আমার PDF-এর জন্য কোন পদ্ধতি উপযুক্ত?
একটি PDF-এ সাধারণত দুই ধরনের বিষয়বস্তু থাকে। লেখা, রেখা ও টেবিলের সীমানা ফাইলে বর্ণনা হিসেবে সংরক্ষিত থাকে এবং অল্প জায়গা নেয়। অন্যদিকে, ফাইলের মধ্যে যুক্ত ছবি, যেমন ফটো, লোগো বা স্ক্যান করা পৃষ্ঠা, প্রায়ই ফাইলের সবচেয়ে বড় অংশ দখল করে। তিনটি পদ্ধতির মূল পার্থক্য হলো, সেগুলো এই ছবিগুলো পরিবর্তন করতে পারে কি না।
ভারসাম্যপূর্ণ ও ছোট আকারের ফাইল পদ্ধতিতে শুধু উপযুক্ত ছবিগুলোই আবার সংকুচিত করা যেতে পারে। যেমন, খুব ছোট গ্রাফিক্স অপরিবর্তিত থাকে। শেষ পর্যন্ত মানের ক্ষতি ছাড়া অপ্টিমাইজ করা সংস্করণটিই সবচেয়ে ছোট হলে আপনি সেটিই পাবেন। কোনো পদ্ধতিই ছবির রেজোলিউশন (DPI) কমায় না, প্রান্ত ছাঁটে না বা পুরো পৃষ্ঠাকে ছবিতে রূপান্তর করে না।
কোনটি বেছে নেবেন বুঝতে না পারলে ভারসাম্যপূর্ণ দিয়ে শুরু করুন। ফলাফলের আকার তখনও বেশি হলে ছোট আকারের ফাইল পদ্ধতি ব্যবহার করে তারপর লেখাগুলো আরও ভালো করে দেখুন। ফটো, সিলমোহর বা গ্রাফিক্সে কোনো পরিবর্তন করা না গেলে এবং আকার হয়তো খুব সামান্য কমবে—তা মেনে নিতে পারলে মানের ক্ষতি ছাড়া অপ্টিমাইজেশন উপযুক্ত।
লেখা লেখাই থাকে, স্ক্যান স্ক্যানই থাকে
আপনার PDF-এ যে লেখা নির্বাচন ও কপি করা যায়, সংকোচনের সময় তা ছবিতে রূপান্তরিত হয় না। তাই সাধারণত সেই লেখা নির্বাচন করা ও খোঁজা যায়। আপনার ফাইলের ক্ষেত্রেও তা ঠিক আছে কি না, সংরক্ষিত কপিতে সংক্ষেপে পরীক্ষা করে নেওয়াই ভালো।
স্ক্যান করা পৃষ্ঠার ক্ষেত্রে বিষয়টি আলাদা, কারণ সেটি আগে থেকেই একটি ছবি। এই টুলে লেখা শনাক্তকরণ (OCR) নেই। তাই লেখার স্তরবিহীন স্ক্যান সংকুচিত করলে সেটিতে লেখা খোঁজা সম্ভব হয় না। পুরো পৃষ্ঠার স্ক্যানে পৃষ্ঠার সব বিষয়বস্তু ওই ছবির মধ্যেই থাকে, তাই ভারসাম্যপূর্ণ বা ছোট আকারের ফাইল পদ্ধতি সত্যিই ছবিটি আবার সংকুচিত করলে তা পৃষ্ঠার সব বিষয়বস্তুর ওপর প্রভাব ফেলে। তা হবে কি না নির্ভর করে ছবিটি পুনরায় সংকোচনের উপযুক্ত কি না তার ওপর। কোনো স্ক্যান আবার সংকুচিত হয়ে থাকলে ছোট লেখাগুলো বিশেষভাবে ভালো করে দেখুন।
PDF-এর আকার কমান: ধাপে ধাপে
- “PDF নির্বাচন করুন”-এ ট্যাপ বা ক্লিক করুন, অথবা ফাইলটি নির্দিষ্ট ঘরে টেনে আনুন। স্মার্টফোনে এতে আপনার ডিভাইসের ফাইল নির্বাচনের ব্যবস্থা খুলবে। প্রতিবার টুলটি ঠিক একটি PDF প্রক্রিয়া করে, যার সর্বোচ্চ আকার 50 MiB, অর্থাৎ ৫,২৪,২৮,৮০০ বাইট।
- পদ্ধতি নির্বাচন করুন। আগে থেকে ভারসাম্যপূর্ণ নির্বাচিত থাকে।
- নির্দিষ্ট সীমা মেনে চলতে হলে “লক্ষ্য আকার নির্ধারণ করুন”-এ টিক দিয়ে একটি মান বেছে নিন (নিচে দেখুন)। কোনো সীমা না থাকলে এই ধাপটি এড়িয়ে যেতে পারেন।
- সংকোচন শুরু করুন। কোনোবার প্রক্রিয়াটি বেশি সময় নিলে তা বাতিল করতে পারেন।
- মূল ফাইল ও ফলাফলের আকার দেখুন এবং তুলনায় সব পৃষ্ঠা উল্টে দেখুন।
- নতুন ফাইলটি ডাউনলোড করুন এবং পাঠানো বা আপলোড করার আগে একবার আলাদাভাবে খুলুন।
প্রক্রিয়া শেষ হওয়ার পর পদ্ধতি বা সীমা পরিবর্তন করলে টুলটি আগের ফলাফল বাতিল করে দেয়। এতে দেখানো ফাইলটি সবসময় বর্তমানে নির্বাচিত সেটিংসের সঙ্গে মেলে। এরপর আবার সংকোচন শুরু করুন।
সর্বোচ্চ আকার নির্ধারণ করুন
সীমা হিসেবে 500 KB, 1 MB, 2 MB, 5 MB ও 10 MB বেছে নিতে পারেন। চাইলে KB, MB বা MiB-এ নিজের মানও লিখতে পারেন। টুলটি দশমিক পদ্ধতিতে হিসাব করে: 2 MB হলো ২০,০০,০০০ বাইট, 500 KB হলো ৫,০০,০০০ বাইট। অন্যদিকে, 2 MiB হলো ২০,৯৭,১৫২ বাইট। ফলাফলের বাইটসংখ্যা আপনার সীমার সমান বা কম হলে লক্ষ্য পূরণ হয়েছে বলে ধরা হয়।
লক্ষ্য আকার তাই একটি সর্বোচ্চ সীমা: ফলাফল সর্বোচ্চ ওই আকারের হওয়া উচিত, ঠিক ওই আকারের হওয়া জরুরি নয়। সব ক্ষেত্রে এই লক্ষ্য পূরণ হয় না। আপনার PDF আগে থেকেই সীমার নিচে থাকলে ছবির মানে হাত দেওয়া হয় না। তবে কাঠামো নতুন করে লেখার ফলে ফাইল আরও কিছুটা ছোট হতে পারে। লক্ষ্য পূরণ না হলেও আপনি একটি সম্পূর্ণ, বৈধ PDF পাবেন এবং দেখতে পারবেন যে সীমা মানা যায়নি। এরপর কী করবেন তা জানতে দেখুন নির্দিষ্ট আকারসীমার জন্য PDF ছোট করা। কোনো নির্দেশনায় কোন একক বোঝানো হয়েছে তা নিশ্চিত না হলে KB, MB ও MiB-এর পার্থক্য বুঝতে ক্যালকুলেটরটি সাহায্য করবে।
মূল ফাইল ও ফলাফল সঠিকভাবে তুলনা করুন
প্রক্রিয়া শেষে মূল ফাইল ও ফলাফলের আকার দেখতে পাবেন, প্রতিটির আকার বাইটেও দেখানো হবে। সঙ্গে দেখানো হবে আকারের সাশ্রয়: কত বাইট কমেছে এবং তা কত শতাংশ। সীমা নির্ধারণ করে থাকলে সেটি পূরণ হয়েছে কি না টুলটি তাও জানাবে। তবে সংখ্যাগুলো শুধু বলে ফাইল যথেষ্ট ছোট হয়েছে কি না। এখনও ভালোভাবে পড়া যায় কি না তা বোঝার জন্য পৃষ্ঠাগুলো তুলনা করতে হবে।
তুলনায় মূল ফাইল ও ফলাফল পাশাপাশি থাকে। তীরচিহ্ন দিয়ে সামনে ও পেছনের পৃষ্ঠায় যেতে পারেন। শুধু প্রথম পৃষ্ঠা দেখবেন না, কারণ ফটো, স্ক্যান ও সংযুক্তি প্রায়ই পরের দিকের পৃষ্ঠায় থাকে। বিশেষ করে এই জায়গাগুলো খেয়াল করুন:
- ছোট লেখা, পাদটীকা ও সূক্ষ্ম হরফে লেখা তথ্য
- স্ট্যাম্প, সিলমোহর ও স্ক্যান করা স্বাক্ষর
- টেবিল, চার্ট ও সূক্ষ্ম রেখা
- যেসব ফটোতে খুঁটিনাটি স্পষ্ট থাকা দরকার, যেমন পরিচয়পত্র বা সনদের স্ক্যান
এরপর ডাউনলোড করা ফাইলটি আপনার নিয়মিত ব্যবহৃত PDF প্রোগ্রামে আবার খুলুন। যে শব্দটি লেখা হিসেবে আছে বলে আপনি জানেন, সেটি নির্বাচন করে খুঁজুন। যেসব লিংক কাজ করা জরুরি, সেগুলোতেও ক্লিক করুন এবং পূরণ করা ফর্মের ঘরগুলো পরীক্ষা করুন। কারণ একটি পৃষ্ঠা দেখতে একই হলেই আপনার ফাইলের সব কার্যকারিতা অক্ষুণ্ণ আছে কি না বোঝা যায় না।
এই পরীক্ষামূলক ফাইলে মানের ক্ষতি ছাড়া অপ্টিমাইজেশন আকার খুব সামান্য কমিয়েছে, অন্য দুই পদ্ধতি অনেক বেশি কমিয়েছে। এখানে পার্থক্যটি হয়েছে ছবি সংকোচনের কারণে, কারণ শুধু ভারসাম্যপূর্ণ ও ছোট আকারের ফাইল পদ্ধতিই ফাইলে থাকা পরীক্ষামূলক ছবিটির মতো উপযুক্ত ছবিগুলো আবার সংকুচিত করতে পারে। অন্য ধরনের বিষয়বস্তু থাকা PDF-এ, যেমন প্রধানত লেখা এবং উপযুক্ত ছবি নেই এমন ফাইলে, মানগুলো সম্পূর্ণ আলাদা হতে পারে। সেখানে কাঠামো ও ডেটা স্ট্রিম অপ্টিমাইজ করে কতটা লাভ হবে তা নির্দিষ্ট ফাইলের ওপর নির্ভর করে।
ফাইল অপরিবর্তিত থাকলে
কিছু PDF-এর আকার খুব সামান্য কমানো যায়, আবার কিছু একেবারেই কমানো যায় না। প্রায়ই ফাইলটি আগে থেকেই সাশ্রয়ীভাবে সংরক্ষিত থাকে, ছবিগুলো ইতিমধ্যে অনেকটা সংকুচিত থাকে অথবা গ্রাফিক্স এত ছোট হয় যে সেগুলো আবার সংকুচিত করা হয় না। কোনো PDF-এ প্রধানত লেখা থাকে এবং উপযুক্ত ছবি না থাকে, তাহলে শুধু কাঠামো ও ডেটা স্ট্রিম অপ্টিমাইজ করেই কিছু ফল পাওয়া যেতে পারে। তাতে কতটা লাভ হবে তা নির্দিষ্ট ফাইলের ওপর নির্ভর করে। নতুন অপ্টিমাইজ করা সংস্করণের আকার মূল ফাইলের সমান বা বেশি হলে টুলটি তা বাতিল করে। কোনো বৈধ নতুন সংস্করণই ছোট না হলে টুলটি জানায় যে ফাইল অপরিবর্তিত রয়েছে এবং আপনার মূল ফাইলকেই অপরিবর্তিত আকারে ফলাফল হিসেবে দেখায়। তখন সেটি স্বাভাবিকভাবেই ডাউনলোড করতে পারেন।
পরের এই পদক্ষেপগুলো কাজে আসতে পারে:
- অন্য পদ্ধতি ব্যবহার করে দেখুন, যেমন মানের ক্ষতি ছাড়া অপ্টিমাইজেশনের পর ভারসাম্যপূর্ণ, অথবা ভারসাম্যপূর্ণ-এর পর ছোট আকারের ফাইল। প্রতিবারই মূল ফাইল দিয়ে শুরু করুন, আগে ছোট করা ফলাফল দিয়ে নয়, কারণ বারবার JPEG সংকোচন করলে ছবির মান ধাপে ধাপে কমে।
- যেসব পৃষ্ঠা সত্যিই কারও দরকার নেই, যেমন ফাঁকা বা একই বিষয়ের পুনরাবৃত্ত পৃষ্ঠা, সেগুলো PDF থেকে মুছে ফেলতে পারেন।
- প্রাপক একাধিক ফাইল গ্রহণ করলে PDF-কে উপযুক্ত অংশে ভাগ করতে পারেন।
- কিছু পোর্টাল শুধু একটি ফাইলের আকার নয়, ফাইলের সংখ্যা, পৃষ্ঠাসংখ্যা বা মোট আকারও সীমিত করে। এই অন্যান্য আপলোডসীমা পরীক্ষা করতে পারেন।
তবে PDF-কে JPG ছবিতে রূপান্তর করা সংকোচনের ভালো বিকল্প নয়। প্রাপক সাধারণত PDF আশা করেন, আর এতে নির্বাচনযোগ্য লেখা হারিয়ে যাবে।
আমার ফাইলের কী হয়?
সংকোচন আপনার ব্রাউজারের কার্যস্মৃতিতে চলে। এর জন্য আপনার PDF কোনো সার্ভারে আপলোড করা হয় না এবং কোনো অ্যাকাউন্টও লাগে না। টুলটি একটি কপি নিয়ে কাজ করে। তাই আপনার ডিভাইসের ফাইলটি প্রতিস্থাপিত হয় না। ব্রাউজারের ডাউনলোড ব্যবস্থার মাধ্যমে ফলাফলটি নতুন ফাইল হিসেবে সংরক্ষণ করেন। এতে কোনো জলছাপ যোগ করা হয় না।
তবে স্থানীয়ভাবে কাজ করা মানেই অফলাইন নয়। আপনার ব্রাউজার পৃষ্ঠা ও প্রক্রিয়াকরণের প্রোগ্রাম অংশগুলো ইন্টারনেট থেকে লোড করে। তাই সংযোগ ছাড়াও সবকিছু চালু হবে ধরে নেওয়া উচিত নয়।
বড় ফাইলের ক্ষেত্রে সময় কত লাগবে তা আপনার ডিভাইসে তখন কতটা কার্যস্মৃতি খালি আছে তার ওপরও নির্ভর করে। নিয়োগকর্তা, স্কুল বা বিশ্ববিদ্যালয়ের নথি প্রক্রিয়া করলে এবং গোপনীয় নথি কোন প্রোগ্রামে প্রক্রিয়া করা যাবে সে বিষয়ে সেখানে নিয়ম থাকলে, সেই নিয়মই আগে প্রযোজ্য।
আকার কমানো নিয়ে সাধারণ প্রশ্ন
স্বাক্ষরিত ও সুরক্ষিত ফাইল
টুলটি ডিজিটালি স্বাক্ষরিত বা প্রত্যয়িত PDF গ্রহণ করে না; এনক্রিপ্ট করা ও পাসওয়ার্ড দিয়ে সুরক্ষিত ফাইলও গ্রহণ করে না। একটি ডিজিটাল স্বাক্ষর ঠিক যে সংস্করণে স্বাক্ষর করা হয়েছে, তার জন্যই প্রযোজ্য। নতুন করে লেখা ফাইল আর সেই একই সংস্করণ থাকবে না। টুলটি পাসওয়ার্ড সরায় না। অনুমতি থাকলে স্বাক্ষর ও সুরক্ষাবিহীন সংস্করণ ব্যবহার করুন, যেমন স্বাক্ষর করার আগের ফাইল, অথবা প্রেরকের কাছে সেটি চান। তবে ফাঁকা, এখনও স্বাক্ষর না করা স্বাক্ষরের ঘর কোনো বাধা নয়।
একসঙ্গে একাধিক PDF-এর আকার কমাতে পারি?
না, প্রতিবার টুলটি ঠিক একটি PDF প্রক্রিয়া করে। একসঙ্গে একাধিক ফাইল নির্বাচন করলে নির্বাচনটি গ্রহণ করা হবে না। ফাইলগুলো একটির পর একটি প্রক্রিয়া করুন। অন্য কাজের জন্য, যেমন ফাইল একত্র করার জন্য, আরও PDF টুল পাবেন।
নতুন ফাইল নিয়ে কীভাবে শুরু করব?
টুলটি রিসেট করুন। তখন আবার প্রাথমিক সেটিংস কার্যকর হবে: ভারসাম্যপূর্ণ পদ্ধতি ও কোনো সীমা ছাড়া। এরপর নতুন PDF নির্বাচন করতে পারবেন। আগের ফলাফল এখনও দরকার হলে আগে সেটি ডাউনলোড করে নিন।