PDF teilen und Seiten extrahieren

Welche Aufteilung brauchst du?

Unter „Aufteilen nach“ entscheidest du, wie aus deiner PDF neue Dateien werden. Seiten extrahieren ist dabei kein eigenes Werkzeug, sondern einer von vier Modi. Er fasst deine Auswahl immer in genau einer neuen PDF zusammen. Die anderen drei Modi können mehrere Dateien erzeugen. Wie viele es werden, hängt von deinen Gruppen, der Seitenzahl der PDF und der gewählten Paketgröße ab. Eine einzige Gruppe, eine einseitige PDF oder ein Paket, das alle Seiten umfasst, ergibt auch dort nur eine Datei. Pro Durchgang verarbeitest du eine PDF mit bis zu 50 MiB (52.428.800 Bytes) und höchstens 250 Seiten.

Willst du eine PDF in einzelne Dateien trennen, ist „Jede Seite → eine PDF“ der direkte Weg: Jede Seite landet in ihrer eigenen Datei. Sollen mehrere Seiten zusammenbleiben, nimmst du eigene Bereiche oder eine feste Seitenzahl. Die Tabelle zeigt, womit du rechnen kannst. Ob das Ergebnis stimmt, siehst du danach in der Vorschau jeder einzelnen Ausgabedatei.

1. Klicke auf „PDF auswählen“ und wähle deine Datei.
2. Stelle unter „Aufteilen nach“ den passenden Modus ein.
3. Trage je nach Modus die Seitenbereiche ein, klicke die gewünschten Seiten an oder lege die Zahl der Seiten pro Ausgabedatei fest.
4. Klicke auf „PDF teilen“.
5. Kontrolliere jede Ausgabedatei in der Vorschau und speichere sie einzeln oder gesammelt als ZIP-Archiv.

Ausgewählte Seiten in einer PDF

Brauchst du nur bestimmte Seiten, etwa für einen Antrag oder eine Bewerbung, wählst du „Ausgewählte Seiten → eine PDF“. Ins Feld „Seitenbereiche“ schreibst du einzelne Seiten und Bereiche, getrennt durch Komma. Einen Bereich gibst du mit Bindestrich an. Alles, was du per Komma aufzählst, kommt in dieselbe neue Datei.

Beispiel: Aus einer 13-seitigen PDF wird mit 1-3,5 eine neue PDF mit vier Seiten, nämlich den Seiten 1, 2, 3 und 5. Die Reihenfolge deiner Eingabe zählt: Mit 5,1-3 beginnt die neue PDF mit Seite 5, danach folgen die Seiten 1, 2 und 3.

Lieber klicken als tippen? Nur in diesem Modus gibt es „Seiten mit Klick auswählen“. Dort öffnet sich ein Raster mit den Seitennummern deiner PDF; Vorschaubilder der Seiten zeigt es nicht. Mit „Alle auswählen“ und „Auswahl leeren“ setzt du schnell neu an. Angeklickte Seiten werden in aufsteigender Reihenfolge übernommen. Eine andere Reihenfolge erreichst du, indem du sie ins Feld tippst.

Eine leere Auswahl wird nicht stillschweigend als „alles“ verstanden: Steht nichts im Feld und ist keine Seite angeklickt, weist das Werkzeug den Auftrag zurück. Deine Original-PDF bleibt in jedem Fall komplett, auch die Seiten, die du nicht ausgewählt hast. Geht es dir eher darum, ein paar Seiten loszuwerden und die übrigen Seiten zu behalten, ist das Löschen der passendere Weg.

Eigene Bereiche in mehreren PDFs

Mit „Eigene Bereiche → mehrere PDFs“ bestimmst du selbst, wie viele Dateien entstehen und was in jeder steckt. Das Semikolon ist die Trennlinie zwischen zwei Dateien. Innerhalb einer Gruppe kombinierst du Seiten und Bereiche wie oben mit Komma.

Beispiel: Deine Musterdatei Dokument.pdf hat 13 Seiten. Die Seiten 1 bis 8 sollen zusammenbleiben, Seite 9 soll allein stehen und die Seiten 10 bis 13 sollen wieder eine Datei bilden. Du schreibst 1-8; 9; 10-13 und erhältst drei PDFs.

Die Dateinamen leitet das Werkzeug aus dem Namen deiner Ausgangsdatei ab und nummeriert die Teile durch. Ein eigenes Namensfeld gibt es nicht; umbenennen kannst du die gespeicherten Dateien danach wie gewohnt.

Gruppen dürfen sich überschneiden: Mit 1-2; 2-3 steckt Seite 2 in beiden Dateien. Innerhalb einer Gruppe darf dieselbe Seite dagegen nur einmal vorkommen. Diese Eingaben weist das Werkzeug zurück:

• eine leere Gruppe, etwa 1-8;; 9
• eine Seite, die zweimal in derselben Gruppe steht, etwa 1-3,2
• einen absteigenden Bereich wie 5-3
• eine Seite jenseits des Dokuments, etwa 14 bei einer 13-seitigen PDF

Seiten, die du in keiner Gruppe nennst, fehlen nur in den neuen Dateien. Im Original sind sie weiterhin enthalten.

Feste Seitenzahl pro Datei

Bestehen deine Unterlagen aus gleich langen Abschnitten, etwa lauter zweiseitigen Formularen, nimmst du „Feste Seitenzahl pro PDF“. Unter „Seiten pro Ausgabedatei“ trägst du eine ganze Zahl von 1 bis 250 ein, voreingestellt ist 2. Das Werkzeug schneidet die PDF dann von vorn nach hinten in Pakete dieser Länge. So trennst du zum Beispiel automatisch alle zwei Seiten.

Die Zahl der Dateien ergibt sich aus 7 ÷ 2 = 3,5, aufgerundet also 4. Geht die Seitenzahl nicht glatt auf, ist die letzte Datei kürzer. Sie bleibt als eigene Datei stehen und wird nicht an die vorige angehängt.

Dieser Modus zählt ausschließlich Seiten. Er erkennt nicht, wo eine Rechnung endet oder ein Kapitel beginnt, und er teilt auch nicht nach Lesezeichen, nach geraden und ungeraden Seiten oder nach Megabyte. Sind deine Abschnitte unterschiedlich lang, setzt du die Grenzen besser selbst als eigene Bereiche.

Ergebnisse prüfen und speichern

Nach „PDF teilen“ erscheint für jede Ausgabedatei ein eigener Download-Link, und jede davon ist eine eigenständige PDF. Bei mehreren Dateien wählst du unter „Ausgabedatei ansehen“, welche du gerade prüfen möchtest. Die „Ergebnisvorschau“ zeigt dann genau diese erzeugte Datei, und du blätterst Seite für Seite durch. Dabei lohnen sich drei kurze Fragen:

1. Stimmt die Zahl der Dateien mit dem überein, was du erwartet hast?
2. Enthält jede Datei die richtigen Seiten in der richtigen Reihenfolge?
3. Fehlt an der Grenze zweier Bereiche eine Seite, oder taucht eine ungewollt doppelt auf?

Hast du mehrere Dateien erzeugt, bietet das Werkzeug zusätzlich „Alle Dateien als ZIP herunterladen“ an. Das ZIP-Archiv ist nur eine Verpackung. Darin liegen dieselben PDFs, die du auch einzeln laden kannst, und kleiner werden sie dadurch nicht zwingend. Nicht jedes Upload-Formular und nicht jeder Empfänger nimmt ZIP-Dateien an. Wird ausdrücklich PDF verlangt, speicherst du die Dateien einzeln. Sollte das Archiv einmal nicht erstellt werden können, erscheint ein Hinweis, und die einzelnen PDF-Links bleiben trotzdem nutzbar.

Beispiel: Aus der Eingabe 1-8; 9; 10-13 entstehen drei Links für Dokument-teil-1.pdf, Dokument-teil-2.pdf und Dokument-teil-3.pdf und zusätzlich der ZIP-Download für alle drei.

Deine Ausgangsdatei wird dabei nicht verändert, denn alle Teile sind neue Dateien. Verarbeitet wird die PDF in deinem Browser, ohne Upload auf einen Verarbeitungsserver. Möchtest du gespeicherte Teile später wieder zu einer Datei machen, kannst du die PDF-Teile wieder verbinden. Dort wählst du sie erneut aus, denn von dieser Seite werden sie nicht automatisch übergeben.

Seitennummern und Dokumentfunktionen

Alle Seitenangaben im Werkzeug meinen die Position in der Datei, nicht die Zahl, die auf der Seite gedruckt ist. Seite 1 ist immer die erste Seite der PDF, auch wenn das ein Deckblatt ohne Nummer ist oder dort eine römische i steht.

Beispiel: Ein Bericht beginnt mit einem Deckblatt und vier römisch nummerierten Seiten von i bis iv. Die gedruckte „Seite 1“ ist damit die sechste Seite der Datei. Möchtest du die gedruckten Seiten 1 bis 3, gibst du 6-8 ein.

Die gedruckten Nummern bleiben, wie sie sind. Extrahierst du die Seite mit der aufgedruckten 12, steht dort auch in der neuen Datei die 12, obwohl sie jetzt vielleicht die erste Seite ist. Eine automatische Neunummerierung findet nicht statt.

Übernommen wird der Seiteninhalt selbst und kein Bildschirmfoto davon. Eine vorhandene Textebene kommt also mit. Was im Original markierbar oder durchsuchbar ist, bleibt das auch in den neuen Dateien. Eine Texterkennung führt das Teilen aber nicht durch. Eingescannte Seiten ohne Textebene bleiben deshalb reine Bilder und werden nicht durchsuchbar. Was über die einzelne Seite hinausgeht, ist dagegen nicht garantiert: Lesezeichen, Metadaten, Kommentare und Links können in den neuen Dateien fehlen oder anders funktionieren, ebenso eine PDF/A- oder PDF/UA-Konformität. Enthält deine PDF Anmerkungen oder Links, weist dich das Werkzeug darauf hin. Öffne die gespeicherten Teile dann und teste Lesezeichen und Verweise, besonders solche auf Seiten, die in einem anderen Teil gelandet sind.

Bei vertraulichen Unterlagen ist ein Punkt wichtig: Eine übernommene Seite kommt mit allem, was in ihr steckt. Text, der nur schwarz überdeckt oder ausgeblendet ist, kann in der neuen Datei weiterhin vorhanden sein. Seiten extrahieren ersetzt also kein Schwärzen. Heikle Inhalte müssen vorher mit einem dafür vorgesehenen Verfahren entfernt werden.

Manche PDFs nimmt das Werkzeug nicht an. Teilen lässt sich eine Datei nicht, wenn sie:

• digital signiert oder zertifiziert ist,
• verschlüsselt oder mit einem Passwort geschützt ist,
• interaktive Formularfelder enthält, auch XFA-Formulare und leere Signaturfelder,
• als PDF-Portfolio angelegt ist oder Dateianhänge enthält,
• optionale Inhaltsebenen verwendet,
• beschädigt oder leer ist oder keine lesbare PDF der Version 1.0 bis 1.7 oder 2.0 ist.

Eine eingescannte oder abfotografierte Unterschrift auf einer Seite ist übrigens keine digitale Signatur. Sie allein verhindert das Teilen nicht.

Aufteilen nach Seiten ist keine Zielgrößen-Garantie

Beim Teilen entscheidest du, welche Seiten in welche Datei kommen, aber nicht, wie viele Bytes eine Datei hat. Eine einzelne Seite mit einem hochaufgelösten Foto kann allein größer sein als zehn Textseiten. Bei einer festen Seitenzahl pro PDF haben die Pakete deshalb gleich viele Seiten, nur das letzte kann kürzer ausfallen. Bei 7 Seiten in Zweierpaketen sind das zum Beispiel 2, 2, 2 und 1 Seite. Gleich groß sind die Pakete damit trotzdem nicht: Auch zwei Pakete mit derselben Seitenzahl können sehr unterschiedlich viele Bytes haben.

Hinzu kommt: Schriften oder Bilder, die mehrere Seiten gemeinsam nutzen, können in jede Ausgabedatei kopiert werden, die sie braucht. Zusammen sind die Teile dann womöglich größer als das Original. Alle Ausgabedateien eines Durchgangs dürfen zusammen höchstens 100 MiB (104.857.600 Bytes) groß sein. Diese Grenze kann auch greifen, wenn deine Ausgangs-PDF unter 50 MiB liegt. Bei sehr umfangreichen Dateien kann außerdem der Arbeitsspeicher im Browser schon vorher knapp werden.

Beispiel mit angenommenen Werten: Ein Portal erlaubt laut seiner Anleitung 5 MB pro Datei. Du teilst eine 12-seitige Mappe mit 4 Seiten pro Ausgabedatei in drei PDFs. Stecken auf den Seiten 5 bis 8 mehrere Fotos, kann die zweite Datei über dem Limit liegen, während die anderen beiden deutlich darunter bleiben. Welche Größen tatsächlich herauskommen, siehst du erst an den gespeicherten Dateien.

1. Kläre zuerst, ob der Empfänger überhaupt mehrere Dateien annimmt und wie viel er insgesamt erlaubt. Mit dem Rechner kannst du Dateianzahl und Gesamtlimit prüfen.
2. Speichere die Teile und lies die tatsächliche Größe jeder einzelnen Datei ab.
3. Ist ein Teil zu groß, kannst du eine Ausgabedatei für ein Limit verkleinern. Wähle die gespeicherte Datei dort aus; das funktioniert bei Dateien bis 50 MiB.
4. Nimmt der Empfänger nur eine einzige Datei an, hilft Teilen nicht weiter. Dann versuchst du, die vollständige PDF auf dieselbe Weise zu verkleinern.