Mengompres PDF dengan tanda tangan dan formulir: Apa yang boleh diubah?

Gambar tanda tangan atau tanda tangan digital?

Istilah tanda tangan dalam PDF dapat merujuk pada tiga hal berbeda. Tanda tangan yang digambar, diketik, dipindai, atau disisipkan sebagai gambar pada dasarnya adalah penanda visual. Bergantung pada program yang digunakan untuk membuatnya, tanda tangan tersebut disimpan sebagai teks, grafik atau gambar, atau anotasi. Biasanya kamu tidak bisa mengetahuinya hanya dari tampilannya. Hal itu juga bukan penentu ada tidaknya tanda tangan digital, karena penanda itu sendiri bukan tanda tangan berbasis sertifikat yang bisa diperiksa oleh program PDF kamu. Banyak alat penandatanganan menghasilkan penanda seperti ini, misalnya fungsi untuk mengisi dan menandatangani yang dijelaskan Adobe (Adobe: Mengisi dan menandatangani dokumen).

Sebaliknya, tanda tangan digital dibuat menggunakan ID digital: kunci penandatanganan privat dan sertifikat yang memungkinkan orang lain memverifikasi tanda tangan tersebut. Tanda tangan digital merupakan fitur berkas, bukan gambar halaman. Adobe membedakan tanda tangan persetujuan dan sertifikasi, yang menentukan perubahan apa saja yang diizinkan setelahnya. Sertifikasi dapat terlihat atau sama sekali tidak terlihat (Adobe: Gambaran umum tanda tangan digital).

Keadaan ketiga adalah kolom tanda tangan kosong. Ini merupakan kolom formulir yang disiapkan untuk tanda tangan digital di kemudian hari, tetapi belum memuat tanda tangan. Selama belum ada yang menandatangani kolom tersebut, tidak ada apa pun di dalamnya yang bisa dinyatakan valid atau tidak valid. Namun, hal ini hanya berlaku untuk kolom itu sendiri: Jika berkas memuat tanda tangan yang sudah diisi atau sertifikasi yang tidak terlihat di bagian lain, berkas tersebut tetap dianggap sudah ditandatangani dan akan ditolak oleh alat kami.

Jadi, tampilan saja tidak membuktikan apa pun. Gambar tanda tangan bisa tampak sangat mirip dengan tanda tangan digital yang terlihat, dan sertifikasi bisa tersimpan dalam berkas tanpa penanda yang terlihat sama sekali. Program PDF kamu menunjukkan apakah terdapat tanda tangan digital dan apakah tanda tangan tersebut valid: Buka daftar tanda tangan dan baca status validasi, properti sertifikat, serta stempel waktu jika ada (Adobe: Memverifikasi tanda tangan digital).

Dengan demikian, tanda tangan hasil pemindaian bukan tanda tangan digital, meskipun terletak di tempat yang tepat di bawah dokumen. Gambar tersebut menunjukkan bentuk tanda tangannya, tetapi tidak membuktikan identitas orang yang menandatangani maupun bahwa konten tidak berubah sejak ditandatangani.

Mengapa alat kami menolak berkas yang sudah ditandatangani

Tanda tangan digital mengacu pada rentang bita tertentu yang ditetapkan secara tepat dalam berkas. Saat kompresi, objek dan aliran data disusun ulang dan ditulis ulang. Karena itu, proses ini tidak dapat menjamin bahwa tanda tangan setelahnya masih sesuai dengan bita yang sebelumnya ditandatangani. Alih-alih tetap menulis ulang PDF yang sudah ditandatangani, alat kompresi memeriksa struktur berkas sebelum pemrosesan dan menolak berkas begitu menemukan ciri tanda tangan.

Jadi, apakah tanda tangan digital kamu akan tetap valid setelah kompresi? Tidak ada jaminan untuk itu di sini, dan justru karena itulah berkas yang sudah ditandatangani tidak dikompres sejak awal. Beberapa program mengizinkan perubahan tertentu setelah penandatanganan, misalnya jika sertifikasi secara tegas mengizinkannya. Penulisan ulang seluruh berkas, seperti yang terjadi saat kompresi, tidak termasuk hal yang dapat dijamin oleh proses ini.

Hal yang menyebabkan penolakan

• tanda tangan yang sudah diisi dalam kolom tanda tangan, termasuk jika kolom tersebut mewarisi jenisnya dari kolom induk
• objek tanda tangan dan rentang bita yang ditandatangani, termasuk jika penanda opsional dalam berkas tidak ada
• sertifikasi dan tanda tangan untuk hak penggunaan tambahan yang mengatur perubahan berikutnya
• PDF terenkripsi atau dilindungi kata sandi
• berkas yang strukturnya sudah memicu peringatan saat dibaca

Penolakan tidak menyatakan apakah tanda tangan kamu valid, tepercaya, atau memadai secara hukum. Alat ini tidak memeriksa sertifikat maupun status pencabutannya; alat hanya mendeteksi bahwa berkas memuat ciri tanda tangan. Berkas yang kamu pilih tidak diubah maupun ditimpa, dan opsi untuk melewati pemeriksaan ini sengaja tidak disediakan. Batasan lain yang berlaku dan cara alat menangani berkas kamu dijelaskan di Periksa batasan dokumen sebelum pemrosesan.

Periksa sebentar sebelum mencoba lagi

• Buka berkas asli di program PDF kamu dan periksa daftar tanda tangan untuk melihat apakah ada tanda tangan atau sertifikasi yang tercantum.
• Jika ada tanda tangan yang tercantum, penolakan memang dapat diperkirakan. Kamu bisa melanjutkan dengan versi yang belum ditandatangani, seperti dijelaskan di bagian terakhir.
• Jika berkas terenkripsi, kamu memerlukan versi tanpa perlindungan dari pihak yang membuatnya. Alat ini tidak membuka kunci berkas.
• Jika kamu tahu bahwa dokumen sudah ditandatangani tetapi alat tetap tidak menolaknya, jangan proses dokumen tersebut. Tanda tangan XML dalam formulir XFA tidak secara khusus termasuk dalam ciri yang diperiksa.

Formulir: Alat kompresi dan alat pengelolaan halaman memiliki batasan berbeda

Formulir yang dapat diisi terdiri dari lebih dari sekadar apa yang kamu lihat di halaman. Di balik setiap kolom terdapat informasi tersimpan seperti nama, nilai, dan tampilan, sering kali juga aturan format, perhitungan, atau skrip. Formulir PDF klasik disebut AcroForm. XFA adalah format formulir lain yang berbasis XML.

Alat kompresi mengoptimalkan objek dan aliran data sambil mempertahankan halaman dan kolom di dalam dokumen. Dengan cara ini, kolom formulir biasa, tautan, dan tag dapat dipertahankan. Versi yang diperkecil hanya dapat digunakan jika lolos pemeriksaan struktur otomatis dan memiliki jumlah halaman, kolom formulir, serta tautan yang sama dengan berkas asli. Selain itu, struktur tag harus ada jika dan hanya jika berkas asli memilikinya.

Alat pengelolaan halaman bekerja dengan cara berbeda. Penggabungan, pemisahan, penghapusan halaman, dan pemutaran memindahkan halaman ke berkas PDF baru. Sebaliknya, ekspor ke JPG atau PNG merender halaman menjadi gambar; hasilnya hanya berisi piksel, tanpa kolom yang dapat diedit atau fungsi dokumen lainnya. Namun, kolom formulir merupakan bagian dari seluruh dokumen, bukan hanya satu halaman. Karena itu, sebagai langkah pencegahan, semua alat ini menolak setiap PDF yang memiliki kolom formulir interaktif atau XFA, meskipun satu-satunya kolom yang ada adalah kolom tanda tangan kosong.

Itulah sebabnya formulir yang sama dapat diterima oleh alat kompresi tetapi ditolak saat dipisahkan. Alat-alat tersebut menjalankan tugas berbeda sehingga memiliki aturan berbeda. Hal yang sama berlaku untuk PDF dengan kolom tanda tangan kosong: Berkas tersebut dapat memenuhi syarat untuk diperkecil jika tidak ada hambatan lain, tetapi tidak untuk pengelolaan halaman seperti pemisahan atau penggabungan.

Perbandingan otomatis pada alat kompresi menghitung kolom dan tautan, bukan menjalankannya. Jumlah yang sama tidak berarti perhitungan, aturan format, tindakan kolom, skrip, atau tujuan tautan tetap berfungsi tanpa perubahan. Tidak ada pemeriksaan fungsi khusus untuk formulir XFA dan skrip. Bagian berikutnya menjelaskan hal yang perlu kamu periksa sendiri setelah menyimpan.

Pratinjau juga mungkin sudah menampilkan berkas kamu sebelum alat menolaknya. Jadi, pratinjau yang berhasil tidak berarti operasi yang dipilih akan menerima berkas tersebut.

Meratakan bukan berarti mempertahankan fungsi tanpa perubahan yang terlihat

Saat perataan, yang juga sering disebut reduksi atau flattening, tampilan visual kolom dan anotasi dimasukkan ke dalam konten halaman (Dokumentasi QPDF). Setelah itu, kolom tidak dapat diedit lagi: Halaman yang hanya tampak sudah diisi bukan lagi formulir interaktif. Apakah tampilannya tetap sama setelahnya bergantung pada program, pengaturannya, dan formulir tersebut, sehingga kamu perlu memeriksanya pada berkas yang disimpan. Alat kami tidak meratakan kolom secara otomatis. Beberapa alur kerja menggabungkan perataan dengan kompresi. Dalam kasus itu, perataan merupakan perubahan tambahan yang sengaja mengubah fungsi berkas, bukan efek samping tak terlihat dari pengurangan ukuran.

Tampilan saja tidak cukup untuk memeriksa fungsi

Pratinjau halaman menggambarkan tampilan suatu halaman. Pratinjau tidak menunjukkan apakah kolom masih melakukan perhitungan, apakah tautan memiliki tujuan, apakah urutan baca untuk pembaca layar sudah benar, atau apakah tanda tangan valid. Pemeriksaan struktur otomatis juga memiliki batasan: Pemeriksaan ini meneliti sintaks dan susunan berkas, tetapi menurut dokumentasinya tidak menjamin bahwa semua konten sepenuhnya sesuai dengan spesifikasi PDF (Dokumentasi QPDF). Keberadaan tag juga belum membuktikan bahwa urutan bacanya masuk akal.

Lalu, apakah pratinjau membuktikan kepatuhan terhadap PDF/A atau PDF/UA? Tidak. Baik pratinjau maupun perbandingan otomatis tidak mengonfirmasi bahwa berkas memenuhi standar pengarsipan atau aksesibilitas. Jika kepatuhan diwajibkan, periksa berkas yang disimpan menggunakan validator khusus untuk tujuan tersebut.

Cara memeriksa salinan yang disimpan

1. Simpan hasil sebagai berkas baru dan pertahankan berkas asli.
2. Buka berkas yang disimpan menggunakan program yang akan kamu atau penerima gunakan untuk mengolahnya lebih lanjut, bukan hanya melalui pratinjau di situs ini.
3. Telusuri semua halaman yang kamu perlukan dan bandingkan bagian penting dengan berkas asli.
4. Jika berkas asli memiliki teks yang dapat dicari, cari kata yang pasti ada dalam salinan dan salin bagian teks yang singkat. Pada hasil pemindaian yang hanya berupa gambar, pengurangan ukuran tidak menambahkan teks yang dapat dicari.
5. Untuk formulir, ubah satu kolom untuk pengujian, simpan salinan terpisah, buka kembali, lalu jalankan perhitungan atau tindakan yang penting.
6. Klik tautan penting dan periksa apakah tautan tersebut menuju tujuan yang benar.
7. Jika PDF/A atau PDF/UA diwajibkan, periksa berkas menggunakan validator yang sesuai.

Panduan Membandingkan tampilan dan fungsi menunjukkan cara membandingkan kualitas gambar dan fungsi dokumen secara sistematis setelah ukurannya diperkecil.

Gunakan salinan asli yang sesuai dan alur yang diizinkan

Situasi yang umum: Sebuah portal hanya menerima berkas hingga ukuran tertentu, tetapi PDF kamu sudah ditandatangani secara digital. Mencetak sebagai PDF, membuat tangkapan layar, atau mengubah halaman menjadi gambar mungkin tampak sebagai jalan keluar. Namun, cara-cara tersebut menghasilkan berkas baru yang paling jauh hanya menampilkan tanda tangan sebagai gambar. Tanda tangan digital dari berkas asli tidak menjadi bagian dari berkas baru ini, meskipun goresan tintanya masih terlihat.

Untuk perubahan yang diperlukan, Adobe menyarankan penggunaan versi asli yang belum ditandatangani atau berkas sumber dari orang atau pihak yang membuat dokumen, serta menyarankan agar cadangan yang belum ditandatangani disimpan sebelum penandatanganan (Adobe: Batasan PDF yang sudah ditandatangani). Dari sini diperoleh urutan yang masuk akal: siapkan ukurannya dahulu, lalu tandatangani.

1. Simpan berkas yang sudah ditandatangani tanpa perubahan. Berkas tersebut tetap menjadi bukti tentang apa yang telah ditandatangani.
2. Mintalah versi yang belum ditandatangani atau berkas sumber kepada orang atau pihak yang membuat atau menandatangani dokumen.
3. Perkecil ukuran versi ini dan periksa salinan yang disimpan seperti dijelaskan di atas. Kamu dapat melakukannya langsung di browser di sini: Kompres PDF yang didukung dan belum ditandatangani.
4. Simpan versi yang sudah diperkecil dan masih belum ditandatangani sebagai cadangan.
5. Minta agar versi yang diperkecil ditandatangani melalui alur penandatanganan yang ditentukan, lalu periksa status validasinya di daftar tanda tangan.

Urutan ini merupakan cara praktis, bukan nasihat hukum dan bukan jaminan validitas. Apakah berkas yang baru ditandatangani memenuhi persyaratan penerima ditentukan oleh alur penandatanganan dan penerima.

Jika tidak tersedia versi yang belum ditandatangani, tanyakan kepada penerima tentang cara pengiriman lain. Sebelumnya, kamu dapat menghitung apakah berkas kamu benar-benar melampaui batas yang disebutkan menggunakan Periksa batas unggahan. Panduan Memperkecil PDF untuk email menjelaskan apakah tautan cocok digunakan sebagai pengganti lampiran email.