Comprimere PDF con firme e moduli: cosa si può modificare?

Firma come immagine o firma digitale?

In un PDF, la parola firma può indicare tre cose diverse. Una firma disegnata, digitata, scansionata o inserita come immagine è innanzitutto un segno visibile. A seconda del programma con cui è stata creata, viene salvata come testo, elemento grafico, immagine o annotazione. Di solito non puoi capirlo dal solo aspetto. Per stabilire se si tratta di una firma digitale, però, questo non è determinante: il segno in sé non è una firma basata su certificato che il tuo programma PDF possa verificare. Molti strumenti per firmare generano segni di questo tipo, come la funzione per compilare e firmare descritta da Adobe (Adobe: compilare e firmare documenti).

Una firma digitale, invece, viene creata con un ID digitale: una chiave privata di firma e un certificato che consente ad altri di verificare la firma. È una funzionalità del file, non dell'immagine della pagina. Adobe distingue le firme di approvazione dalle certificazioni, che stabiliscono quali modifiche successive sono consentite. Una certificazione può essere visibile o del tutto invisibile (Adobe: panoramica sulle firme digitali).

Il terzo caso è un campo firma vuoto. Si tratta di un campo modulo destinato a una futura firma digitale, che però non ne contiene ancora una. Finché nessuno vi ha apposto una firma, in quel campo non c'è nulla che possa essere valido o non valido. Questo vale tuttavia soltanto per il campo stesso: se altrove nel file è presente una firma già apposta o una certificazione invisibile, il documento è comunque firmato e viene rifiutato dai nostri strumenti.

L'aspetto da solo, quindi, non dimostra nulla. Un'immagine della firma può sembrare identica a una firma digitale visibile, mentre una certificazione può essere presente nel file senza alcun segno visibile. È il tuo programma PDF a indicarti se è presente una firma digitale e se è valida: apri l'elenco delle firme e leggi lo stato di convalida, le proprietà del certificato e, se presente, la marca temporale (Adobe: verificare le firme digitali).

Una firma scansionata, dunque, non è una firma digitale, anche se si trova nel punto giusto sotto il documento. Mostra come è stata apposta la firma, ma non dimostra né l'identità della persona né che il contenuto sia rimasto invariato da allora.

Perché il nostro strumento rifiuta i file firmati

Una firma digitale si riferisce a intervalli di byte del file definiti con precisione. Durante la compressione, gli oggetti e i flussi di dati vengono riordinati e riscritti. Questo processo non può quindi garantire che, dopo l'elaborazione, la firma corrisponda ancora ai byte originariamente firmati. Anziché riscrivere comunque un PDF firmato, il compressore esamina la struttura del file prima di elaborarlo e lo rifiuta non appena rileva elementi di firma.

La tua firma digitale resterà quindi valida dopo la compressione? Qui non viene fornita alcuna garanzia in merito, ed è proprio per questo che un file firmato non viene nemmeno compresso. Alcuni programmi consentono determinate modifiche dopo la firma, ad esempio quando una certificazione le autorizza espressamente. La riscrittura completa del file, come avviene durante la compressione, non rientra tra le operazioni per cui questo processo può offrire garanzie.

Cosa determina il rifiuto

• una firma apposta in un campo firma, anche se il campo eredita il proprio tipo da un campo superiore
• oggetti di firma e intervalli di byte firmati, anche quando nel file mancano gli indicatori facoltativi
• certificazioni e firme per diritti di utilizzo estesi che regolano le modifiche successive
• PDF crittografati o protetti da password
• file la cui struttura genera avvisi già durante la lettura

Il rifiuto non indica se la tua firma sia valida, attendibile o sufficiente dal punto di vista legale. Lo strumento non verifica né i certificati né il loro stato di revoca: rileva soltanto che il file contiene elementi di firma. Il file selezionato non viene modificato né sovrascritto e, per scelta, non esiste un'opzione per aggirare il controllo. Per conoscere gli altri limiti e sapere come gli strumenti gestiscono i tuoi file, consulta Verificare i limiti dei documenti prima dell'elaborazione.

Un rapido controllo prima di riprovare

• Apri il file originale nel tuo programma PDF e controlla nell'elenco delle firme se è presente una firma o una certificazione.
• Se compare una firma, il rifiuto è previsto. Per procedere serve una versione non firmata, come descritto nell'ultima sezione.
• Se il file è crittografato, ti serve una versione non protetta fornita da chi lo ha creato. Lo strumento non sblocca i file.
• Se sai che il documento è firmato e lo strumento non lo rifiuta, non elaborarlo. Le firme XML nei moduli XFA non rientrano espressamente tra gli elementi controllati.

Moduli: il compressore e gli strumenti per le pagine hanno limiti diversi

Un modulo compilabile comprende più di ciò che vedi sulla pagina. Ogni campo contiene informazioni salvate, come nome, valore e aspetto, e spesso anche regole di formattazione, calcoli o script. I moduli PDF tradizionali si chiamano AcroForm. XFA è un altro formato per moduli, basato su XML.

Il compressore ottimizza gli oggetti e i flussi di dati, mantenendo nel documento le pagine e i campi. In questo modo, i normali campi modulo, i link e i tag possono essere conservati. Una versione ridotta viene presa in considerazione soltanto se supera un controllo automatico della struttura e ha lo stesso numero di pagine, campi modulo e link dell'originale. Inoltre, una struttura di tag deve essere presente se e solo se è presente nell'originale.

Gli strumenti per le pagine funzionano diversamente. Le funzioni per unire, dividere, eliminare pagine e ruotare trasferiscono le pagine in un nuovo file PDF. L'esportazione in JPG o PNG, invece, genera immagini a partire dalle pagine: queste contengono soltanto pixel, senza campi modificabili o altre funzionalità del documento. I campi modulo, però, appartengono all'intero documento e non soltanto a una singola pagina. Per precauzione, quindi, tutti questi strumenti rifiutano qualsiasi PDF con campi modulo interattivi o XFA, anche se l'unico campo è un campo firma vuoto.

Per questo lo stesso modulo può essere accettato dal compressore e rifiutato durante la divisione. Gli strumenti svolgono compiti diversi e hanno quindi regole diverse. Lo stesso vale per un PDF con un campo firma vuoto: può essere idoneo alla riduzione delle dimensioni, se non ci sono altri impedimenti, ma non alle operazioni sulle pagine, come la divisione o l'unione.

Il confronto automatico del compressore conta campi e link, ma non li esegue. Un numero identico non significa che calcoli, regole di formattazione, azioni dei campi, script o destinazioni dei link continuino a funzionare senza modifiche. Per i moduli XFA e gli script non è previsto un controllo funzionale specifico. La prossima sezione spiega cosa verificare personalmente dopo il salvataggio.

L'anteprima, tra l'altro, può già mostrare il file prima che uno strumento lo rifiuti. Un'anteprima riuscita non significa quindi che l'operazione scelta accetti il file.

Appiattire non significa preservare le funzionalità, anche se l'aspetto non cambia

Durante l'appiattimento, spesso chiamato anche riduzione o flatten, l'aspetto visibile dei campi e delle annotazioni viene incorporato nel contenuto delle pagine (Documentazione QPDF). I campi non sono più modificabili: una pagina che ha soltanto l'aspetto di un modulo compilato non è più un modulo interattivo. Che mantenga lo stesso aspetto di prima dipende dal programma, dalle sue impostazioni e dal modulo; per questo devi verificarlo nel file salvato. I nostri strumenti non appiattiscono automaticamente i campi. Alcuni processi abbinano l'appiattimento alla compressione. In quel caso si tratta di un'ulteriore trasformazione che modifica intenzionalmente le funzionalità del file, e non di un effetto collaterale invisibile della riduzione delle dimensioni.

L'aspetto non basta per verificare il funzionamento

L'anteprima di una pagina ne riproduce l'aspetto. Non mostra se i campi eseguono ancora i calcoli, se un link conserva la propria destinazione, se l'ordine di lettura per gli screen reader è corretto o se una firma è valida. Anche il controllo automatico della struttura ha dei limiti: esamina la sintassi e la struttura del file, ma, secondo la sua documentazione, non garantisce che tutti i contenuti rispettino integralmente le specifiche PDF (Documentazione QPDF). La presenza di tag, inoltre, non dimostra di per sé che l'ordine di lettura sia sensato.

L'anteprima dimostra quindi la conformità a PDF/A o PDF/UA? No. Né l'anteprima né il confronto automatico confermano che un file soddisfi uno standard di archiviazione o accessibilità. Se la conformità è richiesta, verifica il file salvato con un validatore appositamente previsto.

Come verificare la copia salvata

1. Salva il risultato come nuovo file e conserva l'originale.
2. Apri il file salvato nel programma con cui tu o il destinatario continuerete a usarlo, e non soltanto nell'anteprima di questo sito.
3. Scorri tutte le pagine che ti servono e confronta i punti critici con l'originale.
4. Se l'originale aveva testo ricercabile, cerca nella copia una parola che sai essere presente e copia un breve passaggio. Nel caso di una scansione costituita soltanto da immagini, la riduzione delle dimensioni non aggiunge testo ricercabile.
5. Nei moduli, modifica un campo di prova, salva una copia separata, riaprila e attiva i calcoli o le azioni che ti interessano.
6. Fai clic sui link importanti e verifica che portino alla destinazione corretta.
7. Se è richiesta la conformità a PDF/A o PDF/UA, verifica il file con un validatore adatto.

La guida Confrontare aspetto e funzionalità mostra come confrontare sistematicamente la qualità delle immagini e le funzionalità del documento dopo la riduzione delle dimensioni.

Usare una copia originale adatta e una procedura autorizzata

Una situazione tipica: un portale accetta soltanto file fino a una certa dimensione, ma il tuo PDF è già firmato digitalmente. Stampare in PDF, creare screenshot o convertire le pagine in immagini può sembrare una soluzione. Queste operazioni, però, creano un nuovo file in cui la firma è visibile, al massimo, come immagine. La firma digitale dell'originale non fa parte di questo nuovo file, anche se l'inchiostro è ancora visibile.

Per le modifiche necessarie, Adobe rimanda a una versione originale non firmata o al file sorgente fornito dalla persona o dall'ente che ha creato il documento, e consiglia di conservare una copia di sicurezza non firmata prima di firmare (Adobe: limitazioni dei PDF firmati). Ne deriva una sequenza ragionevole: prima intervenire sulle dimensioni del file, poi firmare.

1. Conserva il file firmato senza modificarlo. Rimane la prova di ciò che è stato firmato.
2. Chiedi alla persona o all'ente che ha creato o firmato il documento una versione non firmata o il file sorgente.
3. Riduci le dimensioni di questa versione e verifica la copia salvata come descritto sopra. Puoi farlo direttamente nel browser qui: Comprimi un PDF non firmato supportato.
4. Conserva come copia di sicurezza la versione ridotta, ancora non firmata.
5. Fai firmare la versione ridotta tramite la procedura di firma prevista e verifica poi lo stato di convalida nell'elenco delle firme.

Questa sequenza è un percorso pratico, non una consulenza legale né una garanzia di validità. Sono la procedura di firma e il destinatario a determinare se il file nuovamente firmato soddisfa i requisiti del destinatario.

Se non esiste una versione non firmata, chiedi al destinatario un altro canale di trasmissione. Puoi calcolare in anticipo se i tuoi file superano effettivamente i limiti indicati con Verifica i limiti di caricamento. La guida Ridurre le dimensioni di un PDF per l'e-mail spiega quando può essere opportuno inviare un link anziché un allegato.