Mampatkan PDF dengan tandatangan dan borang: Apakah yang boleh diubah?

Tandatangan berbentuk imej atau tandatangan digital?

Dalam PDF, perkataan tandatangan boleh merujuk kepada tiga perkara berbeza. Tandatangan yang dilukis, ditaip, diimbas atau dimasukkan sebagai imej pada asasnya ialah tanda yang kelihatan. Bergantung pada program yang digunakan untuk menghasilkannya, tanda itu disimpan sebagai teks, grafik atau imej, atau anotasi. Biasanya anda tidak dapat mengetahuinya hanya dengan melihatnya. Perkara ini juga bukan penentu sama ada terdapat tandatangan digital, kerana tanda itu sendiri bukan tandatangan berasaskan sijil yang boleh disahkan oleh program PDF anda. Banyak alat menandatangani menghasilkan tanda seperti ini, contohnya fungsi mengisi dan menandatangani yang diterangkan oleh Adobe (Adobe: Mengisi dan menandatangani dokumen).

Sebaliknya, tandatangan digital dihasilkan menggunakan ID digital: kunci tandatangan peribadi dan sijil yang membolehkan orang lain mengesahkan tandatangan itu. Ia merupakan fungsi fail, bukan imej halaman. Adobe membezakan tandatangan kelulusan daripada pensijilan yang menetapkan perubahan yang dibenarkan selepas itu. Pensijilan boleh kelihatan atau langsung tidak kelihatan (Adobe: Gambaran keseluruhan tandatangan digital).

Keadaan ketiga ialah medan tandatangan kosong. Ini ialah medan borang yang disediakan untuk tandatangan digital pada masa hadapan, tetapi belum mengandunginya. Selagi belum ada sesiapa menandatangani di dalamnya, medan ini tidak mengandungi apa-apa yang boleh menjadi sah atau tidak sah. Namun, hal ini hanya terpakai pada medan itu sendiri: Jika fail mengandungi tandatangan yang telah diisi atau pensijilan tidak kelihatan di tempat lain, fail itu tetap dianggap telah ditandatangani dan akan ditolak oleh alat kami.

Oleh itu, rupa sahaja tidak membuktikan apa-apa. Imej tandatangan boleh kelihatan begitu serupa dengan tandatangan digital yang kelihatan sehingga sukar dibezakan, dan pensijilan boleh wujud dalam fail tanpa sebarang tanda yang kelihatan. Program PDF anda menunjukkan sama ada tandatangan digital wujud dan sah: Buka senarai tandatangan dan baca status pengesahan, sifat sijil serta cap masa jika ada (Adobe: Mengesahkan tandatangan digital).

Maka, tandatangan yang diimbas bukan tandatangan digital, walaupun ia berada di tempat yang betul di bahagian bawah dokumen. Ia menunjukkan rupa tandatangan yang dibuat, tetapi tidak membuktikan identiti orang tersebut ataupun bahawa kandungan tidak berubah sejak ditandatangani.

Sebab alat kami menolak fail yang ditandatangani

Tandatangan digital merujuk kepada julat bait fail yang ditetapkan dengan tepat. Semasa pemampatan, objek dan aliran data disusun semula dan ditulis semula. Oleh itu, proses ini tidak dapat menjamin bahawa tandatangan masih sepadan dengan bait yang asalnya ditandatangani. Daripada terus menulis semula PDF yang ditandatangani, pemampat memeriksa struktur fail sebelum pemprosesan dan menolak fail sebaik sahaja ciri tandatangan ditemui.

Jadi, adakah tandatangan digital anda akan kekal sah selepas pemampatan? Tiada jaminan diberikan di sini, dan itulah sebabnya fail yang ditandatangani tidak dimampatkan langsung. Sesetengah program membenarkan perubahan tertentu selepas dokumen ditandatangani, contohnya apabila pensijilan membenarkannya secara jelas. Penulisan semula keseluruhan fail, seperti yang berlaku semasa pemampatan, bukan sesuatu yang boleh dijamin oleh proses ini.

Perkara yang menyebabkan penolakan

• tandatangan yang telah diisi dalam medan tandatangan, walaupun medan itu mewarisi jenisnya daripada medan induk
• objek tandatangan dan julat bait yang ditandatangani, walaupun penanda pilihan tiada dalam fail
• pensijilan dan tandatangan untuk hak penggunaan lanjutan yang mengawal perubahan selepas itu
• PDF yang disulitkan atau dilindungi kata laluan
• fail yang strukturnya sudah mencetuskan amaran semasa dibaca

Penolakan ini tidak menyatakan sama ada tandatangan anda sah, boleh dipercayai atau mencukupi dari segi undang-undang. Alat ini tidak memeriksa sijil ataupun status pembatalannya; ia hanya mengesan bahawa fail mengandungi ciri tandatangan. Fail yang anda pilih tidak diubah atau ditulis ganti, dan pilihan untuk memintas pemeriksaan ini sengaja tidak disediakan. Ketahui had lain yang terpakai dan cara alat mengendalikan fail anda di Semak had dokumen sebelum pemprosesan.

Semakan ringkas sebelum mencuba lagi

• Buka fail asal dalam program PDF anda dan semak senarai tandatangan untuk melihat sama ada tandatangan atau pensijilan disenaraikan.
• Jika terdapat tandatangan di situ, penolakan memang dijangka. Teruskan dengan versi yang belum ditandatangani seperti yang diterangkan dalam bahagian terakhir.
• Jika fail disulitkan, anda memerlukan versi tanpa perlindungan daripada pihak yang menghasilkannya. Alat ini tidak membuka kunci fail.
• Jika anda tahu dokumen itu ditandatangani tetapi alat masih tidak menolaknya, jangan proses dokumen tersebut. Tandatangan XML dalam borang XFA tidak termasuk secara khusus dalam ciri yang diperiksa.

Borang: Pemampat dan alat halaman mempunyai had yang berbeza

Borang yang boleh diisi mengandungi lebih daripada apa yang anda lihat pada halaman. Di sebalik setiap medan terdapat maklumat tersimpan seperti nama, nilai dan paparan, serta sering kali peraturan format, pengiraan atau skrip. Borang PDF klasik dipanggil AcroForm. XFA ialah satu lagi format borang yang berasaskan XML.

Pemampat mengoptimumkan objek dan aliran data sambil mengekalkan halaman dan medan dalam dokumen. Dengan cara ini, medan borang biasa, pautan dan tag boleh dikekalkan. Versi yang dikecilkan hanya boleh digunakan jika ia lulus pemeriksaan struktur automatik dan mempunyai bilangan halaman, medan borang dan pautan yang sama dengan fail asal. Selain itu, struktur tag mesti wujud jika dan hanya jika fail asal mempunyainya.

Alat halaman berfungsi dengan cara berbeza. Menggabungkan, memisahkan, memadam halaman dan memutar memindahkan halaman ke dalam fail PDF baharu. Sebaliknya, eksport sebagai JPG atau PNG menghasilkan imej daripada halaman; imej itu hanya mengandungi piksel, tanpa medan yang boleh diedit atau fungsi dokumen lain. Namun, medan borang tergolong dalam keseluruhan dokumen dan bukan hanya satu halaman. Oleh itu, sebagai langkah berjaga-jaga, semua alat ini menolak setiap PDF yang mempunyai medan borang interaktif atau XFA, walaupun satu-satunya medan ialah medan tandatangan kosong.

Itulah sebabnya borang yang sama boleh diterima oleh pemampat tetapi ditolak apabila dipisahkan. Alat tersebut menjalankan tugas yang berbeza, maka peraturannya juga berbeza. Perkara yang sama terpakai pada PDF dengan medan tandatangan kosong: Fail itu mungkin sesuai untuk dikecilkan jika tiada halangan lain, tetapi tidak sesuai untuk kerja halaman seperti memisahkan atau menggabungkan.

Perbandingan automatik dalam pemampat mengira medan dan pautan, tetapi tidak menjalankannya. Bilangan yang sama tidak bermakna pengiraan, peraturan format, tindakan medan, skrip atau destinasi pautan masih berfungsi tanpa perubahan. Tiada pemeriksaan fungsi khusus untuk borang XFA dan skrip. Perkara yang perlu anda semak sendiri selepas menyimpan diterangkan dalam bahagian seterusnya.

Pratonton juga mungkin sudah memaparkan fail anda sebelum sesuatu alat menolaknya. Oleh itu, pratonton yang berjaya tidak bermakna operasi yang dipilih menerima fail tersebut.

Perataan tidak mengekalkan semua fungsi

Semasa perataan, yang juga sering dipanggil pengurangan atau Flatten, rupa medan dan anotasi yang kelihatan dimasukkan ke dalam kandungan halaman (Dokumentasi QPDF). Selepas itu, medan tidak lagi boleh diedit: Halaman yang hanya kelihatan seperti telah diisi bukan lagi borang interaktif. Sama ada rupanya kekal sama seperti sebelumnya bergantung pada program, tetapannya dan borang tersebut, jadi semak perkara itu dalam fail yang disimpan. Alat kami tidak meratakan medan secara automatik. Sesetengah proses menggabungkan perataan dengan pemampatan. Dalam keadaan itu, ia ialah pengubahsuaian tambahan yang sengaja mengubah fungsi fail, bukan kesan sampingan pengecilan yang tidak kelihatan.

Rupa sahaja tidak mencukupi untuk memeriksa fungsi

Pratonton halaman memaparkan rupa sesuatu halaman. Ia tidak menunjukkan sama ada medan masih membuat pengiraan, sama ada pautan masih mempunyai maklumat destinasinya, sama ada turutan bacaan untuk pembaca skrin betul atau sama ada tandatangan sah. Pemeriksaan struktur automatik juga mempunyai had: Ia memeriksa sintaks dan binaan fail, tetapi menurut dokumentasinya, ia tidak menjamin bahawa semua kandungan mematuhi sepenuhnya spesifikasi PDF (Dokumentasi QPDF). Kewujudan tag juga belum membuktikan bahawa turutan bacaan itu munasabah.

Jadi, adakah pratonton membuktikan pematuhan PDF/A atau PDF/UA? Tidak. Pratonton mahupun perbandingan automatik tidak mengesahkan bahawa fail memenuhi piawaian pengarkiban atau kebolehcapaian. Jika pematuhan diperlukan, semak fail yang disimpan menggunakan pengesah yang direka khusus untuk tujuan itu.

Cara menyemak salinan yang disimpan

1. Simpan hasil sebagai fail baharu dan kekalkan fail asal.
2. Buka fail yang disimpan dalam program yang akan anda atau penerima gunakan seterusnya, bukan hanya dalam pratonton laman web ini.
3. Selak semua halaman yang anda perlukan dan bandingkan bahagian penting dengan fail asal.
4. Jika fail asal mempunyai teks yang boleh dicari, cari dalam salinan perkataan yang pasti terkandung di dalamnya dan salin satu petikan pendek. Bagi imbasan yang hanya mengandungi imej, pengecilan tidak menambahkan teks yang boleh dicari.
5. Untuk borang, ubah satu medan ujian, simpan salinan berasingan, buka semula dan cetuskan pengiraan atau tindakan yang penting.
6. Klik pautan penting dan semak sama ada pautan tersebut menuju ke destinasi yang betul.
7. Jika PDF/A atau PDF/UA diperlukan, semak fail menggunakan pengesah yang sesuai.

Panduan Bandingkan paparan dan fungsi menunjukkan cara membandingkan kualiti imej dan fungsi dokumen secara sistematik selepas pengecilan.

Gunakan salinan asal yang sesuai dan proses yang dibenarkan

Situasi biasa: Sebuah portal hanya menerima fail sehingga saiz tertentu, tetapi PDF anda sudah ditandatangani secara digital. Mencetak sebagai PDF, mengambil tangkapan skrin atau menukar halaman kepada imej mungkin kelihatan seperti jalan keluar. Namun, kaedah ini menghasilkan fail baharu yang, jika tandatangan masih kelihatan, hanya memaparkannya sebagai imej. Tandatangan digital fail asal tidak menjadi sebahagian daripada fail baharu ini, walaupun kesan dakwat masih kelihatan.

Untuk perubahan yang diperlukan, Adobe menyarankan penggunaan versi asal yang belum ditandatangani atau fail sumber daripada orang atau pihak yang menghasilkan dokumen, serta mengesyorkan penyimpanan salinan sandaran yang belum ditandatangani sebelum menandatangani (Adobe: Batasan PDF yang ditandatangani). Daripada saranan ini, turutan yang munasabah ialah: sesuaikan saiz fail dahulu, kemudian tandatangani.

1. Simpan fail yang ditandatangani tanpa perubahan. Fail itu kekal sebagai bukti perkara yang telah ditandatangani.
2. Minta versi yang belum ditandatangani atau fail sumber daripada orang atau pihak yang menghasilkan atau menandatangani dokumen.
3. Kecilkan versi ini dan semak salinan yang disimpan seperti yang diterangkan di atas. Anda boleh melakukannya terus dalam pelayar di sini: Mampatkan PDF yang disokong dan belum ditandatangani.
4. Simpan versi yang telah dikecilkan tetapi belum ditandatangani sebagai sandaran.
5. Minta versi yang dikecilkan ditandatangani melalui proses tandatangan yang ditetapkan, kemudian semak status pengesahan dalam senarai tandatangan.

Turutan ini ialah kaedah praktikal, bukan nasihat undang-undang atau jaminan kesahan. Sama ada fail yang baru ditandatangani memenuhi keperluan penerima anda bergantung pada proses tandatangan dan penerima.

Jika tiada versi yang belum ditandatangani, tanya penerima tentang kaedah penghantaran lain. Anda boleh mengira terlebih dahulu sama ada fail anda benar-benar melebihi had yang dinyatakan dengan Semak had muat naik. Panduan Kecilkan PDF untuk e-mel menerangkan sama ada pautan sesuai digunakan sebagai ganti lampiran e-mel.