Welches Verfahren passt zu meiner PDF?
Eine PDF enthält meist zwei Arten von Inhalten. Text, Linien und Tabellenrahmen sind als Beschreibung in der Datei gespeichert und brauchen wenig Platz. Eingebettete Bilder wie Fotos, Logos oder gescannte Seiten sind dagegen oft der größte Teil der Datei. Die drei Verfahren unterscheiden sich vor allem darin, ob sie diese Bilder verändern dürfen.
Bei Ausgewogen und Kleinere Datei kommen nur geeignete Bilder für die Neukomprimierung infrage. Sehr kleine Grafiken bleiben zum Beispiel unverändert. Ist die verlustfrei optimierte Fassung am Ende trotzdem die kleinste, bekommst du diese. Keines der Verfahren senkt die Bildauflösung (DPI), schneidet Ränder ab oder wandelt ganze Seiten in Bilder um.
Wenn du unsicher bist, fang mit Ausgewogen an. Ist das Ergebnis noch zu groß, versuchst du Kleinere Datei und schaust dir danach die Schrift genauer an. Verlustfreie Optimierung lohnt sich, wenn an Fotos, Siegeln oder Grafiken nichts verändert werden darf und du in Kauf nimmst, dass die Ersparnis womöglich klein ausfällt.
Text bleibt Text, Scans bleiben Scans
Text, den du in deiner PDF markieren und kopieren kannst, wird beim Komprimieren nicht in ein Bild umgewandelt. Er bleibt deshalb in der Regel auswählbar und durchsuchbar. Ob das auch für deine Datei gilt, prüfst du am besten kurz in der gespeicherten Kopie.
Bei einer eingescannten Seite ist das anders, denn sie ist schon ein Bild. Eine Texterkennung (OCR) gehört nicht zu diesem Werkzeug. Ein Scan ohne Textebene wird durch das Komprimieren also nicht durchsuchbar. Weil bei einem ganzseitigen Scan die gesamte Seite in diesem Bild steckt, betrifft es auch den gesamten Seiteninhalt, wenn Ausgewogen oder Kleinere Datei das Bild tatsächlich neu komprimiert. Ob das passiert, hängt davon ab, ob das Bild dafür geeignet ist. Wurde ein Scan neu komprimiert, solltest du kleine Schrift besonders genau ansehen.
PDF verkleinern: Schritt für Schritt
- Tippe oder klicke auf „PDF auswählen“ oder zieh die Datei in das Feld. Am Smartphone öffnet sich dabei die Dateiauswahl deines Geräts. Pro Durchgang verarbeitet das Werkzeug genau eine PDF mit bis zu 50 MiB, also 52.428.800 Byte.
- Wähle das Verfahren. Voreingestellt ist Ausgewogen.
- Wenn du ein festes Limit einhalten musst, setz den Haken bei „Zielgröße festlegen“ und wähle einen Wert (siehe unten). Ohne Limit kannst du diesen Schritt überspringen.
- Starte die Komprimierung. Dauert ein Durchgang zu lange, kannst du ihn abbrechen.
- Sieh dir an, wie groß Original und Ergebnis jeweils sind, und blättere im Vergleich durch alle Seiten.
- Lade die neue Datei herunter und öffne sie einmal separat, bevor du sie verschickst oder hochlädst.
Änderst du nach dem Durchlauf das Verfahren oder das Limit, verwirft das Werkzeug das bisherige Ergebnis. So passt die angezeigte Datei immer zu den Einstellungen, die gerade gewählt sind. Starte die Komprimierung danach einfach neu.
Eine maximale Größe vorgeben
Als Limit stehen 500 KB, 1 MB, 2 MB, 5 MB und 10 MB zur Auswahl. Du kannst aber auch einen eigenen Wert in KB, MB oder MiB eintragen. Das Werkzeug rechnet dezimal: 2 MB sind 2.000.000 Byte, 500 KB sind 500.000 Byte. 2 MiB sind dagegen 2.097.152 Byte. Das Ziel gilt als erreicht, wenn das Ergebnis höchstens so viele Byte hat wie dein Limit.
Die Zielgröße ist also eine Obergrenze: Das Ergebnis soll höchstens so groß werden, nicht genau so groß. Erreicht wird sie nicht in jedem Fall. Liegt deine PDF schon darunter, wird die Bildqualität nicht angetastet. Durch die neu geschriebene Struktur kann die Datei trotzdem noch etwas kleiner werden. Klappt es nicht, bekommst du dennoch eine vollständige, gültige PDF und siehst, dass das Limit verfehlt wurde. Wie du dann weitermachst, erfährst du unter PDF für ein Größenlimit verkleinern. Wenn du nicht sicher bist, welche Einheit eine Vorgabe meint, hilft dir der Rechner, um KB, MB und MiB zu unterscheiden.
Original und Ergebnis richtig vergleichen
Nach dem Durchlauf siehst du die Dateigröße des Originals und die des Ergebnisses, jeweils auch in Byte. Dazu kommt die Ersparnis: wie viele Byte eingespart wurden und wie viel Prozent das sind. Hast du ein Limit gesetzt, zeigt dir das Werkzeug außerdem, ob es erreicht wurde. Die Zahlen sagen dir allerdings nur, ob die Datei klein genug ist. Ob sie noch gut lesbar ist, siehst du erst im Vergleich der Seiten.
Im Vergleich liegen Original und Ergebnis nebeneinander. Mit den Pfeilen blätterst du vor und zurück. Schau dir nicht nur die erste Seite an, denn Fotos, Scans und Anlagen stecken oft weiter hinten. Achte dabei vor allem auf diese Stellen:
- kleine Schrift, Fußnoten und Kleingedrucktes
- Stempel, Siegel und eingescannte Unterschriften
- Tabellen, Diagramme und feine Linien
- Fotos, auf denen Details erkennbar bleiben müssen, etwa Ausweis- oder Zeugnisscans
Öffne die heruntergeladene Datei danach noch einmal in deinem gewohnten PDF-Programm. Markiere dort ein Wort, von dem du weißt, dass es als Text vorliegt, und such danach. Klick auch Links an, die funktionieren müssen, und prüfe ausgefüllte Formularfelder. Eine Seite, die gleich aussieht, verrät dir nämlich noch nicht, ob alle Funktionen deiner Datei erhalten geblieben sind.
Bei dieser Testdatei hat die verlustfreie Optimierung kaum etwas eingespart, die beiden anderen Verfahren dagegen sehr viel. Den Unterschied macht hier die Bildkomprimierung, denn nur Ausgewogen und Kleinere Datei dürfen geeignete Bilder wie das enthaltene Testbild neu komprimieren. Bei einer PDF mit anderem Inhalt, etwa überwiegend Text ohne geeignete Bilder, können die Werte ganz anders aussehen. Wie viel die Optimierung von Struktur und Datenströmen dort bringt, hängt von der jeweiligen Datei ab.
Wenn die Datei unverändert bleibt
Manche PDFs lassen sich kaum oder gar nicht verkleinern. Häufig ist die Datei schon sparsam gespeichert, ihre Bilder sind bereits stark komprimiert oder es handelt sich um sehr kleine Grafiken, die nicht neu komprimiert werden. Enthält eine PDF vor allem Text und keine geeigneten Bilder, kann nur die Optimierung von Struktur und Datenströmen etwas bewirken. Wie viel das bringt, hängt von der jeweiligen Datei ab. Neu optimierte Fassungen, die gleich groß oder größer als das Original sind, verwirft das Werkzeug. Ist keine gültige neue Fassung kleiner, meldet es, dass die Datei unverändert bleibt, und zeigt dein Original als Ergebnis an, mit unveränderter Größe. Du kannst es dann ganz normal herunterladen.
Diese nächsten Schritte sind sinnvoll:
- Ein anderes Verfahren ausprobieren, zum Beispiel Ausgewogen nach Verlustfreie Optimierung oder Kleinere Datei nach Ausgewogen. Starte dabei immer mit dem Original und nicht mit einem bereits verkleinerten Ergebnis, denn wiederholte JPEG-Komprimierung verschlechtert Bilder Schritt für Schritt.
- Seiten, die wirklich niemand braucht, etwa leere Seiten oder Doppelungen, kannst du aus der PDF entfernen.
- Akzeptiert der Empfänger mehrere Dateien, kannst du die PDF in passende Teile aufteilen.
- Manche Portale begrenzen nicht nur die Größe einer Datei, sondern auch die Anzahl der Dateien, die Seitenzahl oder die Gesamtgröße. Diese weiteren Upload-Grenzen kannst du prüfen.
Eine PDF in JPG-Bilder umzuwandeln, ist dagegen kein guter Ersatz für das Komprimieren. Der Empfänger erwartet meist eine PDF, und auswählbarer Text ginge dabei verloren.
Was passiert mit meiner Datei?
Die Komprimierung läuft im Arbeitsspeicher deines Browsers. Deine PDF wird dafür nicht auf einen Server hochgeladen, und ein Konto brauchst du auch nicht. Das Werkzeug arbeitet mit einer Kopie. Die Datei auf deinem Gerät wird also nicht überschrieben. Das Ergebnis speicherst du als neue Datei über den Download deines Browsers. Ein Wasserzeichen wird dabei nicht eingefügt.
Lokal bedeutet allerdings nicht offline. Die Seite und die Programmteile für die Verarbeitung lädt dein Browser aus dem Internet. Dass alles auch ohne Verbindung startet, solltest du deshalb nicht voraussetzen.
Bei großen Dateien hängt die Dauer auch davon ab, wie viel Arbeitsspeicher dein Gerät gerade frei hat. Bearbeitest du Unterlagen für Arbeitgeber, Schule oder Hochschule und gibt es dort Vorgaben, mit welchen Programmen vertrauliche Dokumente bearbeitet werden dürfen, dann gelten diese Vorgaben zuerst.
Häufige Fragen zum Verkleinern
Signierte und geschützte Dateien
Digital signierte oder zertifizierte PDFs lehnt das Werkzeug ab, ebenso verschlüsselte und passwortgeschützte Dateien. Eine digitale Signatur gilt für genau die unterschriebene Fassung. Eine neu geschriebene Datei wäre nicht mehr dieselbe. Passwörter entfernt das Werkzeug nicht. Wenn du darfst, nimm eine unsignierte und ungeschützte Fassung, zum Beispiel die Datei vor dem Unterschreiben, oder bitte den Absender darum. Leere, noch nicht unterschriebene Signaturfelder sind dagegen kein Hindernis.
Kann ich mehrere PDFs auf einmal verkleinern?
Nein, pro Durchgang verarbeitet das Werkzeug genau eine PDF. Wählst du mehrere Dateien gleichzeitig aus, wird die Auswahl abgelehnt. Verarbeite die Dateien nacheinander. Für andere Aufgaben, etwa das Zusammenfügen, findest du weitere PDF-Werkzeuge.
Wie fange ich mit einer neuen Datei an?
Setz das Werkzeug zurück. Dann gelten wieder die Standardeinstellungen mit Ausgewogen und ohne Limit, und du kannst eine neue PDF auswählen. Lade das bisherige Ergebnis vorher herunter, falls du es noch brauchst.