Leggi prima i requisiti della candidatura
Prepara la candidatura: passo dopo passo
Scegli ciò che l'annuncio di lavoro, l'e-mail o il portale di candidatura indicano sul formato dei tuoi documenti. Vedrai quindi le indicazioni adatte e potrai spuntare manualmente i passaggi.
Non esiste una regola generale per la dimensione dei file, il numero di pagine o i documenti richiesti. Valgono le indicazioni del datore di lavoro per questa specifica candidatura. La tua selezione modifica solo le indicazioni visualizzate.
Non sai ancora cosa viene richiesto
Leggi prima l'annuncio di lavoro, l'e-mail dell'azienda o il portale di candidatura. Se non trovi indicazioni su formato e limiti, chiedi al datore di lavoro. L'assenza di un'indicazione non significa che non esista un limite.
Cerca i requisiti
Controlla i formati consentiti, se è richiesto un unico PDF o sono previsti campi separati, l'ordine e i limiti per file, complessivi, sul numero di file e sulle pagine.
Annota con l'unità di misura
Annota ogni limite con la relativa unità di misura, per esempio MB o MiB. Possono valere più limiti contemporaneamente.
Chiarisci le informazioni mancanti
Se manca un'informazione, chiariscila con il datore di lavoro prima di unire i file o ridurne le dimensioni.
Solo quando conosci tutti i requisiti puoi sapere se devi unire i file, ridurne le dimensioni o fare entrambe le cose.
Tutti i documenti in un unico file
Unisci i tuoi documenti in un unico PDF solo se il datore di lavoro lo richiede o lo consente espressamente. Ogni documento richiesto deve rimanere completo.
Imposta l'ordine
Se il datore di lavoro indica un ordine, seguilo. Impostalo prima di unire i file.
Unisci e salva
Unisci tu i file e salva il risultato come nuovo file. Conserva gli originali.
Riduci le dimensioni se necessario
Se il PDF salvato è troppo grande, selezionalo tu nello strumento per ridurne le dimensioni. Non tutti i tentativi producono una riduzione.
Potresti dover ridurre prima le dimensioni delle scansioni molto grandi, una alla volta, perché anche i nostri strumenti hanno dei limiti. Nulla viene trasferito automaticamente tra gli strumenti.
Ogni documento nel proprio campo
Se il portale offre campi separati, mantieni separati i rispettivi documenti. Verifica ogni file rispetto al limite per file e anche rispetto a un eventuale limite complessivo o sul numero di file.
Associa i documenti
Associa a ogni campo il documento corretto, completo di tutte le pagine, i timbri e le firme.
Riduci le dimensioni singolarmente
Riduci le dimensioni solo dei file troppo grandi e avvia ogni tentativo dall'originale.
Verifica i limiti con i calcoli
Confronta il numero esatto di Byte di ogni file salvato con il limite e presta attenzione all'unità di misura.
Non unire in un unico file i documenti destinati a campi separati, anche se sarebbe più comodo.
Questa lista di controllo non legge file, non richiede dati personali né informazioni sul datore di lavoro e non invia nulla. La selezione e le spunte non vengono salvate. Scompaiono ricaricando la pagina o usando «Reimposta».
Prima di modificare un file, leggi le indicazioni nell'annuncio di lavoro, nell'email dell'azienda o nel portale per le candidature. Lì trovi i requisiti validi per quella specifica candidatura, che spesso non si limitano a un solo numero. Prima di iniziare, prendi nota di quanto segue:
- quali formati sono consentiti: solo PDF o anche altri tipi di file
- se è richiesto un unico PDF o allegati separati, ad esempio con un campo di caricamento distinto per ogni documento
- il limite massimo per file
- il limite massimo per tutti i file insieme
- il numero massimo di file consentiti
- un eventuale limite di pagine, se indicato
- la formulazione esatta del limite, ad esempio MB, MiB o «meno di 5 MB»
Più limiti possono valere contemporaneamente. Un portale potrebbe, ad esempio, consentire 5 MB per file e un massimo di tre file. Solo dopo aver raccolto tutti i requisiti saprai se devi unire i documenti, comprimerli o fare entrambe le cose e quali criteri usare per valutare il risultato finale.
Quali dimensioni può avere il file di una candidatura?
Non esiste un limite valido in tutta la Germania. Valori come 2 MB o 5 MB compaiono spesso nelle guide e nei forum, ma valgono solo quando un datore di lavoro li indica espressamente. Anche la lista di controllo per i documenti della candidatura della Bundesagentur für Arbeit (aggiornata a dicembre 2024) cita 4 MB soltanto come dimensione abituale e rimanda al limite massimo indicato dal datore di lavoro. Se non trovi indicazioni, puoi chiedere alla persona di riferimento indicata, invece di scegliere un numero a caso.
Solo i documenti richiesti, nell'ordine corretto
Invia ciò che richiede l'annuncio, assicurandoti che ogni documento richiesto sia completo. Un certificato di tre pagine deve restare di tre pagine anche nella versione ridotta, con intestazione, data, timbro e firma.
Se il datore di lavoro indica un ordine, segui quello. In assenza di indicazioni, la lista di controllo della Bundesagentur für Arbeit consiglia di ordinare i certificati e gli altri allegati in base alla loro importanza. Stabilisci l'ordine prima di unire i file, così non dovrai riorganizzarli in seguito.
Devo unire curriculum e certificati in un unico PDF?
Solo se per la candidatura è richiesto un unico file o è espressamente consentito presentare i documenti in un PDF unico. Se ci sono campi separati per lettera di presentazione, curriculum e allegati, carica i documenti singolarmente.
Se devi unirli, puoi unire i tuoi documenti quando necessario. Servono almeno due PDF e puoi impostare l'ordine prima di salvare. Alcuni file di partenza richiedono prima un passaggio intermedio:
- Le pagine fotografate o scansionate in formato JPG o PNG vanno prima convertite in PDF.
- Esporta lettera di presentazione e curriculum direttamente in PDF dal programma di scrittura. Il risultato è generalmente più pulito rispetto a uno screenshot o a una stampa scansionata di nuovo; le dimensioni del file ottenuto dipendono però dal documento.
- Lo strumento di unione non accetta moduli PDF compilabili con campi interattivi né PDF con firma digitale o protetti da password; un modulo scansionato non rientra in questa categoria. Se un file contiene commenti o link, compare un avviso e dovresti esaminare con particolare attenzione il risultato salvato.
Per l'unione, ogni file di partenza può avere dimensioni fino a 50 MiB, tutti i file insieme fino a 100 MiB e il risultato può contenere al massimo 250 pagine. Se le scansioni sono grandi, è meglio ridurle singolarmente prima di unirle: anche il compressore accetta file fino a 50 MiB, quindi un PDF unito più grande non può essere selezionato di nuovo in quello strumento. Inoltre, in questo modo puoi controllare ogni certificato separatamente e, se necessario, rielaborare soltanto quello. Se una singola scansione supera già 50 MiB, non può essere utilizzata in nessuno dei due strumenti; in tal caso, esegui una nuova scansione oppure salvala con dimensioni inferiori nel programma di scansione o per PDF sul tuo dispositivo.
Dopo aver salvato il file unito, aprilo e scorri tutte le pagine: l'ordine e il numero di pagine sono corretti? Sono presenti tutte le pagine richieste?
Riduci in modo mirato le dimensioni di scansioni e PDF
Sono soprattutto scansioni e foto a rendere grandi i PDF delle candidature. Una pagina interamente scansionata o fotografata è composta prevalentemente da immagini, anche quando mostra soltanto testo. Può essere formata da più parti di immagine e a volte contenere già un livello di testo ottenuto da un precedente riconoscimento del testo. Un curriculum esportato direttamente, invece, contiene in genere testo vero e selezionabile, mentre una foto per la candidatura inserita nel documento è soltanto un'immagine su una pagina altrimenti normale. Il modo più semplice per capire com'è fatto il tuo file è controllarlo: prova a selezionare una parola o a trovarla con la ricerca. La riduzione delle dimensioni è possibile soprattutto nelle parti ricche di immagini, ma solo finché testo e timbri restano leggibili. La leggibilità è una condizione da rispettare, non il prezzo da pagare per raggiungere un numero.
Inizia con un intervento delicato e confronta
- Apri Comprimi il PDF della candidatura e usa «Seleziona un PDF» per scegliere il file originale, non una versione già ridotta.
- In «Metodo», seleziona prima «Ottimizzazione senza perdita di qualità». Questa modalità ripulisce la struttura interna del PDF senza modificare intenzionalmente le immagini.
- Se conosci il limite del datore di lavoro, spunta «Imposta la dimensione desiderata». Poi usa la selezione rapida per scegliere un valore predefinito, come 2 MB o 5 MB, oppure inserisci un valore personalizzato in KB, MB o MiB. Al termine dell'elaborazione vedrai «Obiettivo raggiunto» oppure «Obiettivo non raggiunto».
- Avvia con «Comprimi PDF» e confronta «Originale» e «Risultato» pagina per pagina usando «Pagina di confronto precedente» e «Pagina di confronto successiva». Controlla le cifre piccole nei voti e nelle date, i timbri, le firme e che i margini delle pagine siano completi.
- Se la riduzione non basta, seleziona di nuovo il file originale e prova «Equilibrata». «File più piccolo» può comportare un'ulteriore perdita di dettagli nelle immagini; usalo solo se il risultato resta ben leggibile nel confronto.
Il tuo file originale rimane invariato. Se un'elaborazione non riduce le dimensioni, ricevi il file originale anziché uno più grande. Inizia ogni nuovo tentativo dall'originale: comprimere di nuovo le immagini di un file già ridotto con perdita di qualità può causare un'ulteriore perdita di dettagli.
Il compressore non elabora PDF con firma digitale o crittografati con password. Una firma visibile scansionata, invece, fa parte dell'immagine della pagina e non è una firma digitale in questo senso. È preferibile inviare un certificato con firma digitale senza modificarlo oppure concordare con il destinatario come trasmetterlo.
Come posso portare i certificati sotto 2 MB mantenendoli leggibili?
2 MB è un limite che si legge spesso, ma non è una regola generale. Verifica prima se si applica davvero alla tua candidatura. Se sì, procedi come descritto sopra e osserva nel confronto a partire da quale metodo cifre o timbri diventano sfocati. Nessuno strumento può garantirti il risultato: quanto si possono ridurre le dimensioni dipende da come sono state create le scansioni.
Il compressore non modifica né la risoluzione della scansione né la modalità colore, non esegue nuove scansioni e non riconosce il testo. Se il file di partenza è semplicemente troppo pesante per raggiungere il limite, la soluzione si trova di solito un passaggio prima: esporta nuovamente i documenti di testo direttamente in PDF, esegui nuove scansioni dei certificati oppure usa un programma adatto sul tuo computer. Non esiste una risoluzione adatta a tutti i certificati. Ciò che conta è che le scritte piccole restino leggibili e che un timbro colorato o un sigillo siano riconoscibili, mantenendo il colore quando serve. La guida Riduci le dimensioni di un PDF scansionato spiega come scegliere impostazioni adeguate già durante la scansione.
Come si fa su un PC pubblico senza installare nulla?
Non devi installare nulla: il compressore funziona nel browser e il file selezionato viene elaborato nella memoria del browser senza essere caricato su un server di elaborazione. Il caricamento completo e il funzionamento della pagina su un computer in biblioteca o in copisteria dipendono però dalle impostazioni del dispositivo.
Il file scaricato rimane poi sul computer altrui, di solito nella cartella Download. Se consentito, salvalo sulla tua chiavetta USB o su un altro supporto che sei autorizzato a usare. Prima di andare via, elimina dal dispositivo i file scaricati e quelli originali e chiudi il browser, nei limiti consentiti dalle regole del luogo. La normale eliminazione non è una cancellazione sicura e il sito non rimuove nulla dal computer.
Verifica il limite e il file salvato
A determinare se un file rientra nel limite è il numero esatto di byte del file salvato, non un valore arrotondato visualizzato. L'unità di misura conta: 1 MB corrisponde a 1.000.000 byte, 1 MiB a 1.048.576 byte.
Se il destinatario indica solo «MB», considera 1.000.000 byte per MB, salvo indicazioni diverse. I nostri strumenti includono nel limite anche il valore esatto della soglia: un file di esattamente 5.000.000 byte soddisfa il requisito «al massimo 5 MB». Se il destinatario richiede «meno di 5 MB», scegli un obiettivo leggermente inferiore. Non esiste un margine sempre corretto.
Confronta i requisiti con il calcolatore dei limiti di caricamento
In Verifica dimensioni e limiti di caricamento puoi selezionare i file salvati oppure inserire i valori manualmente. Il calcolatore legge le dimensioni esatte, prova a determinare il numero di pagine dei PDF e confronta fino a quattro requisiti: dimensione per file, dimensione complessiva, numero di file e numero di pagine. Non modifica i file e non può valutare se contenuto e formato verranno accettati.
Un esito positivo significa soltanto che i numeri rispettano i requisiti inseriti. È il destinatario a stabilire se il portale accetterà il file.
Che cosa devo controllare prima di caricare il PDF definitivo della candidatura?
- Riapri il file scaricato, ad esempio nel browser o in un programma per PDF, e non affidarti all'anteprima nello strumento.
- Scorri tutte le pagine: tutti i documenti richiesti sono presenti e completi? L'ordine è corretto?
- Ingrandisci i punti critici: cifre piccole nei voti e nelle date, timbri, firme e margini delle pagine.
- Controlla il nome del file: è davvero la versione che vuoi caricare e non, ad esempio, una copia precedente con un'aggiunta come «(1)»?
- Leggi il numero esatto di byte e confrontalo con tutti i requisiti validi per la tua candidatura: dimensioni per file, dimensioni complessive, numero di file e pagine.
- Carica esattamente questo file verificato.
Se invii la candidatura via email, c'è un altro aspetto da considerare: il PDF salvato mantiene le stesse dimensioni, ma nel messaggio un allegato viene solitamente codificato in Base64 e occupa quindi più byte, a cui si aggiungono testo e intestazioni. Quale valore conta dipende dal limite imposto dal tuo fornitore di posta o dal destinatario. Scopri come chiarirlo in Verifica correttamente l'invio via email; puoi stimare le dimensioni del messaggio con il calcolatore per gli allegati email.
Se la candidatura resta troppo grande
Se il file resta troppo grande dopo alcuni tentativi di compressione delicata, può sembrare naturale eliminare una pagina o ritagliare più strettamente la scansione. In questo modo, però, riduci le dimensioni nel punto sbagliato: un certificato incompleto o un timbro tagliato fanno perdere valore al documento.
Posso rimuovere pagine o parti dei timbri per risparmiare spazio?
Non dai documenti richiesti: né pagine intere, né timbri, firme o aree ai margini. Puoi rimuovere soltanto ciò che il destinatario non richiede, ad esempio un documento non richiesto nell'annuncio o una pagina vuota scansionata per errore. Puoi togliere queste pagine con Elimina pagine PDF, mantenendo completi i documenti richiesti.
Se la compressione non riduce le dimensioni del file o le riduce solo di poco, trovi le possibili cause e i passaggi successivi adatti in Il PDF non si riduce.
Chiedi un'alternativa consentita
Se non riesci a rispettare il limite mantenendo i documenti leggibili e completi, contatta la persona di riferimento indicata nell'annuncio e chiedi un'alternativa consentita, ad esempio:
- distribuire i documenti tra più file o campi di caricamento
- usare un'altra procedura nel portale o un'altra modalità di presentazione
- usare un link che il destinatario accetti espressamente
Invia archivi ZIP o link di condivisione di servizi cloud solo se il destinatario lo consente. Conserva sempre le scansioni originali e i file non modificati: il PDF ridotto è una copia per quella specifica candidatura e i tuoi documenti ti serviranno anche per la prossima.