Mac पर PDF का आकार घटाएँ: Vorschau और गुणवत्ता की जाँच

Vorschau: PDF को छोटी कॉपी के रूप में निर्यात करें

Mac पर PDF का आकार घटाने के लिए आपको किसी अतिरिक्त प्रोग्राम की ज़रूरत नहीं है। Vorschau ऐप Quartz फ़िल्टर से फ़ाइल को एक नई कॉपी के रूप में निर्यात कर सकता है, जो सामग्री के आधार पर मूल फ़ाइल से छोटी हो सकती है। नीचे दिए गए चरण और मेनू के नाम macOS Tahoe 26 में Vorschau के लिए Apple के जर्मन निर्देशों से लिए गए हैं। macOS के किसी दूसरे संस्करण में नाम और डायलॉग अलग हो सकते हैं। Apple की सामान्य Vorschau सहायता में macOS के अन्य संस्करण चुने जा सकते हैं।

एक सीमा आपको पहले से जान लेनी चाहिए: Apple बताता है कि छवियों की गुणवत्ता और फ़ाइल का अंतिम आकार चुने गए विकल्पों पर निर्भर करते हैं। इसलिए फ़िल्टर से छवियों की गुणवत्ता में दिखाई देने वाली गिरावट आ सकती है। परिणाम को हमेशा नए नाम से सहेजें और फिर उसकी तुलना मूल फ़ाइल से करें।

1. PDF को Vorschau में खोलें।
2. मेनू बार में “Ablage” (फ़ाइल) > “Exportieren” (निर्यात करें) चुनें।
3. निर्यात डायलॉग में “Quartz-Filter” मेनू खोलें और “Dateigröße reduzieren” (फ़ाइल का आकार घटाएँ) चुनें।
4. “Exportieren als” (इस नाम से निर्यात करें) फ़ील्ड में फ़ाइल का नाम बदलें, उदाहरण के लिए “Zeugnisse.pdf” से “Zeugnisse-klein.pdf”।
5. सहेजने के लिए ऐसी जगह चुनें जहाँ आपको दोनों फ़ाइलें फिर मिल सकें, और “Sichern” (सहेजें) पर क्लिक करें।
6. यदि Vorschau पूछे कि किसी मौजूदा फ़ाइल को बदलना है या नहीं, तो प्रक्रिया रद्द करें, नाम बदलें और दोबारा सहेजें।

क्या मैं मूल फ़ाइल सुरक्षित रख सकता हूँ?

हाँ। निर्यात करते समय नया नाम दें और मौजूदा फ़ाइल को बदलने की किसी पुष्टि को स्वीकार न करें। इससे मूल फ़ाइल अपरिवर्तित रहेगी। आपको मूल फ़ाइल की आगे भी ज़रूरत होगी: यदि कॉपी बहुत धुंधली हो या अब भी बहुत बड़ी हो, तो हर अगला प्रयास इसी अपरिवर्तित फ़ाइल से शुरू करें। यदि आप पूरी तरह आश्वस्त होना चाहते हैं, तो पहले मूल फ़ाइल की एक अतिरिक्त कॉपी किसी दूसरे फ़ोल्डर में रख लें। नाम में “-klein” जैसा हिस्सा जोड़ने से अपलोड करते समय गलती से गलत संस्करण चुनने से भी बचा जा सकता है।

गुणवत्ता में कौन-से बदलाव हो सकते हैं?

“Dateigröße reduzieren” (फ़ाइल का आकार घटाएँ) गुणवत्ता में हानि के बिना आकार घटाने की गारंटी नहीं है। किसी खास PDF में दिखाई देने वाला बदलाव होगा या नहीं और कितना होगा, यह पहले से नहीं कहा जा सकता, क्योंकि Apple के अनुसार छवियों की गुणवत्ता और फ़ाइल का आकार चुने गए विकल्पों पर निर्भर करते हैं। खास तौर पर वह सामग्री प्रभावित हो सकती है जो PDF में छवि के रूप में मौजूद है: फ़ोटो, ग्राफ़िक्स, मुहरें और स्कैन किए गए हस्ताक्षर। स्कैन में दिखाई देने वाला पृष्ठ एक या अधिक छवियों से बना होता है, इसलिए उस पर पढ़ा जाने वाला पाठ भी धुंधला हो सकता है। यदि स्कैन में पाठ पहचान से बनी खोजने योग्य टेक्स्ट परत भी है, तो वह फ़ाइल का एक अलग घटक है। इसलिए अलग से जाँचें कि कॉपी में खोज अब भी काम करती है या नहीं।

Quartz फ़िल्टर लगाने के बाद मेरी PDF धुंधली क्यों है?

फ़िल्टर छवि डेटा के लिए लगने वाली जगह घटाता है और इसका असर दिखाई दे सकता है। यदि इसके बाद कोई स्कैन या फ़ोटो धुंधला, धब्बेदार या पढ़ने में कठिन हो जाए, तो यह निर्यात उस फ़ाइल के लिए उपयुक्त नहीं था। ऐसी कॉपी का आकार गुणवत्ता बनाए रखते हुए नहीं घटाया गया है, भले ही वह आकार सीमा के भीतर हो। उसे हटा दें और धुंधले संस्करण को फिर से संपादित करने के बजाय मूल फ़ाइल से आगे काम करें।

JPEG या कम रिज़ॉल्यूशन वाले कस्टम Quartz फ़िल्टर गुणवत्ता में हानि के बिना काम नहीं करते

इंटरनेट पर कुछ निर्देश ColorSync यूटिलिटी से अपना Quartz फ़िल्टर बनाने की सलाह देते हैं, जो छवियों को 144 dpi जैसे तय रिज़ॉल्यूशन पर JPEG के रूप में सहेजता है। कभी-कभी ऐसे फ़िल्टर को गुणवत्ता में हानि के बिना काम करने वाला बताया जाता है। यह दावा इस रूप में सही नहीं है: यदि इस दौरान छवियाँ दोबारा JPEG के रूप में सहेजी जाती हैं, तो छवि की जानकारी खो जाती है। रिज़ॉल्यूशन का तय मान वहीं असर डालता है जहाँ किसी छवि का रिज़ॉल्यूशन वास्तव में घटाया जाता है, और इस दौरान बारीक विवरण गायब हो जाते हैं। परिणाम आपके काम के लिए पर्याप्त है या नहीं, यह फ़ाइल पर और इस बात पर निर्भर करता है कि किसी को स्क्रीन पर छोटे अक्षर पढ़ने हैं या दस्तावेज़ प्रिंट करने हैं। यदि आप ऐसा फ़िल्टर आज़माते हैं, तो परिणाम को मानक फ़िल्टर जितनी ही कड़ाई से जाँचें, यानी समान ज़ूम स्तर पर सीधे मूल फ़ाइल से तुलना करें।

मूल फ़ाइल और कॉपी की तुलना ऐसे करें

1. Vorschau में मूल फ़ाइल और छोटी कॉपी को साथ-साथ खोलें।
2. दोनों विंडो में समान ज़ूम स्तर सेट करें।
3. दोनों फ़ाइलों में एक ही जगह देखें: सबसे छोटे अक्षर, पादटिप्पणियाँ, तालिकाओं की संख्याएँ, मुहरें, हस्ताक्षर और फ़ोटो।
4. सभी पृष्ठ देखें, केवल पहला पृष्ठ नहीं।

तुलना के लिए उपयोगी हिस्से कैसे चुनें और PDF के मामले में किसे वास्तव में गुणवत्ता में हानि के बिना किया गया बदलाव माना जा सकता है, यह गुणवत्ता की सही तुलना करें मार्गदर्शिका में समझाया गया है।

PDF अब भी बहुत बड़ी है या धुंधली हो जाती है

यदि पहला निर्यात पर्याप्त न हो, तो कॉपी पर तुरंत दोबारा फ़िल्टर लगाने का विचार आ सकता है। आम तौर पर इससे खास मदद नहीं मिलती और आगे बढ़ने के बेहतर तरीके हैं।

बार-बार संपीड़ित करने से मदद क्यों नहीं मिलती?

Mac के एक फ़ोरम की पुरानी पोस्ट में किसी ने बताया है कि नौकरी के आवेदन के दस्तावेज़ों की फ़ाइल प्रिंट डायलॉग के संपीड़न विकल्प से पहली बार में छोटी हुई, लेकिन आगे के प्रयासों से लगभग कोई बदलाव नहीं हुआ और फ़ाइल आवश्यक सीमा से बड़ी ही रही। इसकी एक संभावित वजह सामग्री हो सकती है: यदि छवियों का आकार पहले प्रयास में ही घट चुका हो, तो उसी सेटिंग से दोबारा प्रयास करने पर अक्सर और कमी की गुंजाइश कम रहती है। यदि इस दौरान पहले से गुणवत्ता में हानि के साथ सहेजी गई छवियों को फिर JPEG में एन्कोड किया जाए, तो गुणवत्ता और गिर सकती है। एक और प्रयास से कुछ अतिरिक्त बचत हो सकती है, लेकिन अधिक भरोसेमंद तरीका है अपरिवर्तित मूल फ़ाइल पर लौटना और यह पता लगाना कि फ़ाइल किन चीज़ों से बनी है:

• स्कैन किए गए पृष्ठ: यहाँ फ़ाइल का आकार छवि डेटा के कारण होता है। यदि आप मूल दस्तावेज़ दोबारा स्कैन कर सकते हैं, तो बाद में फ़िल्टर लगाने से ज़्यादा मदद उपयुक्त स्कैन सेटिंग से मिलती है। इसका तरीका स्कैन की गई PDF का आकार घटाएँ मार्गदर्शिका में बताया गया है।
• किसी दूसरे प्रोग्राम से निर्यात किए गए दस्तावेज़: स्रोत फ़ाइल से अलग सेटिंग के साथ दोबारा निर्यात करना, तैयार PDF से काम शुरू करने की तुलना में बेहतर आधार दे सकता है।
• एक फ़ाइल में कई दस्तावेज़: यदि प्राप्तकर्ता कई फ़ाइलें स्वीकार करता है, तो आप कोई सामग्री छोड़े बिना PDF को कई फ़ाइलों में बाँट सकते हैं। यदि उसमें ऐसे पृष्ठ हैं जो निर्देशों के अनुसार आवश्यक नहीं हैं और जिनकी किसी और को भी ज़रूरत नहीं है, तो आप उन्हें PDF से हटा सकते हैं। दोनों टूल सामान्य PDF स्वीकार करते हैं, लेकिन डिजिटल हस्ताक्षर वाले दस्तावेज़ों या फ़ॉर्म फ़ील्ड वाली फ़ाइलों को अस्वीकार कर सकते हैं।
• दूसरी विधि: अगले अनुभाग का ब्राउज़र टूल Quartz फ़िल्टर से अलग तरीके से काम करता है। आप उसे भी मूल फ़ाइल के साथ आज़मा सकते हैं।

कारणों की विस्तार से जाँच करने के लिए जब PDF छोटी न हो देखें।

निर्यात डायलॉग में Quartz फ़िल्टर नहीं दिख रहा

• जाँचें कि आपने वास्तव में PDF ही खोली है। Apple के निर्देश PDF दस्तावेज़ों के लिए हैं। वे किसी खुली हुई छवि पर लागू नहीं होते।
• जाँचें कि निर्यात डायलॉग में प्रारूप PDF पर सेट है।
• “Ablage” (फ़ाइल) मेनू में “Exportieren” (निर्यात करें) कमांड का इस्तेमाल करें। संस्करण के अनुसार वहाँ PDF के रूप में निर्यात करने के लिए मिलते-जुलते नाम वाला एक और कमांड हो सकता है। Apple फ़िल्टर का उल्लेख सामान्य “Exportieren” विकल्प के लिए करता है। यह मानकर न चलें कि दूसरा कमांड भी वही विकल्प देगा।
• इन चरणों की तुलना अपने macOS संस्करण की Apple सहायता से करें, क्योंकि अलग-अलग संस्करणों के मेनू अलग हो सकते हैं।

आपको एक निश्चित आकार चाहिए

बताए गए Vorschau तरीके में आप फ़िल्टर चुनते हैं, लक्षित आकार नहीं। कॉपी का आकार कितना हुआ है, यह सहेजने के बाद ही पता चलता है। यदि कोई पोर्टल निश्चित अधिकतम सीमा बताता है, तो PDF को लक्षित आकार तक घटाएँ से मदद मिल सकती है। वहाँ आप सीमा तय करते हैं और देख सकते हैं कि परिणाम उसके भीतर है या नहीं। आपकी फ़ाइल के लिए यह संभव होगा या नहीं, यह उसकी सामग्री पर निर्भर करता है।

ब्राउज़र और नेटिव ऐप के बीच अंतर समझें

Mac पर Vorschau के अलावा भी दूसरे तरीके हैं, जिन्हें अक्सर एक जैसा मान लिया जाता है। इनमें अंतर इस बात का है कि आपकी फ़ाइल कहाँ संसाधित होती है और इस दौरान उसमें क्या बदलाव होते हैं।

इसलिए प्रिंट डायलॉग से सहेजना और Quartz फ़िल्टर से निर्यात करना अलग-अलग चीज़ें हैं। प्रिंट डायलॉग में कागज़ का छोटा आकार चुनने से भी सहेजी गई फ़ाइल का आकार भरोसेमंद ढंग से कम नहीं होता।

यहाँ “ब्राउज़र में” का क्या अर्थ है

ब्राउज़र में PDF का आकार घटाने वाला हमारा टूल चुनी गई फ़ाइल को ब्राउज़र में पढ़ता है, वहीं संपीड़ित करता है और परिणाम को नई फ़ाइल के रूप में डाउनलोड करने के लिए देता है। इसके लिए आपकी PDF की सामग्री अपलोड नहीं की जाती। हालाँकि, ब्राउज़र प्रोग्राम को इंटरनेट से लोड करता है और उसके कुछ हिस्से काम के दौरान ही लोड होते हैं। इसलिए परिणाम सहेजने तक कनेक्शन बनाए रखें। “बिना अपलोड” और “वास्तव में ऑफ़लाइन” के बीच का अंतर बिना अपलोड किए PDF संपीड़ित करें मार्गदर्शिका में समझाया गया है।

चुनने के लिए तीन विधियाँ हैं। “गुणवत्ता में हानि के बिना अनुकूलन” छवियों की गुणवत्ता जानबूझकर घटाए बिना आंतरिक संग्रहण को बेहतर बनाता है। “संतुलित” और “छोटी फ़ाइल” उपयुक्त छवियों को अतिरिक्त रूप से दोबारा JPEG में सहेज सकती हैं। किसी भी विधि में छवियों का रिज़ॉल्यूशन कम नहीं किया जाता और किसी भी पृष्ठ को छवि में नहीं बदला जाता। आप 50 MiB तक की फ़ाइलें चुन सकते हैं। टूल डिजिटल हस्ताक्षर वाली और एन्क्रिप्ट की गई PDF स्वीकार नहीं करता।

यदि आपके ब्राउज़र में प्रक्रिया बीच में रुक जाए या सहेजने के लिए कोई परिणाम न मिले, तो पहले इंटरनेट कनेक्शन जाँचें और पृष्ठ दोबारा लोड करें। यदि इसके बाद भी काम न हो, तो ऊपर बताए अनुसार यही काम Vorschau से करें।

क्या PDF24 Creator Mac पर काम करता है?

नहीं। निर्माता के डाउनलोड पृष्ठ के अनुसार यह डेस्कटॉप प्रोग्राम केवल Windows के लिए उपलब्ध है। निर्माता ने अपने अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों में स्पष्ट किया है कि यह Mac और Linux के लिए उपलब्ध नहीं है। Mac पर आप Vorschau या ब्राउज़र में किसी टूल का इस्तेमाल कर सकते हैं। दोनों अपनी-अपनी विशेषताओं वाले स्वतंत्र तरीके हैं और Windows प्रोग्राम की प्रतिकृति नहीं हैं। यदि आपके पास Windows PC भी है, तो उसके विकल्प Windows पर PDF का आकार घटाएँ मार्गदर्शिका में मिलेंगे।

सहेजी गई फ़ाइल का आकार और उसकी कार्यक्षमता जाँचें

छोटी कॉपी अपलोड करने या भेजने से पहले, ठीक उसी सहेजी गई फ़ाइल को फिर से खोलें, उस विंडो को नहीं जिससे आपने निर्यात किया था। इसी तरह आप जाँच सकते हैं कि प्राप्तकर्ता को वास्तव में क्या मिलेगा।

1. सहेजी गई फ़ाइल का आकार बाइट में देखें और उसकी तुलना निर्धारित सीमा से करें। इसके लिए, उदाहरण के तौर पर, आप अपलोड सीमाएँ जाँचें पर फ़ाइल चुन सकते हैं।
2. सभी पृष्ठ देखें: क्या सब कुछ पूरा है, सही क्रम में है और कोई हिस्सा कटा हुआ नहीं है?
3. महत्त्वपूर्ण हिस्सों की तुलना समान ज़ूम स्तर पर मूल फ़ाइल से करें।
4. यदि प्राप्तकर्ता को इन सुविधाओं का इस्तेमाल करना है: पाठ में खोजें, लिंक पर क्लिक करें और फ़ॉर्म फ़ील्ड जाँचें।
5. हस्ताक्षर वाले दस्तावेज़ों के लिए नीचे दी गई बातों पर ध्यान दें।

आकार की शर्त ध्यान से पढ़ें

MB में दी गई मात्रा का अर्थ प्रति इकाई 10,00,000 बाइट या 10,48,576 बाइट हो सकता है। दूसरे अर्थ के लिए सही नाम MiB है। यदि शर्त में “अधिकतम” लिखा है, तो फ़ाइल का आकार ठीक सीमा के बराबर हो सकता है। यदि “से कम” या “से छोटा” लिखा है, तो आकार सीमा से नीचे रहना चाहिए। संदेह होने पर अधिक कड़े अर्थ के अनुसार योजना बनाएँ।

इसलिए एक ही फ़ाइल सीमा की व्याख्या के आधार पर स्वीकार या अस्वीकार हो सकती है। दूसरे मानों का रूपांतरण करने के लिए KB और MB के बीच रूपांतरण करें का इस्तेमाल करें।

हस्ताक्षर, फ़ॉर्म और PDF/A

स्कैन किया गया हस्ताक्षर पृष्ठ पर मौजूद एक छवि है और उसके साथ किसी भी दूसरी छवि जैसा व्यवहार किया जाता है। इसलिए जाँचें कि वह पढ़ने योग्य बना हुआ है। इसके विपरीत, डिजिटल हस्ताक्षर फ़ाइल का एक क्रिप्टोग्राफ़िक घटक होता है। निर्यात की गई कॉपी एक नई फ़ाइल है और यह तरीका इसकी गारंटी नहीं देता कि उसमें हस्ताक्षर अब भी वैध दिखेगा। यदि प्राप्तकर्ता डिजिटल हस्ताक्षर वाला दस्तावेज़ चाहता है, तो संदेह होने पर अपरिवर्तित मूल फ़ाइल भेजें या पहले ही शर्त स्पष्ट कर लें। अधिक जानकारी हस्ताक्षर और फ़ॉर्म वाली PDF मार्गदर्शिका में है। PDF/A के मामले में भी स्थिति ऐसी ही है: यदि कोई संस्था यह प्रारूप माँगती है, तो छोटी कॉपी होना इस बात का प्रमाण नहीं है कि वह अब भी इस आवश्यकता को पूरा करती है।