मेरी PDF के लिए कौन-सा तरीका सही है?
PDF में आम तौर पर दो तरह की सामग्री होती है। टेक्स्ट, रेखाएँ और तालिकाओं की सीमाएँ फ़ाइल में विवरण के रूप में सहेजी जाती हैं और कम जगह लेती हैं। इसके विपरीत, फ़ोटो, लोगो या स्कैन किए गए पृष्ठों जैसे एम्बेड किए गए चित्र अक्सर फ़ाइल का सबसे बड़ा हिस्सा होते हैं। इन तीन तरीकों में मुख्य अंतर यह है कि वे इन चित्रों में बदलाव कर सकते हैं या नहीं।
संतुलित और छोटी फ़ाइल में केवल उपयुक्त चित्रों को ही फिर से संपीड़ित किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, बहुत छोटे ग्राफ़िक्स बिना बदलाव के रहते हैं। अगर अंत में गुणवत्ता में हानि के बिना अनुकूलन वाला संस्करण ही सबसे छोटा होता है, तो आपको वही मिलता है। कोई भी तरीका चित्रों का रिज़ॉल्यूशन (DPI) कम नहीं करता, किनारों को काटता नहीं है और पूरे पृष्ठों को चित्रों में नहीं बदलता।
अगर आप तय नहीं कर पा रहे हैं, तो संतुलित से शुरुआत करें। अगर परिणाम अभी भी बहुत बड़ा है, तो छोटी फ़ाइल आज़माएँ और उसके बाद अक्षरों को ध्यान से देखें। गुणवत्ता में हानि के बिना अनुकूलन तब उपयोगी है, जब फ़ोटो, आधिकारिक मुहरों या ग्राफ़िक्स में कोई बदलाव नहीं होना चाहिए और आप यह स्वीकार कर सकते हैं कि आकार में कमी शायद बहुत कम हो।
टेक्स्ट, टेक्स्ट ही रहता है और स्कैन, स्कैन ही रहते हैं
आप अपनी PDF में जिस टेक्स्ट को चुनकर कॉपी कर सकते हैं, उसे संपीड़ित करते समय चित्र में नहीं बदला जाता। इसलिए उसे आम तौर पर बाद में भी चुना जा सकता है और उसमें खोज की जा सकती है। आपकी फ़ाइल में भी ऐसा है या नहीं, यह सहेजी गई कॉपी में एक बार जाँच लेना बेहतर है।
स्कैन किए गए पृष्ठ के साथ स्थिति अलग होती है, क्योंकि वह पहले से ही एक चित्र है। टेक्स्ट पहचान (OCR) इस टूल का हिस्सा नहीं है। इसलिए टेक्स्ट परत के बिना वाले स्कैन में केवल संपीड़न करने से टेक्स्ट खोजा नहीं जा सकेगा। पूरे पृष्ठ के स्कैन में पृष्ठ की सारी सामग्री उसी चित्र में होती है। इसलिए अगर संतुलित या छोटी फ़ाइल उस चित्र को वास्तव में फिर से संपीड़ित करता है, तो उसका असर पृष्ठ की पूरी सामग्री पर पड़ता है। ऐसा होगा या नहीं, यह इस बात पर निर्भर करता है कि चित्र इसके लिए उपयुक्त है या नहीं। अगर स्कैन को फिर से संपीड़ित किया गया है, तो छोटे अक्षरों को खास ध्यान से देखें।
PDF का आकार घटाएँ: चरण-दर-चरण
- “PDF चुनें” पर टैप या क्लिक करें या फ़ाइल को खींचकर बॉक्स में छोड़ें। स्मार्टफ़ोन पर इससे आपके डिवाइस पर फ़ाइल चुनने की स्क्रीन खुलती है। टूल हर बार ठीक एक PDF संसाधित करता है, जिसका आकार अधिकतम 50 MiB, यानी 5,24,28,800 बाइट हो सकता है।
- तरीका चुनें। संतुलित पहले से चुना हुआ है।
- अगर आपको किसी तय सीमा का पालन करना है, तो “लक्षित आकार तय करें” पर सही का निशान लगाएँ और एक मान चुनें (नीचे देखें)। कोई सीमा न हो, तो आप यह चरण छोड़ सकते हैं।
- संपीड़न शुरू करें। अगर प्रक्रिया में बहुत समय लग रहा है, तो आप उसे रद्द कर सकते हैं।
- देखें कि मूल फ़ाइल और परिणाम में से प्रत्येक का आकार कितना है और तुलना में सभी पृष्ठों को पलटकर देखें।
- नई फ़ाइल डाउनलोड करें और उसे भेजने या अपलोड करने से पहले एक बार अलग से खोलकर देखें।
प्रक्रिया पूरी होने के बाद अगर आप तरीका या सीमा बदलते हैं, तो टूल पिछला परिणाम हटा देता है। इससे दिखाई जा रही फ़ाइल हमेशा मौजूदा चुनी हुई सेटिंग के अनुरूप रहती है। इसके बाद बस संपीड़न दोबारा शुरू करें।
अधिकतम आकार तय करें
सीमा के लिए 500 KB, 1 MB, 2 MB, 5 MB और 10 MB के विकल्प उपलब्ध हैं। आप KB, MB या MiB में अपना मान भी दर्ज कर सकते हैं। टूल दशमलव आधार पर गणना करता है: 2 MB का अर्थ 20,00,000 बाइट है और 500 KB का अर्थ 5,00,000 बाइट है। इसके विपरीत, 2 MiB का अर्थ 20,97,152 बाइट है। लक्ष्य तब पूरा माना जाता है, जब परिणाम में बाइट की संख्या आपकी सीमा से अधिक न हो।
इसलिए लक्ष्य आकार एक ऊपरी सीमा है: परिणाम का आकार अधिकतम इतना होना चाहिए, ठीक इतना होना ज़रूरी नहीं है। यह लक्ष्य हर स्थिति में पूरा नहीं होता। अगर आपकी PDF पहले से ही इस सीमा से छोटी है, तो चित्रों की गुणवत्ता में कोई बदलाव नहीं किया जाता। फिर भी, संरचना को दोबारा लिखने से फ़ाइल थोड़ी और छोटी हो सकती है। अगर लक्ष्य पूरा नहीं होता, तब भी आपको एक पूर्ण, वैध PDF मिलती है और यह दिखता है कि सीमा का पालन नहीं हो पाया। उसके बाद आप क्या कर सकते हैं, यह तय आकार सीमा के लिए PDF का आकार घटाएँ में बताया गया है। अगर आपको स्पष्ट नहीं है कि किसी निर्देश में कौन-सी इकाई का मतलब है, तो कैलकुलेटर आपको KB, MB और MiB का अंतर समझने में मदद करता है।
मूल फ़ाइल और परिणाम की सही तरह तुलना करें
प्रक्रिया पूरी होने के बाद आपको मूल फ़ाइल और परिणाम का आकार दिखता है, दोनों का आकार बाइट में भी दिया जाता है। साथ ही आकार में हुई कमी दिखाई जाती है: कितने बाइट कम हुए और यह कितने प्रतिशत है। अगर आपने सीमा तय की है, तो टूल यह भी दिखाता है कि उसका पालन हुआ या नहीं। हालाँकि, ये संख्याएँ केवल यह बताती हैं कि फ़ाइल पर्याप्त छोटी है या नहीं। वह अब भी आसानी से पढ़ी जा सकती है या नहीं, यह पृष्ठों की तुलना करने पर ही पता चलता है।
तुलना में मूल फ़ाइल और परिणाम साथ-साथ दिखाई देते हैं। तीरों से आप आगे और पीछे के पृष्ठ देख सकते हैं। केवल पहला पृष्ठ न देखें, क्योंकि फ़ोटो, स्कैन और संलग्नक अक्सर आगे के पृष्ठों में होते हैं। खास तौर पर इन हिस्सों पर ध्यान दें:
- छोटे अक्षर, पादटिप्पणियाँ और बारीक अक्षरों में लिखा विवरण
- ठप्पे, आधिकारिक मुहरें और स्कैन किए गए हस्ताक्षर
- तालिकाएँ, आरेख और बारीक रेखाएँ
- ऐसे फ़ोटो जिनमें बारीक विवरण पहचानने योग्य रहने चाहिए, जैसे पहचान पत्र या प्रमाणपत्र के स्कैन
इसके बाद डाउनलोड की गई फ़ाइल को अपने सामान्य PDF प्रोग्राम में एक बार फिर खोलें। उसमें ऐसा शब्द चुनें जिसके बारे में आपको पता है कि वह टेक्स्ट के रूप में मौजूद है, और फिर उसे खोजें। जिन लिंक का काम करना ज़रूरी है, उन पर भी क्लिक करें और भरे हुए फ़ॉर्म फ़ील्ड जाँचें। दरअसल, किसी पृष्ठ का पहले जैसा दिखना भर यह नहीं बताता कि आपकी फ़ाइल की सभी सुविधाएँ बनी हुई हैं।
इस परीक्षण फ़ाइल में गुणवत्ता में हानि के बिना अनुकूलन से आकार में बहुत मामूली कमी हुई, जबकि बाकी दोनों तरीकों से बहुत अधिक कमी हुई। यहाँ यह अंतर चित्र संपीड़न की वजह से है, क्योंकि केवल संतुलित और छोटी फ़ाइल ही इसमें मौजूद परीक्षण चित्र जैसे उपयुक्त चित्रों को फिर से संपीड़ित कर सकते हैं। अलग सामग्री वाली PDF में, जैसे ऐसी PDF जिसमें मुख्य रूप से टेक्स्ट हो और कोई उपयुक्त चित्र न हो, ये मान बिल्कुल अलग हो सकते हैं। उसमें संरचना और डेटा स्ट्रीम के अनुकूलन से कितना लाभ होगा, यह उस फ़ाइल पर निर्भर करता है।
जब फ़ाइल में कोई बदलाव न हो
कुछ PDF का आकार बहुत कम घटाया जा सकता है या बिल्कुल भी नहीं घटाया जा सकता। अक्सर फ़ाइल पहले से ही कम जगह लेने वाले रूप में सहेजी गई होती है, उसके चित्र पहले से बहुत अधिक संपीड़ित होते हैं या उसमें बहुत छोटे ग्राफ़िक्स होते हैं जिन्हें फिर से संपीड़ित नहीं किया जाता। अगर PDF में मुख्य रूप से टेक्स्ट है और कोई उपयुक्त चित्र नहीं है, तो केवल संरचना और डेटा स्ट्रीम का अनुकूलन ही कुछ असर कर सकता है। इससे कितना लाभ होगा, यह उस फ़ाइल पर निर्भर करता है। टूल नए अनुकूलित संस्करणों को हटा देता है अगर उनका आकार मूल फ़ाइल के बराबर या उससे बड़ा हो। अगर कोई भी वैध नया संस्करण छोटा नहीं होता, तो टूल बताता है कि फ़ाइल में कोई बदलाव नहीं हुआ है और आपकी मूल फ़ाइल को उसी आकार के साथ परिणाम के रूप में दिखाता है। इसके बाद आप उसे सामान्य रूप से डाउनलोड कर सकते हैं।
ये अगले कदम उपयोगी हो सकते हैं:
- कोई दूसरा तरीका आज़माएँ, जैसे गुणवत्ता में हानि के बिना अनुकूलन के बाद संतुलित या संतुलित के बाद छोटी फ़ाइल। हर बार मूल फ़ाइल से ही शुरुआत करें, पहले से आकार घटाए गए परिणाम से नहीं, क्योंकि बार-बार JPEG संपीड़न करने से चित्रों की गुणवत्ता धीरे-धीरे बिगड़ती है।
- जिन पृष्ठों की वास्तव में किसी को ज़रूरत नहीं है, जैसे खाली या दोहराए गए पृष्ठ, उन्हें आप PDF से हटा सकते हैं।
- अगर प्राप्तकर्ता कई फ़ाइलें स्वीकार करता है, तो आप PDF को उपयुक्त हिस्सों में बाँट सकते हैं।
- कुछ पोर्टल केवल एक फ़ाइल के आकार को ही सीमित नहीं करते, बल्कि फ़ाइलों की संख्या, पृष्ठों की संख्या या कुल आकार की भी सीमा तय करते हैं। आप अपलोड की इन अन्य सीमाओं की जाँच कर सकते हैं।
PDF को JPG चित्रों में बदलना संपीड़न का अच्छा विकल्प नहीं है। प्राप्तकर्ता आम तौर पर PDF की अपेक्षा करता है और ऐसा करने से चुना जा सकने वाला टेक्स्ट खो जाएगा।
मेरी फ़ाइल के साथ क्या होता है?
संपीड़न आपके ब्राउज़र की कार्यशील मेमोरी में होता है। इसके लिए आपकी PDF किसी सर्वर पर अपलोड नहीं की जाती और आपको खाते की भी ज़रूरत नहीं होती। टूल एक कॉपी पर काम करता है। इसलिए आपके डिवाइस पर मौजूद फ़ाइल को अधिलेखित नहीं किया जाता। परिणाम को आप अपने ब्राउज़र के डाउनलोड के ज़रिए नई फ़ाइल के रूप में सहेजते हैं। इसमें कोई वॉटरमार्क नहीं जोड़ा जाता।
हालाँकि, स्थानीय रूप से काम करने का मतलब ऑफ़लाइन होना नहीं है। आपका ब्राउज़र पृष्ठ और फ़ाइल संसाधित करने के लिए ज़रूरी प्रोग्राम के हिस्से इंटरनेट से लोड करता है। इसलिए आपको यह मानकर नहीं चलना चाहिए कि बिना कनेक्शन के भी सब कुछ शुरू हो जाएगा।
बड़ी फ़ाइलों में लगने वाला समय इस बात पर भी निर्भर करता है कि उस समय आपके डिवाइस पर कितनी कार्यशील मेमोरी खाली है। अगर आप नियोक्ता, स्कूल या उच्च शिक्षण संस्थान के दस्तावेज़ों पर काम कर रहे हैं और वहाँ गोपनीय दस्तावेज़ों को संसाधित करने के लिए अनुमत प्रोग्राम के बारे में नियम हैं, तो उन नियमों को प्राथमिकता देनी होगी।
आकार घटाने के बारे में अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
हस्ताक्षरित और सुरक्षित फ़ाइलें
टूल डिजिटल रूप से हस्ताक्षरित या प्रमाणित PDF स्वीकार नहीं करता। एन्क्रिप्ट की गई और पासवर्ड से सुरक्षित फ़ाइलें भी स्वीकार नहीं की जातीं। डिजिटल हस्ताक्षर केवल उसी सटीक संस्करण के लिए मान्य होता है जिस पर हस्ताक्षर किया गया है। दोबारा लिखी गई फ़ाइल वही संस्करण नहीं रहेगी। टूल पासवर्ड नहीं हटाता। अगर आपको अनुमति है, तो बिना हस्ताक्षर वाला और बिना सुरक्षा वाला संस्करण इस्तेमाल करें, जैसे हस्ताक्षर करने से पहले की फ़ाइल, या भेजने वाले से ऐसा संस्करण माँगें। हालाँकि, खाली हस्ताक्षर फ़ील्ड, जिनमें अभी हस्ताक्षर नहीं किए गए हैं, बाधा नहीं हैं।
क्या मैं एक साथ कई PDF का आकार घटा सकता हूँ?
नहीं, टूल हर बार ठीक एक PDF संसाधित करता है। अगर आप एक साथ कई फ़ाइलें चुनते हैं, तो चयन अस्वीकार कर दिया जाता है। फ़ाइलों को एक-एक करके संसाधित करें। अन्य कामों के लिए, जैसे फ़ाइलों को जोड़ना, आपको और PDF टूल मिलेंगे।
मैं नई फ़ाइल के साथ कैसे शुरुआत करूँ?
टूल रीसेट करें। इससे डिफ़ॉल्ट सेटिंग फिर लागू हो जाती हैं: संतुलित तरीका और कोई सीमा नहीं। इसके बाद आप नई PDF चुन सकते हैं। अगर आपको पिछला परिणाम अभी भी चाहिए, तो पहले उसे डाउनलोड कर लें।