Reducir el PDF de tu candidatura: mantener la documentación completa y legible

Lee primero los requisitos de la candidatura

Antes de modificar un archivo, lee las indicaciones de la oferta de empleo, del correo electrónico de la empresa o del portal de candidaturas. Ahí se especifican los requisitos para esa candidatura concreta, que a menudo van más allá de una sola cifra. Antes de empezar, anota:

• qué formatos se permiten: solo PDF o también otros tipos de archivo
• si se exige un único PDF o archivos adjuntos separados, por ejemplo, un campo de subida independiente para cada documento
• el límite máximo por archivo
• el límite máximo para todos los archivos juntos
• el número máximo de archivos permitido
• el límite de páginas, si se indica
• la forma exacta en que se expresa el límite, por ejemplo, MB, MiB o «menos de 5 MB»

Varios de estos límites pueden aplicarse al mismo tiempo. Por ejemplo, un portal podría permitir 5 MB por archivo y, además, un máximo de tres archivos. Solo cuando hayas reunido todos los requisitos sabrás si necesitas unir archivos, comprimirlos o hacer ambas cosas, y con qué criterios evaluar el resultado al terminar.

¿Qué tamaño de archivo puede tener una candidatura?

No existe un límite válido para toda Alemania. En guías y foros aparecen con frecuencia valores como 2 MB o 5 MB, pero solo se aplican cuando un empleador los indica expresamente. La lista de comprobación de la documentación de candidatura de la Bundesagentur für Arbeit (versión de diciembre de 2024) también menciona 4 MB únicamente como tamaño habitual y remite al límite máximo indicado por el empleador. Si no encuentras ninguna indicación, puedes consultar a la persona de contacto indicada en lugar de adivinar una cifra.

Solo la documentación solicitada y en el orden correcto

Presenta lo que exige la oferta, con cada documento solicitado completo. Un certificado de tres páginas debe seguir teniendo tres páginas en la versión de tamaño reducido, con membrete, fecha, sello y firma.

Si el empleador indica un orden, respétalo. Si no hay ninguna indicación, la lista de comprobación de la Bundesagentur für Arbeit recomienda ordenar los certificados y los demás archivos adjuntos según su importancia. Decide el orden antes de unir los archivos para no tener que reorganizarlos después.

¿Debo unir el currículum y los certificados en un PDF?

Solo si la candidatura exige un único archivo o permite expresamente presentar la documentación en un PDF conjunto. Si hay campos separados para la carta de presentación, el currículum y los archivos adjuntos, sube los documentos por separado.

Si necesitas unirlos, puedes unir tu documentación cuando sea necesario. Para ello necesitas al menos dos PDF; el orden se ajusta antes de guardar. Algunos archivos de origen requieren un paso previo:

• Las páginas fotografiadas o escaneadas que estén en formato JPG o PNG deben convertirse primero en un PDF.
• Exporta la carta de presentación y el currículum directamente como PDF desde el programa de tratamiento de textos. Esto suele dar un resultado más limpio que una captura de pantalla o una impresión que se vuelve a escanear; sin embargo, el tamaño del archivo resultante depende del documento.
• La herramienta para unir archivos no admite formularios PDF rellenables con campos interactivos ni PDF firmados digitalmente o protegidos con contraseña; un formulario escaneado no entra en esas categorías. Si un archivo contiene comentarios o enlaces, aparece un aviso y conviene revisar con especial atención el resultado guardado.

Al unir archivos, cada archivo de origen puede tener hasta 50 MiB, todos juntos hasta 100 MiB y el resultado un máximo de 250 páginas. Si tus archivos escaneados son grandes, es mejor reducir su tamaño por separado antes de unirlos: el compresor también admite archivos de hasta 50 MiB, por lo que no podrás volver a seleccionar en él un PDF unido que supere ese tamaño. Además, así puedes revisar cada certificado por separado y, si hace falta, volver a procesar solo ese. Si un único archivo escaneado ya supera los 50 MiB, no cabe en ninguna de las dos herramientas; vuelve a escanearlo o guárdalo con un tamaño menor desde el programa de escaneo o de PDF de tu dispositivo.

Después de guardar, abre el archivo unido y recórrelo entero: ¿son correctos el orden y el número de páginas, y están todas las páginas solicitadas?

Reduce el tamaño de los archivos escaneados y del PDF de forma selectiva

Los archivos escaneados y las fotos son los que más aumentan el tamaño de los PDF de candidatura. Una página completamente escaneada o fotografiada está formada principalmente por contenido de imagen, aunque solo muestre texto. Puede estar compuesta por varias partes de imagen y, a veces, contener ya una capa de texto procedente de un reconocimiento de texto anterior. En cambio, un currículum exportado directamente suele contener texto real que se puede seleccionar, y una foto de candidatura insertada es solo una imagen en una página por lo demás normal. La forma más sencilla de comprobar cómo es tu archivo es hacerlo tú mismo: prueba si puedes seleccionar una palabra o encontrarla mediante la búsqueda. El mayor ahorro suele estar en las partes con mucho contenido de imagen, pero solo hasta donde el texto y los sellos sigan siendo legibles. La legibilidad es una condición, no el precio que debes pagar por alcanzar una cifra.

Empieza con cuidado y compara

1. Abre Comprimir el PDF de tu candidatura y elige el archivo original mediante «Seleccionar PDF», no una versión cuyo tamaño ya se haya reducido.
2. En «Método», selecciona primero «Optimización sin pérdida». Así se depura la estructura interna del PDF sin modificar intencionadamente las imágenes.
3. Si conoces el límite del empleador, marca «Establecer el tamaño objetivo». Después, utiliza la selección rápida para elegir un valor predefinido como 2 MB o 5 MB, o introduce un valor propio en KB, MB o MiB. Al terminar el proceso verás «Objetivo alcanzado» u «Objetivo no alcanzado».
4. Inicia el proceso con «Comprimir PDF» y compara «Original» y «Resultado» página por página mediante «Página de comparación anterior» y «Página siguiente de comparación». Fíjate en las cifras pequeñas de las calificaciones y las fechas, en los sellos, las firmas y en que los márgenes de las páginas estén completos.
5. Si el ahorro no basta, vuelve a seleccionar el archivo original y prueba «Equilibrado». «Archivo más pequeño» puede hacer que se pierdan aún más detalles de las imágenes; úsalo solo si el resultado sigue siendo claramente legible en la comparación.

Tu archivo original permanece sin cambios. Si un proceso no consigue ahorrar espacio, recibes el archivo original en lugar de uno más grande. Empieza cada nuevo intento desde el original: si vuelves a comprimir las imágenes de un archivo cuyo tamaño ya se ha reducido con pérdida, pueden perderse más detalles.

El compresor no procesa PDF firmados digitalmente ni cifrados con contraseña. En cambio, una firma visible escaneada forma parte de la imagen de la página y no es una firma digital en este sentido. Lo mejor es presentar un certificado firmado digitalmente sin modificarlo o consultar con el destinatario cómo debe enviarse.

¿Cómo consigo que los certificados ocupen menos de 2 MB y sigan siendo legibles?

2 MB es un límite que se menciona a menudo, pero no es una regla general. Comprueba primero si realmente se aplica a tu candidatura. Si es así, sigue los pasos anteriores y observa en la comparación a partir de qué método las cifras o los sellos empiezan a perder nitidez. Ninguna herramienta puede garantizarlo: cuánto se puede ahorrar depende de cómo se hayan creado los archivos escaneados.

El compresor no modifica la resolución de escaneo ni el modo de color, no vuelve a escanear ni reconoce texto. Si el archivo de origen simplemente pesa demasiado para alcanzar ese tamaño, la solución suele estar en un paso anterior: volver a exportar los documentos de texto directamente como PDF, escanear de nuevo los certificados o utilizar un programa adecuado en tu propio ordenador. No existe una resolución que sirva para todos los certificados. Lo decisivo es que la letra pequeña siga siendo legible y que se pueda reconocer un sello de tinta en color o un sello de autenticidad, aunque para ello sea necesario conservar el color. La guía Reducir el tamaño de un PDF escaneado explica cómo elegir ajustes adecuados desde el momento del escaneo.

¿Cómo se hace en un ordenador público sin instalar nada?

No necesitas instalar nada: el compresor funciona en el navegador y el archivo seleccionado se procesa en la memoria del navegador sin subirse a un servidor de procesamiento. Sin embargo, que la página se cargue por completo y funcione en un ordenador de una biblioteca o una copistería depende de la configuración de ese dispositivo.

Después, el archivo descargado queda en ese ordenador ajeno, normalmente en la carpeta de descargas. Si está permitido, guárdalo en tu propia memoria USB o en otro medio de almacenamiento que puedas utilizar. Antes de irte, elimina tus descargas y archivos originales del dispositivo y cierra el navegador, siempre que las normas del lugar lo permitan. El borrado normal no equivale a una destrucción segura, y el propio sitio web no elimina nada del ordenador.

Comprueba el límite y el archivo guardado

Lo que determina si un archivo cumple el límite es el número exacto de bytes del archivo guardado, no una indicación redondeada. La unidad es importante: 1 MB equivale a 1.000.000 bytes y 1 MiB equivale a 1.048.576 bytes.

Si el destinatario solo indica «MB», calcula 1.000.000 bytes por MB, salvo que establezca otra cosa. Nuestras herramientas consideran válido un tamaño igual al límite: un archivo de exactamente 5.000.000 bytes cumple «como máximo 5 MB». Si el destinatario exige «menos de 5 MB», elige un objetivo algo inferior. No existe un margen que sea siempre el adecuado.

Contrasta los requisitos con la calculadora del límite de subida

En Comprobar el tamaño y los límites de subida puedes seleccionar tus archivos guardados o introducir los valores manualmente. La calculadora lee el tamaño exacto, intenta determinar el número de páginas de los PDF y compara hasta cuatro requisitos: tamaño por archivo, tamaño total, número de archivos y número de páginas. No modifica los archivos y no puede determinar si se aceptarán su contenido y su formato.

Un resultado satisfactorio solo significa que las cifras cumplen los requisitos introducidos. El destinatario determina si el portal acepta el archivo.

¿Qué compruebo antes de subir el PDF de candidatura terminado?

1. Vuelve a abrir el archivo descargado, por ejemplo, en el navegador o en un programa de PDF, y no te fíes únicamente de la vista previa de la herramienta.
2. Recorre todas las páginas: ¿están completos todos los documentos solicitados y es correcto el orden?
3. Amplía las zonas importantes: las cifras pequeñas de las calificaciones y las fechas, los sellos, las firmas y los márgenes de las páginas.
4. Comprueba el nombre del archivo: ¿es realmente la versión que quieres subir y no, por ejemplo, una copia anterior con un añadido como «(1)»?
5. Consulta el número exacto de bytes y contrástalo con todos los requisitos aplicables a tu candidatura: tamaño por archivo, tamaño total, número de archivos y número de páginas.
6. Sube exactamente ese archivo que has comprobado.

Si envías la candidatura por correo electrónico, se añade otra cuestión: el PDF guardado mantiene el mismo tamaño, pero en el mensaje los archivos adjuntos suelen codificarse en Base64 y, por ello, ocupan más bytes; además, se suman el texto y las cabeceras. La cifra que cuenta depende de lo que limite tu proveedor de correo o el destinatario. En Comprobar correctamente el envío por correo electrónico aprenderás a aclararlo; puedes estimar el tamaño del mensaje con la calculadora de archivos adjuntos de correo electrónico.

Si la candidatura sigue siendo demasiado grande

Si el archivo sigue siendo demasiado grande después de intentar reducirlo con cuidado, puede parecer tentador omitir una página o recortar más el escaneo. Pero así estarías ahorrando espacio donde no debes: un certificado incompleto o un sello cortado resta valor al documento acreditativo.

¿Puedo eliminar páginas o partes de los sellos para ahorrar espacio?

En los documentos acreditativos solicitados, no: ni páginas enteras ni sellos, firmas o zonas de los márgenes. Solo puedes eliminar lo que el destinatario no exige, por ejemplo, un documento que no se solicita en la oferta o una página en blanco escaneada por error. Puedes quitar esas páginas con Eliminar páginas de un PDF, manteniendo completos los documentos solicitados.

Si al comprimir el archivo su tamaño no se reduce o se reduce muy poco, encontrarás las posibles causas y los siguientes pasos adecuados en El PDF no reduce su tamaño.

Pregunta por otra vía permitida

Si no puedes alcanzar el límite con la documentación completa y legible, dirígete a la persona de contacto de la oferta y pregunta por una alternativa permitida, por ejemplo:

• distribuir la documentación entre varios archivos o campos de subida
• otra vía dentro del portal u otra forma de presentación
• un enlace que el destinatario acepte expresamente

Envía archivos ZIP o enlaces para compartir de servicios en la nube solo si el destinatario lo permite. Conserva siempre tus archivos escaneados originales y los archivos sin modificar: el PDF de tamaño reducido es una copia para esa candidatura concreta, y también necesitarás tu documentación para la siguiente.