PDF für uni-assist vorbereiten: Dateigröße und Lesbarkeit prüfen

Die Vorgaben von My assist im Überblick

Die Zahlen für den Upload stehen in der FAQ „Online bewerben“ von uni-assist. Am 13. Oktober 2026 hieß es dort: Du kannst ausschließlich PDF-Dokumente hochladen, und jede einzelne Datei darf höchstens 10 MB groß sein. Eine Grenze für Seitenzahl, Gesamtgröße aller Unterlagen oder Anzahl der Dateien nennt die FAQ an dieser Stelle nicht.

„Nur PDF“ bezieht sich auf das tatsächliche Dateiformat, nicht auf die Endung. Benennst du ein Foto, ein Word-Dokument oder ein ZIP-Archiv in „.pdf“ um, wird daraus keine PDF. Fotos oder Scans im JPG- oder PNG-Format wandelst du mit Bilder in PDF in eine echte PDF um. Andere Dateien exportierst du als PDF aus dem Programm, in dem sie entstanden sind.

Offen lässt die FAQ, wie viele Byte mit 10 MB gemeint sind. Dezimal gezählt sind das 10.000.000 Byte, binär gezählt (10 MiB) 10.485.760 Byte. Wo die Grenze im Portal genau liegt, ist öffentlich nicht beschrieben. Planst du mit höchstens 10.000.000 Byte, liegst du bei beiden Lesarten innerhalb der Angabe.

Diese technischen Vorgaben sind etwas anderes als deine Unterlagenliste. Welche Dokumente du einreichen musst, hängt von den Anforderungen für das Land ab, in dem du deinen Abschluss erworben hast. Hinzu kommen zusätzliche Unterlagen, die deine Hochschule oder dein Studiengang verlangt. Die offiziellen uni-assist-Seiten dazu findest du in der Quellenübersicht dieser Seite.

Zeugnisse vollständig und lesbar scannen

uni-assist verlangt vollständige und gut lesbare Scans deiner offiziellen Dokumente. Offiziell ist ein Zeugnis laut der Seite „Dokumente hochladen“ dann, wenn es Unterschrift und Stempel der ausstellenden Einrichtung gemeinsam trägt, einen Vermerk zur maschinellen Erstellung enthält oder einen Verifizierungscode hat. Eine Unterschrift ohne Stempel reicht für den ersten Weg also nicht aus. Für einzelne Länder und in Einzelfällen können zusätzliche Bedingungen gelten. Genau diese Merkmale machen dein Dokument überprüfbar, deshalb haben sie Vorrang vor jedem eingesparten Byte.

Eine feste Auflösung wie 300 dpi schreibt die Seite nicht vor. Entscheidend ist das Ergebnis: Kleine Schrift, Noten, Stempelränder und Codes müssen in der gespeicherten PDF klar erkennbar sein. Wie du Auflösung und Farbmodus beim Scannen sinnvoll wählst, erklärt Gescannte PDF verkleinern.

• Alle Seiten sind enthalten, auch Rückseiten, sofern darauf etwas steht.
• Kein Rand ist abgeschnitten, und Stempel, Siegel sowie Unterschriften sind vollständig sichtbar.
• Zahlen und kleine Schrift kannst du ohne Raten lesen, wenn du hineinzoomst.
• QR- und Verifizierungscodes sind scharf und vollständig.
• Nichts wurde abgedeckt, retuschiert oder entfernt, nur damit die Datei kleiner wird.

Originalsprache und Übersetzung

Laut der uni-assist-Seite Übersetzungen lädst du Zeugnisse und Notenübersichten in der Originalsprache und zusätzlich als Übersetzung ins Deutsche oder Englische hoch. Dokumente, die offiziell auf Deutsch oder Englisch ausgestellt wurden, brauchen in der Regel keine Übersetzung, für einige Länder gibt es Ausnahmen. Anerkannt werden Übersetzungen von vereidigten oder gerichtlich ermächtigten Übersetzerinnen und Übersetzern oder von dazu berechtigten Stellen der ausstellenden Schule oder Hochschule; gewöhnliche Übersetzungsbüros ohne diese Berechtigung genügen nicht.

Achte darauf, dass Stempel, Vermerke und Verifizierungsmerkmale auf dem Original und auf der Übersetzung vollständig sichtbar bleiben. Die geprüften öffentlichen uni-assist-Seiten legen nicht allgemein fest, ob Original und Übersetzung in eine gemeinsame PDF gehören oder als getrennte Dateien hochgeladen werden. Richte dich nach den aktuellen Anweisungen in My assist und deiner Hochschule.

Datei verkleinern und die Grenze prüfen

Ist ein Scan größer als erlaubt, kannst du ihn mit PDF auf Zielgröße im Browser verkleinern. Die Eingabedatei darf bis zu 50 MiB groß sein. Der Ablauf:

1. Behalte die Originaldatei als eigene Kopie. Das Werkzeug überschreibt sie nicht, erstellt also immer eine neue Datei.
2. Klicke auf „PDF auswählen“ und wähle deinen Scan.
3. Wähle das Verfahren. Das verlustfreie Verfahren optimiert Aufbau und Datenströme der PDF, ohne dass sich die Bildqualität ändert. „Ausgewogen“ und „Kleinere Datei“ kodieren geeignete Bilder neu als JPEG; je stärker die Reduktion, desto eher gehen feine Details verloren, was gerade bei Stempeln und kleiner Schrift auffällt.
4. Stelle als Zielgröße 10 MB ein. Das Werkzeug rechnet dabei mit 10.000.000 Byte und strebt eine Datei an, die diesen Wert nicht überschreitet.
5. Klicke auf „PDF auf Zielgröße verkleinern“ und lade das Ergebnis herunter. Entsteht kein kleineres gültiges Ergebnis, erhältst du eine unveränderte Kopie des Originals.
6. Öffne die gespeicherte Datei und geh jede Seite mit der Liste aus dem vorigen Abschnitt durch.

Ein erreichtes Ziel bedeutet nur, dass die gespeicherte Datei höchstens 10.000.000 Byte groß ist. Ob My assist sie annimmt und ob sie inhaltlich genügt, sagt dieses Ergebnis nicht. Eine Garantie für eine bestimmte Verkleinerung gibt es nicht; wie viel möglich ist, hängt vom Inhalt der PDF ab. Bleibt sie zu groß, findest du die Ursachen in PDF wird nicht kleiner.

Digital signierte oder zertifizierte PDFs sowie verschlüsselte Dateien weist der Kompressor ab. Was du dann tun kannst und warum eine eingescannte Unterschrift keine digitale Signatur ist, erklärt PDF mit Signaturen und Formularen.

Exakte Byte statt gerundeter Anzeige

Eine gerundete Anzeige wie „10 MB“ verrät nicht, ob dezimal oder binär gezählt wurde. Im Upload-Limit-Rechner wählst du deine PDF aus; er liest die exakte Dateigröße in Byte und vergleicht sie mit der Grenze, die du einträgst. Gib 10 MB ein, um gegen 10.000.000 Byte zu prüfen, oder 10 MiB für die binäre Lesart. Der Rechner verändert die Datei nicht und ist nicht mit My assist verbunden.

Zusammenfügen oder aufteilen?

Die geprüften öffentlichen uni-assist-Seiten legen nicht allgemein fest, ob du deine Unterlagen in einer PDF bündelst oder auf mehrere Dateien verteilst. Ob du ein Dokument aufteilst oder Seiten zusammenfasst, richtet sich nach den aktuellen Anweisungen in My assist und deiner Hochschule. Lassen sie das zu, verteilst du mit PDF teilen ein Dokument auf mehrere Dateien; wie groß die einzelnen Teile werden, hängt vom Inhalt ab, weil gemeinsam genutzte Bestandteile in mehreren Teilen landen können. Mit PDF zusammenfügen fasst du Seiten in einer Datei zusammen, die dadurch meist größer wird. Beide Werkzeuge laden gewöhnliche PDFs bis 50 MiB je Datei und höchstens 250 Seiten, beim Zusammenfügen zusätzlich höchstens 100 MiB Eingabe insgesamt; PDFs mit digitaler Signatur, interaktiven Formularen, eingebetteten Anhängen oder Ebenen weisen sie ab. Ist dein Dokument größer oder länger, legst du die Teile besser schon beim Scannen oder im Ausgangsprogramm getrennt an oder nutzt ein anderes geeignetes PDF-Programm und achtest darauf, dass Unterschriften, Stempel und Codes erhalten bleiben. Lass keine geforderte Seite weg, nur damit eine Datei unter die Grenze passt, und prüfe nach jedem Schritt die Größe der gespeicherten Dateien erneut.

In „Meine Dokumente“ hochladen und später aktualisieren

Hochgeladen wird in My assist im Bereich „Meine Dokumente“. Wie du ein Dokument dort genau einordnest, beschreiben die geprüften öffentlichen uni-assist-Seiten nicht im Einzelnen. Folge beim Hochladen den aktuellen Hinweisen in My assist und den Anweisungen deiner Hochschule.

Wichtig für spätere Korrekturen: Eine bereits bearbeitete Datei kannst du laut FAQ nicht mehr löschen. Du kannst aber eine neuere Version hochladen und das Dokument damit aktualisieren. Prüfe deshalb vor jedem Upload, ob die Datei wirklich vollständig ist, statt dich auf einen späteren Austausch zu verlassen.

1. Gleiche mit der Liste deiner Hochschule ab, welches Dokument fehlt oder ersetzt werden soll.
2. Prüfe die neue Datei auf Vollständigkeit, Lesbarkeit und Größe.
3. Gib ihr einen eindeutigen Namen mit Datum, zum Beispiel „Bachelorzeugnis_Uebersetzung_2026-10-13.pdf“, damit du sie von älteren Fassungen unterscheidest.
4. Lade sie in My assist unter „Meine Dokumente“ hoch und folge dabei den aktuellen Hinweisen im Portal.
5. Kontrolliere danach in My assist, welche Datei dort angezeigt wird.

Bewahre Original und frühere Fassungen auf deinem Gerät auf, bis deine Bewerbung abgeschlossen ist. Diese Anleitung hilft dir bei der technischen Vorbereitung der Dateien. Ob deine Unterlagen vollständig sind und ob du zugelassen wirst, entscheiden uni-assist und deine Hochschule. Für Bewerbungen bei Arbeitgebern mit Anschreiben und Lebenslauf gibt es eine eigene Anleitung: Bewerbungs-PDF verkleinern.

Upload scheitert, obwohl die Datei klein genug ist

Format und Größe sind nicht die einzigen möglichen Ursachen. Die uni-assist-FAQ beschreibt etwa die Meldung „Bad Request“ und nennt als mögliche Ursache ein Problem mit Netzwerk oder Firewall. Die Meldung kann also auf ein solches Problem hindeuten, sagt aber nicht, dass deine PDF zu groß ist. Prüfe Format und exakte Größe deshalb einmal und richte dich danach nach der Fehlermeldung, statt die Datei immer weiter zu komprimieren: Jede weitere verlustbehaftete Kompression kann kleine Schrift, Stempel und Codes schwerer lesbar machen, ohne den eigentlichen Fehler zu beheben.

1. Notiere den genauen Wortlaut der Fehlermeldung, Datum und Uhrzeit sowie Dateiname und exakte Größe in Byte.
2. Prüfe einmal, ob die Datei eine echte PDF ist und höchstens 10.000.000 Byte groß ist. Passt beides, ändere nichts weiter an Größe oder Qualität.
3. Schalte keine Sicherheitseinstellungen deines Geräts oder Netzwerks ab. Versuche es stattdessen mit einem anderen vertrauenswürdigen Gerät oder Netzwerk, das du nutzen darfst.
4. Bleibt der Fehler bestehen, wende dich über die auf der uni-assist-Website genannten Kontaktwege an uni-assist und gib deine Notizen an.
5. Prüfe nach jedem neuen Versuch in „Meine Dokumente“, ob und welche Datei angekommen ist.

Speichere jede veränderte Fassung unter einem eigenen Namen mit Datum. So weißt du bei einer Rückfrage genau, welche Datei du hochgeladen hast, und kannst jederzeit zur besser lesbaren Version zurückkehren.