PDF komprimieren mit Signaturen und Formularen: Was darf verändert werden?

Bildunterschrift oder digitale Signatur?

Hinter dem Wort Unterschrift stecken in einer PDF drei verschiedene Dinge. Eine gezeichnete, getippte, eingescannte oder als Bild eingefügte Unterschrift ist zunächst eine sichtbare Markierung. Je nach Programm, mit dem sie entstanden ist, wird sie als Text, als Grafik oder Bild oder als Anmerkung gespeichert. Von außen siehst du das meist nicht. Für die Frage nach einer digitalen Signatur ist es auch nicht entscheidend, denn die Markierung selbst ist keine zertifikatsbasierte Signatur, die dein PDF-Programm überprüfen könnte. Viele Werkzeuge zum Unterschreiben erzeugen solche Markierungen, etwa die Funktion zum Ausfüllen und Unterschreiben, die Adobe beschreibt (Adobe: Dokumente ausfüllen und unterschreiben).

Eine digitale Signatur entsteht dagegen mit einer digitalen ID: einem privaten Signaturschlüssel und einem Zertifikat, mit dem andere die Signatur überprüfen können. Sie ist eine Funktion der Datei, nicht des Seitenbilds. Adobe unterscheidet dabei Genehmigungssignaturen von Zertifizierungen, die festlegen, welche späteren Änderungen erlaubt sind. Eine Zertifizierung kann sichtbar oder völlig unsichtbar sein (Adobe: Überblick über digitale Signaturen).

Der dritte Zustand ist ein leeres Signaturfeld. Es ist ein Formularfeld, das für eine spätere digitale Signatur vorgesehen ist, aber noch keine enthält. Solange darin niemand signiert hat, steckt in diesem Feld nichts, was gültig oder ungültig sein könnte. Das gilt allerdings nur für das Feld selbst: Enthält die Datei an anderer Stelle eine ausgefüllte Signatur oder eine unsichtbare Zertifizierung, ist sie trotzdem signiert und wird von unseren Werkzeugen abgewiesen.

Das Aussehen allein beweist also nichts. Ein Unterschriftsbild kann einer sichtbaren digitalen Signatur zum Verwechseln ähnlich sehen, und eine Zertifizierung kann ganz ohne sichtbares Zeichen in der Datei stecken. Ob eine digitale Signatur vorhanden und gültig ist, zeigt dir dein PDF-Programm: Öffne die Signaturliste und lies den Validierungsstatus, die Zertifikatseigenschaften und gegebenenfalls den Zeitstempel (Adobe: Digitale Signaturen überprüfen).

Eine eingescannte Unterschrift ist damit keine digitale Signatur, auch wenn sie an der richtigen Stelle unter dem Dokument steht. Sie zeigt, wie unterschrieben wurde, belegt aber weder die Identität der Person noch, dass der Inhalt seitdem unverändert ist.

Warum unser Tool signierte Dateien abweist

Eine digitale Signatur bezieht sich auf genau festgelegte Byte-Bereiche der Datei. Beim Komprimieren werden Objekte und Datenströme neu geordnet und neu geschrieben. Dieser Ablauf kann deshalb nicht zusichern, dass die Signatur danach noch zu den Bytes passt, die einmal signiert wurden. Statt eine signierte PDF trotzdem umzuschreiben, untersucht der Kompressor die Dateistruktur vor der Verarbeitung und lehnt die Datei ab, sobald er Signaturmerkmale findet.

Wird deine digitale Signatur nach dem Komprimieren also gültig bleiben? Darauf gibt es hier keine Zusage, und genau deshalb wird eine signierte Datei gar nicht erst komprimiert. Manche Programme erlauben nach dem Signieren bestimmte Änderungen, etwa wenn eine Zertifizierung sie ausdrücklich zulässt. Eine vollständige Neuschreibung der Datei, wie sie beim Komprimieren entsteht, gehört nicht zu dem, was dieser Ablauf absichern kann.

Was zur Ablehnung führt

• eine ausgefüllte Signatur in einem Signaturfeld, auch wenn das Feld seinen Typ von einem übergeordneten Feld erbt
• Signaturobjekte und signierte Byte-Bereiche, auch wenn optionale Kennzeichnungen in der Datei fehlen
• Zertifizierungen und Signaturen für erweiterte Nutzungsrechte, die spätere Änderungen regeln
• verschlüsselte oder passwortgeschützte PDFs
• Dateien, deren Struktur schon beim Einlesen Warnungen auslöst

Die Ablehnung ist keine Aussage darüber, ob deine Signatur gültig, vertrauenswürdig oder rechtlich ausreichend ist. Das Werkzeug prüft weder Zertifikate noch deren Sperrstatus, es erkennt nur, dass die Datei Signaturmerkmale enthält. Deine ausgewählte Datei wird dabei weder verändert noch überschrieben, und eine Option, die Prüfung zu umgehen, gibt es bewusst nicht. Welche weiteren Grenzen gelten und wie die Werkzeuge mit deinen Dateien umgehen, findest du unter Dokumentgrenzen vor Verarbeitung prüfen.

Kurz prüfen, bevor du es erneut versuchst

• Öffne die Originaldatei in deinem PDF-Programm und sieh in der Signaturliste nach, ob dort eine Signatur oder Zertifizierung eingetragen ist.
• Steht dort eine Signatur, ist die Ablehnung erwartbar. Weiter geht es mit einer unsignierten Fassung, wie im letzten Abschnitt beschrieben.
• Ist die Datei verschlüsselt, brauchst du eine ungeschützte Fassung von der Stelle, die sie erstellt hat. Das Tool entsperrt keine Dateien.
• Weißt du, dass das Dokument signiert ist, und das Tool lehnt es trotzdem nicht ab, verarbeite es nicht. XML-Signaturen in XFA-Formularen gehören nicht ausdrücklich zu den geprüften Merkmalen.

Formulare: Kompressor und Seitenwerkzeuge haben verschiedene Grenzen

Ein ausfüllbares Formular besteht aus mehr als dem, was du auf der Seite siehst. Hinter jedem Feld stehen gespeicherte Angaben wie Name, Wert und Darstellung, oft auch Formatregeln, Berechnungen oder Skripte. Klassische PDF-Formulare heißen AcroForm. XFA ist ein weiteres, XML-basiertes Formularformat.

Der Kompressor optimiert Objekte und Datenströme und lässt Seiten und Felder dabei im Dokument. Gewöhnliche Formularfelder, Links und Tags können so erhalten bleiben. Eine verkleinerte Fassung kommt nur infrage, wenn sie eine automatische Strukturprüfung besteht und dieselbe Anzahl an Seiten, Formularfeldern und Links hat wie das Original. Außerdem muss eine Tag-Struktur genau dann vorhanden sein, wenn das Original eine hat.

Die Seitenwerkzeuge arbeiten anders. Zusammenfügen, Teilen, Seiten löschen und Drehen übernehmen Seiten in eine neue PDF-Datei. Der Export als JPG oder PNG berechnet dagegen Bilder aus den Seiten; darin stecken nur Pixel, keine bearbeitbaren Felder oder anderen Dokumentfunktionen. Formularfelder gehören jedoch zum ganzen Dokument und nicht nur zu einer einzelnen Seite. Deshalb lehnen alle diese Werkzeuge vorsichtshalber jede PDF mit interaktiven Formularfeldern oder XFA ab, auch wenn das einzige Feld ein leeres Signaturfeld ist.

Darum kann dasselbe Formular im Kompressor angenommen und beim Teilen abgelehnt werden. Die Werkzeuge erledigen verschiedene Aufgaben und haben deshalb verschiedene Regeln. Das Gleiche gilt für eine PDF mit leerem Signaturfeld: Zum Verkleinern kann sie infrage kommen, wenn sonst nichts dagegen spricht, für Seitenarbeiten wie Teilen oder Zusammenfügen nicht.

Der automatische Vergleich im Kompressor zählt Felder und Links, er führt sie nicht aus. Gleiche Anzahlen bedeuten nicht, dass Berechnungen, Formatregeln, Feldaktionen, Skripte oder Linkziele unverändert funktionieren. Für XFA-Formulare und Skripte gibt es keine eigene Funktionsprüfung. Was du nach dem Speichern selbst kontrollierst, steht im nächsten Abschnitt.

Die Vorschau kann deine Datei übrigens schon anzeigen, bevor ein Werkzeug sie ablehnt. Eine erfolgreiche Vorschau bedeutet also nicht, dass der gewählte Vorgang die Datei annimmt.

Flach machen ist keine unsichtbare Erhaltung

Beim Flachmachen, oft auch Reduzieren oder Flatten genannt, wird das sichtbare Erscheinungsbild von Feldern und Anmerkungen in den Seiteninhalt übernommen (QPDF-Dokumentation). Die Felder lassen sich danach nicht mehr bearbeiten: Eine Seite, die nur noch ausgefüllt aussieht, ist kein interaktives Formular mehr. Ob sie danach genauso aussieht wie vorher, hängt vom Programm, seinen Einstellungen und vom Formular ab, deshalb prüfst du das in der gespeicherten Datei. Unsere Werkzeuge machen Felder nicht automatisch flach. Manche Abläufe verbinden das Flachmachen mit dem Komprimieren. Dann ist es ein zusätzlicher Umbau, der die Funktion der Datei bewusst ändert, und keine unsichtbare Begleiterscheinung des Verkleinerns.

Aussehen reicht für Funktionsprüfung nicht

Eine Seitenvorschau zeichnet, wie eine Seite aussieht. Sie zeigt nicht, ob Felder noch rechnen, ob ein Link sein Ziel kennt, ob die Lesereihenfolge für Screenreader stimmt oder ob eine Signatur gültig ist. Auch die automatische Strukturprüfung hat Grenzen: Sie untersucht Syntax und Aufbau der Datei, sichert laut ihrer Dokumentation aber nicht zu, dass alle Inhalte vollständig der PDF-Spezifikation entsprechen (QPDF-Dokumentation). Vorhandene Tags belegen außerdem noch keine sinnvolle Lesereihenfolge.

Beweist die Vorschau dann PDF/A- oder PDF/UA-Konformität? Nein. Weder die Vorschau noch der automatische Vergleich bestätigt, dass eine Datei einen Archiv- oder Barrierefreiheitsstandard erfüllt. Wird Konformität verlangt, prüfst du die gespeicherte Datei mit einem eigens dafür vorgesehenen Validator.

So prüfst du die gespeicherte Kopie

1. Speichere das Ergebnis als neue Datei und behalte das Original.
2. Öffne die gespeicherte Datei in dem Programm, mit dem du oder dein Empfänger sie weiterverwendet, und nicht nur in der Vorschau dieser Website.
3. Blättere durch alle Seiten, die du brauchst, und vergleiche kritische Stellen mit dem Original.
4. Hatte das Original durchsuchbaren Text, suche in der Kopie nach einem Wort, das sicher darin vorkommt, und kopiere eine kurze Passage. Bei einem reinen Bildscan fügt das Verkleinern keinen durchsuchbaren Text hinzu.
5. Ändere bei Formularen ein Testfeld, speichere eine separate Kopie, öffne sie erneut und löse die Berechnungen oder Aktionen aus, auf die es ankommt.
6. Klicke wichtige Links an und prüfe, ob sie zum richtigen Ziel führen.
7. Wenn PDF/A oder PDF/UA verlangt ist, prüfe die Datei mit einem passenden Validator.

Wie du Bildqualität und Dokumentfunktionen nach dem Verkleinern systematisch gegenüberstellst, zeigt der Ratgeber Darstellung und Funktionen vergleichen.

Geeignete Originalkopie und autorisierten Ablauf nutzen

Eine typische Lage: Ein Portal nimmt nur Dateien bis zu einer bestimmten Größe an, deine PDF ist aber bereits digital signiert. Als PDF drucken, Screenshots erstellen oder Seiten in Bilder umwandeln wirken dann wie Auswege. Sie erzeugen aber eine neue Datei, in der die Unterschrift höchstens noch als Bild zu sehen ist. Die digitale Signatur des Originals gehört nicht zu dieser neuen Datei, auch wenn die Tinte noch sichtbar ist.

Adobe verweist für nötige Änderungen auf eine unsignierte Originalfassung oder die Ausgangsdatei von der Person oder Stelle, die das Dokument erstellt hat, und empfiehlt, vor dem Signieren eine unsignierte Sicherung aufzubewahren (Adobe: Einschränkungen signierter PDFs). Daraus ergibt sich eine sinnvolle Reihenfolge: erst die Größe vorbereiten, dann signieren.

1. Bewahre die signierte Datei unverändert auf. Sie bleibt der Nachweis dessen, was signiert wurde.
2. Bitte die Person oder Stelle, die das Dokument erstellt oder signiert hat, um eine unsignierte Fassung oder die Ausgangsdatei.
3. Verkleinere diese Fassung und prüfe die gespeicherte Kopie wie oben beschrieben. Direkt im Browser geht das hier: Unterstützte unsignierte PDF komprimieren.
4. Behalte die verkleinerte, noch unsignierte Fassung als Sicherung.
5. Lass die verkleinerte Fassung über den vorgesehenen Signaturablauf signieren und prüfe danach den Validierungsstatus in der Signaturliste.

Diese Reihenfolge ist ein praktischer Weg, keine Rechtsberatung und keine Zusage über die Gültigkeit. Ob die neu signierte Datei die Anforderungen deines Empfängers erfüllt, entscheiden der Signaturablauf und der Empfänger.

Gibt es keine unsignierte Fassung, frag beim Empfänger nach einem anderen Übermittlungsweg. Ob deine Dateien die genannten Grenzen tatsächlich überschreiten, kannst du vorher mit Upload-Limits prüfen nachrechnen. Ob bei einer E-Mail ein Link statt eines Anhangs passt, erklärt der Ratgeber PDF für E-Mail verkleinern.