obtener un único archivo, por ejemplo con la carta de presentación, el currículum y los certificados para una candidatura de empleo? Entonces une primero los PDF y reduce después el documento final. Así comprobarás el tamaño y el contenido del mismo archivo que vas a entregar. En el navegador utilizas para ello dos herramientas independientes, una después de la otra. El resultado de la unión no se transfiere automáticamente a la herramienta de compresión.

1. Abre Unir los PDF primero y selecciona los archivos. Se admiten PDF convencionales. Cada archivo puede tener hasta 50 MiB, y todos los archivos seleccionados en conjunto no pueden superar los 100 MiB ni las 250 páginas.
2. Establece el orden de los PDF antes de unirlos.
3. Guarda el PDF unido.
4. Abre el archivo guardado y comprueba el número de páginas y su orden. Revisa si falta alguna página, si hay algo duplicado o si algún documento está en una posición incorrecta.
5. Abre la página de inicio para comprimir y selecciona allí el archivo guardado mediante «Seleccionar PDF». Para este paso, el archivo no puede superar los 50 MiB.
6. Comprime el archivo, descarga el resultado y vuelve a revisarlo por completo, incluido el número de páginas.

Qué archivos rechaza la herramienta de unión

La herramienta para unir archivos solo admite PDF convencionales de forma deliberada. Rechaza los archivos con campos de formulario interactivos, los PDF firmados digitalmente o certificados y los PDF cifrados. También rechaza los portafolios PDF y los archivos con archivos incrustados o capas opcionales. Estos documentos no se convierten en páginas aplanadas sin avisar. Al hacerlo, podrían perderse campos, firmas u otras funciones que el destinatario quizá necesite.

No todos los formularios rellenados son formularios interactivos. Un formulario rellenado a mano y escaneado solo contiene contenido de página convencional. La guía sobre PDF con firmas y formularios explica cómo tratar las firmas digitales auténticas y los campos de formulario.

Si el archivo unido supera los 50 MiB

Al unir los archivos puede generarse uno de más de 50 MiB que no puedas seleccionar en la página de inicio. En ese caso, vuelve a los archivos originales sin modificar. Si contienen páginas que el destinatario no pide y que tampoco necesita nadie más, elimínalas del archivo original correspondiente antes de unirlos mediante Eliminar páginas de un PDF. Esta herramienta admite PDF convencionales de hasta 50 MiB. Además, puedes reducir cada archivo original en la página de inicio y después unir las versiones reducidas. Que el nuevo resultado no supere los 50 MiB dependerá del contenido. Por eso, después de cada paso, comprueba que el archivo guardado esté completo, que el orden sea correcto y cuál es su tamaño exacto en bytes.

Crear un ZIP e imprimir son procesos diferentes

Windows ofrece varias funciones que parecen servir para reducir el tamaño, pero generan resultados distintos. Lo decisivo es qué obtienes al final: un archivo ZIP, un PDF generado de nuevo o un PDF optimizado.

Archivo ZIP: empaqueta el PDF, pero no lo hace más pequeño

Según la ayuda de Microsoft para comprimir y descomprimir archivos ZIP, la función ZIP de Windows 10 y Windows 11 crea un nuevo archivo ZIP en la misma ubicación. Al descomprimirlo, recuperas los archivos que contiene. El PDF en sí no se optimiza. Microsoft también señala que los archivos de imagen ya comprimidos apenas reducen más su tamaño. Si un portal exige un PDF, un archivo ZIP no cumple el formato solicitado. Solo puedes saber si un destinatario acepta archivos ZIP consultando sus requisitos.

Compresión NTFS: solo ahorra espacio en la unidad

Windows puede almacenar archivos y carpetas en unidades NTFS de forma que ocupen menos espacio. La documentación de Microsoft sobre el comando compact también incluye esta compresión de almacenamiento para Windows 10 y 11. Solo modifica el espacio que ocupa el archivo en tu unidad de almacenamiento. El PDF que subes o adjuntas sigue teniendo el mismo tamaño en bytes.

Imprimir como PDF: un documento reconstruido

Si vuelves a generar un PDF a partir de otro mediante una impresora PDF, se crea un documento reconstruido. Puede ser más pequeño, del mismo tamaño o incluso más grande, por lo que no se garantiza una reducción. En el proceso pueden perderse enlaces, campos de formulario y firmas digitales. También puede cambiar el comportamiento del texto al buscarlo o copiarlo. Las instrucciones antiguas con pasos de menú y resoluciones de impresora no tienen por qué corresponderse con tu Windows actual. Por eso, revisa por completo cualquier archivo generado de esta forma antes de enviarlo.