Upload-Limits prüfen

Die tatsächlichen Vorgaben des Empfängers übernehmen

Beim Öffnen sind zwei Regeln bereits aktiv: 10 MB pro Datei und 20 MB insgesamt. Zwei weitere Regeln sind vorbereitet, aber ausgeschaltet: höchstens 5 Dateien und höchstens 200 Seiten pro Datei. Alle vier Werte sind nur Startwerte, damit das Formular nicht leer ist. Sie stammen von keinem bestimmten Portal. Ersetze sie durch die Angaben aus der aktuellen Anleitung deines Empfängers und schalte jede Regel aus, die dort gar nicht vorkommt.

1. Öffne die aktuellen Hinweise des Empfängers, also die Upload-Seite, die FAQ oder die Hilfe zum jeweiligen Formular. Such dort nach Angaben zu Dateigröße, Dateianzahl und Seitenzahl.
2. Kläre für jede Zahl, ob sie für eine einzelne Datei gilt oder für alle Dateien zusammen.
3. Trag den Wert in genau der Einheit ein, die der Empfänger nennt. Steht dort MB, wählst du MB. Steht dort MiB, wählst du MiB.
4. Aktiviere nur die Regeln, die der Empfänger tatsächlich vorgibt. Jede Regel lässt sich unabhängig von den anderen ein- und ausschalten.
5. Wähle deine PDFs aus oder lege Zeilen von Hand an. Das Ergebnis aktualisiert sich, sobald sich eine Datei oder eine Grenze ändert.

Achte beim Eintippen auf Tausenderpunkte: „1.000“ wird als Dezimalzahl gelesen, also als 1. Für tausend schreibst du „1000“ oder „1 000“. Als Dezimaltrennzeichen funktionieren Komma und Punkt.

Was mit deinen Dateien passiert

Angenommen werden Dateien mit der Endung .pdf, egal ob groß oder klein geschrieben. Der Rechner liest jede ausgewählte Datei lokal in deinem Browser aus: die genaue Größe in Byte und, wenn möglich, die Seitenzahl. Die Größe ist gemessen und lässt sich deshalb bei ausgewählten Dateien nicht bearbeiten. Die Prüfung schickt deine Dokumente nirgendwohin. Sie werden weder an den Empfänger übermittelt noch für dich gespeichert. Mit „Zurücksetzen“ leerst du Auswahl und Ergebnis wieder.

Liegen die Dateien gerade auf einem anderen Gerät, legst du stattdessen Zeilen von Hand an: Du trägst die Größe ein und, falls du sie kennst, die Seitenzahl. Einen eigenen Namen vergibst du dabei nicht, die Zeilen heißen automatisch Datei 1, Datei 2 und so weiter. Merk dir deshalb, welche Datei zu welcher Zeile gehört. Die Größe muss nach der Umrechnung ganze Byte ergeben. 1,5 MB funktioniert also, denn das sind genau 1.500.000 Byte.

Einzeldateien, Gesamtgröße und Anzahl gemeinsam prüfen

Eine Grenze pro Datei und eine Grenze für die ganze Sammlung messen verschiedene Dinge. Jede einzelne PDF kann klein genug sein, während alle zusammen trotzdem zu groß sind. Der Rechner wertet deshalb jede aktive Regel getrennt aus. Er zeigt auch die Regeln, die erfüllt sind, damit du siehst, wo du nichts ändern musst.

Gilt das Limit pro PDF oder für alle Dateien zusammen?

Das steht in der Formulierung des Empfängers, und manchmal steht dort beides. Achte auf Wendungen wie „pro Datei“, „je Anhang“, „insgesamt“ oder „alle Anlagen zusammen“. Zwei echte Beispiele, abgerufen am 13.10.2026: Die FAQ zur Online-Bewerbung bei uni-assist nennt für My assist nur PDF-Dateien mit höchstens 10 MB pro Datei. Die ELSTER-Anleitung zum Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Einzelunternehmen listet für Anhänge zu diesem Formular gleich vier Grenzen auf: 200 PDF-Seiten pro Datei, 10 MB pro Datei, 36,91 MB insgesamt und 20 Anhänge.

Diese Angaben gelten nur für die genannte Stelle. Andere ELSTER-Formulare, andere Jahre und andere Bewerbungsportale können abweichen, und beide Quellen sagen nicht, wie „MB“ dort byte-genau gemeint ist. Der Rechner übernimmt solche Werte deshalb nie automatisch. Du trägst immer die Vorgaben ein, die für deinen Fall gerade gelten.

Ein Beispiel mit drei Dateien

Die folgenden Werte sind ausgedacht und zeigen, wie die Regeln unabhängig voneinander ausgehen. Gerechnet wird dezimal, 1 MB entspricht also 1.000.000 Byte. Aktiv sind vier Grenzen: 10 MB pro Datei, 15 MB insgesamt, höchstens 2 Dateien und höchstens 20 Seiten pro Datei. Bei Datei C konnte die Seitenzahl nicht ermittelt werden.

Alle drei Dateien bleiben einzeln unter 10 MB. Zusammen sind es aber 18 MB, also 3.000.000 Byte mehr als erlaubt, und es ist eine Datei zu viel. Dass bei Datei C die Seitenzahl fehlt, ändert am Gesamtergebnis nichts: Zwei Regeln sind sicher überschritten.

Welche Datei die Grenze reißt und um wie viel

Scheitert die Regel pro Datei oder pro Seitenzahl, nennt das Ergebnis jede betroffene Datei mit Namen und dazu, um wie viel sie über der Grenze liegt. Bei der Gesamtgröße gibt es keine einzelne schuldige Datei. Dort siehst du, wie weit die Summe über dem Limit liegt. So weißt du, wie viel du insgesamt einsparen musst, und kannst selbst entscheiden, bei welchen Dateien das am sinnvollsten ist. Bei der Dateianzahl steht, wie viele Dateien zu viel sind.

Fehlende Seitenzahlen richtig behandeln

Die Dateigröße kennt der Rechner bei jeder ausgewählten Datei. Die Seitenzahl dagegen muss er aus der PDF auslesen, und das klappt nicht immer. In diesen Fällen bleibt sie offen:

• Die PDF ist verschlüsselt oder lässt sich nicht lesen. Du siehst dann einen Hinweis, die Größe wird trotzdem geprüft.
• Die Datei ist größer als 50 MiB, also größer als 52.428.800 Byte. Bei solchen Dateien liest der Rechner keine Seiten aus. Das ist keine Ablehnung der Datei, denn ihre Größe wird ganz normal gegen deine Grenzen geprüft.
• Du hast eine Zeile von Hand angelegt und keine Seitenzahl eingetragen.

Eine fehlende Seitenzahl wird nie als bestanden gewertet. Solange eine Regel zur Seitenzahl aktiv ist, kann der Rechner nicht wissen, ob die Datei sie einhält. Kennst du die echte Seitenzahl, etwa aus deinem PDF-Programm, trag sie ein. Eine geschätzte Zahl würde nur ein Ergebnis vortäuschen, das niemand geprüft hat.

Drei mögliche Ergebnisse

• Erfüllt: Alle nötigen Werte sind bekannt und liegen höchstens auf der Grenze.
• Überschritten: Mindestens ein bekannter Wert liegt über der Grenze. Die betroffenen Dateien werden genannt.
• Unbekannt: Nichts ist sicher überschritten, aber mindestens ein Wert fehlt, um die Regel zu entscheiden.

Für das Gesamtergebnis hat eine Überschreitung Vorrang vor „unbekannt“ und „unbekannt“ Vorrang vor „erfüllt“. Ein Beispiel: Eine Datei mit 1.000.000 Byte und unbekannter Seitenzahl wird nur gegen die Regel „höchstens 200 Seiten“ geprüft. Ergebnis: unbekannt, sowohl für die Seitenregel als auch insgesamt. Im Drei-Dateien-Beispiel oben lautet das Gesamtergebnis dagegen „überschritten“, obwohl eine Seitenzahl fehlt. Ist gar keine Regel aktiv, meldet der Rechner genau das und kein „bestanden“.

Gemessen wird immer eine Datei, die es schon gibt. Der Rechner schätzt nicht, wie groß ein Dokument nach dem Export oder Scannen werden wird. Er schlüsselt die Größe auch nicht nach Bildern, Schriften oder anderen eingebetteten Bestandteilen auf. Wenn du die fertige PDF auswählst, prüfst du genau die Datei, die du später hochlädst.

Das passende Werkzeug für den Fehler wählen

Welcher Schritt hilft, hängt davon ab, welche Regel scheitert. Jeder Schritt verändert aber mehr als nur den einen Wert, den du reparieren willst. Ob du Seiten entfernen, ein Dokument aufteilen oder mehrere zusammenlegen darfst, entscheidet allein der Empfänger. Manche Stellen verlangen zum Beispiel genau ein Dokument pro Nachweis.

Im Drei-Dateien-Beispiel scheitern Gesamtgröße und Anzahl. Nur zusammenzufügen ist dort keine verlässliche Lösung: Die Anzahl stimmt dann zwar, aber wie groß die neue Datei wird, zeigt sich erst nach dem Zusammenfügen, und sie muss trotzdem unter 10 MB pro Datei und unter 15 MB insgesamt bleiben. Darfst du Unterlagen in einem gemeinsamen Dokument einreichen und bleibt die Qualität ausreichend, ist diese Reihenfolge ein sinnvoller Versuch: zuerst PDF komprimieren und die neuen Größen ansehen, dann so PDF-Dateien zusammenfügen, dass die erlaubte Anzahl passt. Prüf danach die fertigen, heruntergeladenen Dateien noch einmal mit ihrer tatsächlichen Größe, Seitenzahl und Anzahl gegen alle Grenzen. Liegt eine Datei noch darüber, fasst du die Dateien anders zusammen oder komprimierst gezielt nach.

Hast du eine feste Grenze pro Datei vor Augen, kannst du die betroffene Datei gezielt auf eine Zielgröße verkleinern. Wie stark eine PDF schrumpft, hängt von ihrem Inhalt ab, deshalb lässt sich vorher nicht versprechen, dass ein bestimmter Wert erreicht wird. Ist eine einzelne Datei zu lang oder zu groß und dürfen es mehrere Teile sein, kannst du die PDF teilen. Enthält sie Leerseiten oder doppelte Scans, kannst du ausgewählte PDF-Seiten entfernen. Sieh die Seiten aber vorher durch, damit kein verlangter Nachweis verloren geht. Die verlinkten PDF-Werkzeuge nehmen pro Datei höchstens 50 MiB an. Wählst du hier auf der Seite eine größere Datei zum Prüfen aus, liest der Rechner ihre Größe direkt auf deinem Gerät aus, ohne sie an einen Server oder Empfänger zu übertragen. Ihre Seiten werden über 50 MiB aber nicht gezählt. Ist eine Datei größer, exportiere sie neu aus dem Ausgangsprogramm oder bearbeite sie mit einem passenden PDF-Programm auf deinem Gerät und prüf das Ergebnis danach erneut. Mehr dazu findest du unter Preise und Limits.

Wähle zum Schluss genau die heruntergeladenen Dateien hier noch einmal aus. Erst diese Prüfung zeigt, ob die fertigen Dateien alle aktiven Grenzen gleichzeitig einhalten.

Was ein bestandenes Prüfergebnis bedeutet

„Erfüllt“ heißt: Die gemessenen oder eingetragenen Werte halten die Grenzen ein, die du aktiviert hast. Mehr sagt das Ergebnis nicht aus. Es bezieht sich auf höchstens vier Zahlen: Größe pro Datei, Gesamtgröße, Dateianzahl und Seiten pro Datei.

Kann eine PDF genau an der Grenze trotzdem abgelehnt werden?

Ja, das ist möglich. Der Rechner zählt einen Wert genau auf der Grenze als erfüllt, er prüft also mit „kleiner oder gleich“. Eine Datei mit 10.000.000 Byte und 200 Seiten besteht deshalb die Grenzen 10 MB und 200 Seiten. Verlangt ein Empfänger ausdrücklich „unter 10 MB“, reicht das schon nicht mehr. Dann setzt du deine Grenze etwas darunter. Einen allgemein richtigen Puffer gibt es nicht. Maßgeblich ist die genaue Formulierung.

Dazu kommt die Einheit. 10 MB sind 10.000.000 Byte, 10 MiB dagegen 10.485.760 Byte. Eine Datei mit genau 10 MiB liegt also 485.760 Byte über einer Grenze von 10 MB und wird hier als überschritten gemeldet. Viele Stellen schreiben einfach „MB“ und verraten nicht, wie sie technisch rechnen. Ist das unklar, ist die dezimale Lesart die vorsichtigere, weil sie die kleinere Grenze ergibt. Wenn du Werte zwischen den Einheiten vergleichen willst, kannst du Dateigrößen umrechnen.

Was du beim Empfänger zusätzlich klären solltest

Viele Vorgaben haben mit den vier Zahlen nichts zu tun. Wenn sie hier nicht auftauchen, heißt das nicht, dass sie erfüllt sind. Prüfe sie anhand der Anleitung des Empfängers:

• erlaubte Dateiformate und Inhalt der Unterlagen, also ob die richtigen Nachweise vollständig enthalten sind
• Unterschriften und digitale Signaturen sowie Regeln zu Passwortschutz oder Verschlüsselung
• Seitenformat, Ausrichtung, aktive Inhalte und Barrierefreiheit
• Kontingente deines Kontos, zum Beispiel Speicherplatz, die Gesamtzahl bisheriger Veröffentlichungen oder Uploads pro Tag. Die Dateianzahl hier zählt nur die Dateien, die du gerade prüfst.
• ob die Datei beim Hochladen technisch ankommt und vom Empfänger angenommen wird

Bestätigt das Ergebnis, dass meine Bewerbung oder ELSTER-Datei angenommen wird?

Nein. Der Rechner kennt deine Bewerbung, dein Formular und dein Konto nicht. Er vergleicht nur deine Dateien mit den Zahlen, die du selbst eingetragen hast. Wenn alle aktiven Regeln erfüllt sind, hast du die Größen- und Mengenvorgaben aus deiner Anleitung sauber abgehakt. Über Format, Inhalt und Annahme entscheidet weiterhin der Empfänger.