Windows पर PDF का आकार घटाएँ: ब्राउज़र या ऑफ़लाइन प्रोग्राम

बिना इंस्टॉल किए या ऑफ़लाइन: पहले तरीका चुनें

Windows पर PDF का आकार घटाने के लिए आम तौर पर तीन सवाल सामने आते हैं, जिनका जवाब आपको अलग-अलग देना चाहिए। पहला: क्या आपको इस कंप्यूटर पर सॉफ़्टवेयर इंस्टॉल करने की अनुमति है? दूसरा: फ़ाइल की प्रोसेसिंग कहाँ होनी चाहिए? तीसरा: क्या काम करते समय आपके पास इंटरनेट कनेक्शन है? ब्राउज़र और इंस्टॉल किए गए प्रोग्राम के लिए इन सवालों के जवाब अलग होते हैं।

ब्राउज़र वाले तरीके में कुछ इंस्टॉल करने की ज़रूरत नहीं है। जब आप ब्राउज़र में PDF संपीड़ित करें का उपयोग करते हैं, तो आपका ब्राउज़र चुनी गई PDF को पढ़ता है और आपके कंप्यूटर पर उसकी प्रोसेसिंग करता है। संपीड़न के लिए दस्तावेज़ की सामग्री किसी सर्वर पर अपलोड नहीं की जाती। हालाँकि, प्रोसेसिंग और पूर्वावलोकन के लिए ज़रूरी घटक पेज पर आवश्यकता पड़ने पर ही इंटरनेट से लोड होते हैं। यह तब भी लागू होता है जब पेज पहले से खुला हो। इसलिए कनेक्शन के बिना प्रक्रिया विफल हो सकती है, और ब्राउज़र वाला तरीका ऑफ़लाइन समाधान के रूप में नहीं बनाया गया है।

निर्माता के अनुसार PDF24 Creator जैसा इंस्टॉल किया गया डेस्कटॉप प्रोग्राम इंटरनेट के बिना भी काम करता है। लेकिन इसके लिए आपको उसे इंस्टॉल करने की अनुमति होनी चाहिए। ब्राउज़र में स्थानीय प्रोसेसिंग और वास्तविक ऑफ़लाइन संचालन के बीच ठीक क्या अंतर है, यह बिना अपलोड किए प्रोसेसिंग की मार्गदर्शिका में समझाया गया है।

सार्वजनिक या साझा कंप्यूटर पर

Jobcenter, किसी पुस्तकालय या प्रबंधित कार्यस्थल के कंप्यूटरों पर अक्सर प्रोग्राम इंस्टॉल करने पर रोक होती है। ऐसी स्थिति में ब्राउज़र एक सहज विकल्प है। लेकिन ध्यान रखें कि छोटी की गई PDF डाउनलोड होने पर इसी कंप्यूटर पर फ़ाइल के रूप में सहेजी जाती है, आम तौर पर डाउनलोड फ़ोल्डर में या किसी साझा ड्राइव पर। “रीसेट करें” और “नई फ़ाइल संपादित करें” केवल पेज पर चुनी गई फ़ाइलों को हटाते हैं। डाउनलोड की गई फ़ाइलें, आपकी मूल फ़ाइल और सिंक की गई प्रतियाँ इससे अप्रभावित रहती हैं।

• यदि डाउनलोड करते समय ब्राउज़र सहेजने की जगह पूछे, तो अपना कोई स्थान चुनें, जैसे अपनी USB स्टिक।
• कंप्यूटर पर मौजूद रहते हुए ही फ़ाइल अपलोड करें या भेज दें।
• इसके बाद डाउनलोड की गई PDF और कंप्यूटर पर सहेजे गए सभी स्कैन मिटा दें, और ज़रूरत होने पर रीसायकल बिन भी खाली करें।
• भेजने के लिए इस्तेमाल किए गए खातों से साइन आउट करें।

ब्राउज़र में PDF संपादित करें और सहेजें

ब्राउज़र वाले तरीके में मुख्य पेज पर कुछ ही चरण पूरे करने होते हैं। अंतिम चरण अहम है: जाँच डाउनलोड की गई फ़ाइल की करनी है, पेज पर दिख रहे पूर्वावलोकन की नहीं।

1. “PDF चुनें” पर क्लिक करें और मूल फ़ाइल चुनें। प्रत्येक फ़ाइल का आकार अधिकतम 50 MiB हो सकता है, यानी 5,24,28,800 बाइट।
2. “विधि” में कोई मोड चुनें। “गुणवत्ता में हानि के बिना अनुकूलन” छवि की गुणवत्ता को जानबूझकर घटाए बिना आंतरिक संरचना को पुनर्व्यवस्थित करता है। “संतुलित” और “छोटी फ़ाइल” उपयुक्त छवियों को अतिरिक्त रूप से JPEG के रूप में दोबारा सहेज सकते हैं, जिससे छवि की गुणवत्ता घट सकती है।
3. यदि प्राप्तकर्ता ने अधिकतम आकार की सीमा तय की है, तो “लक्षित आकार तय करें” का उपयोग करें। मान ठीक उसी इकाई में दर्ज करें जो प्राप्तकर्ता ने बताई है।
4. “PDF संपीड़ित करें” से प्रक्रिया शुरू करें।
5. पूर्वावलोकन में “मूल” और “परिणाम” की तुलना करें। “मूल (बाइट)”, “परिणाम (बाइट)” और “बचत (बाइट)” में दिए गए सटीक मान देखें।
6. नई PDF डाउनलोड करें। आपकी मूल फ़ाइल अपरिवर्तित रहती है।
7. सहेजी गई फ़ाइल दोबारा खोलें। समान ज़ूम स्तर पर सभी पृष्ठ, छोटे अक्षर और मुहरें जाँचें। साथ ही, अपने लिए ज़रूरी सुविधाएँ भी जाँचें, जैसे टेक्स्ट खोज, फ़ॉर्म फ़ील्ड या लिंक।

प्रोसेसिंग के बाद टूल अपने आप जाँचता है कि परिणाम एक मान्य PDF है या नहीं और पृष्ठों, फ़ॉर्म फ़ील्ड तथा लिंक की संख्या सही है या नहीं। लेकिन सब कुछ सही दिखता और काम करता है या नहीं, यह सहेजी गई फ़ाइल देखने पर ही पता चलता है। यदि टूल को कोई मान्य और छोटी प्रति नहीं मिलती, तो आपको मूल फ़ाइल वापस मिलती है और “बचत (बाइट)” में 0 दिखता है। इसके बाद आप क्या कर सकते हैं, यह PDF का आकार नहीं घट रहा मार्गदर्शिका में समझाया गया है।

कुछ फ़ाइलों को संपीड़न टूल उनमें बदलाव करने से पहले ही अस्वीकार कर देता है: डिजिटल रूप से हस्ताक्षरित या प्रमाणित PDF, एन्क्रिप्ट की गई PDF और त्रुटिपूर्ण संरचना वाली फ़ाइलें। इसके विपरीत, स्कैन किया गया हस्ताक्षर पृष्ठ पर केवल एक छवि होता है, डिजिटल हस्ताक्षर नहीं।

क्या सहेजी गई फ़ाइल सीमा के भीतर है?

निर्णायक मान सहेजी गई फ़ाइल का बाइट में सटीक आकार है। इसकी तुलना सीमा से ठीक उसी इकाई में करें जो प्राप्तकर्ता ने बताई है। इसके लिए राउंड किए गए MB मान पर्याप्त नहीं हैं। इसके अलावा, संपीड़न पूरा होने का यह मतलब नहीं कि लक्षित आकार भी प्राप्त हो गया है। “लक्षित आकार तय करें” किसी परिणाम को लक्ष्य के अनुरूप तब मानता है जब उसका आकार बाइट में बदली गई सीमा से अधिक न हो। यदि प्राप्तकर्ता स्पष्ट रूप से सीमा से कम आकार की फ़ाइल माँगता है, तो फ़ाइल कम से कम एक बाइट छोटी होनी चाहिए।

यदि इकाई स्पष्ट रूप से नहीं बताई गई है, तो छोटी सीमा के आधार पर गणना करना सबसे सुरक्षित है। यदि कई शर्तें लागू हों, जैसे अलग-अलग फ़ाइलों के आकार, कुल आकार और फ़ाइलों की संख्या की शर्तें, तो आप प्राप्तकर्ता की सीमाएँ जाँचें से उन सभी का एक साथ मिलान कर सकते हैं। हालाँकि, अंत में फ़ाइल स्वीकार होगी या नहीं, यह प्राप्तकर्ता का सिस्टम तय करता है।

Windows पर आप PowerShell से भी सहेजी गई फ़ाइल का बाइट में सटीक आकार पता कर सकते हैं। फ़ाइल के फ़ोल्डर में जाएँ और (Get-Item -LiteralPath '.\bewerbung.pdf').Length दर्ज करें; इसमें फ़ाइल का नाम अपनी फ़ाइल के अनुसार बदलें। आउटपुट में दिखाई गई Length प्रॉपर्टी का विवरण Get-Item के Microsoft दस्तावेज़ में दिया गया है।

दस्तावेज़ों में वर्णित ऑफ़लाइन विकल्प के रूप में PDF24 Creator

यदि आपको इंटरनेट कनेक्शन के बिना काम करना है या आप अपने कंप्यूटर पर नियमित रूप से PDF संपादित करते हैं, तो इंस्टॉल किया गया ऑफ़लाइन प्रोग्राम एक विकल्प हो सकता है। PDF24 Creator इसका एक उदाहरण है। यह किसी अन्य प्रदाता का स्वतंत्र उत्पाद है और इस वेबसाइट का हिस्सा नहीं है। 13 अक्टूबर 2026 को देखने पर PDF24 Creator के आधिकारिक डाउनलोड पेज पर निम्न जानकारी दी गई थी:

• Windows 10 और Windows 11 के लिए डाउनलोड उपलब्ध हैं। निर्माता के अनुसार प्रोग्राम Mac और Linux का समर्थन नहीं करता।
• वर्तमान संस्करण 11.31.1 बताया गया है, जिसकी तारीख 8 अक्टूबर 2026 है।
• निर्माता के अनुसार प्रोग्राम इंटरनेट कनेक्शन के बिना डेस्कटॉप पर PDF संपीड़ित और जोड़ सकता है।

इंस्टॉल करने के लिए निर्माता यह प्रक्रिया बताता है: इंस्टॉलर का डाउनलोड पूरा होने तक प्रतीक्षा करें। फिर डाउनलोड की गई फ़ाइल खोलें, सेटअप के निर्देशों का पालन करें और डेस्कटॉप पर मौजूद आइकन से प्रोग्राम शुरू करें। काम, स्कूल या सार्वजनिक उपयोग के कंप्यूटर पर आपको प्रोग्राम इंस्टॉल करने की अनुमति है या नहीं, यह संबंधित संचालक तय करता है।

निर्माता के पेज के अनुसार कोई शुल्क नहीं लगता (13 अक्टूबर 2026 की स्थिति): वहाँ PDF24 Creator को व्यावसायिक उपयोग के लिए भी मुफ़्त बताया गया है। संस्करण, सुविधाओं, शर्तों और प्रोग्राम को चलाने के अलग-अलग चरणों के लिए आपके डाउनलोड करने के समय डाउनलोड पेज पर दी गई जानकारी ही मान्य है। सहेजे गए परिणाम को ब्राउज़र वाले तरीके की तरह ही जाँचें: फ़ाइल खोलें, सभी पृष्ठ और अपनी ज़रूरत की सुविधाएँ जाँचें तथा बाइट में सटीक आकार की तुलना सीमा से करें।

कई फ़ाइलें जोड़ें और उसके बाद आकार घटाएँ

क्या आपको अंत में एक ही फ़ाइल चाहिए, जैसे नौकरी के आवेदन के लिए आवेदन पत्र, बायोडाटा और प्रमाणपत्र? तब पहले PDF जोड़ें और उसके बाद तैयार दस्तावेज़ का आकार घटाएँ। इससे आप ठीक उसी फ़ाइल का आकार और सामग्री जाँचेंगे जिसे आपको जमा करना है। ब्राउज़र में इसके लिए दो अलग-अलग टूल एक के बाद एक इस्तेमाल किए जाते हैं। जोड़ा गया परिणाम संपीड़न टूल में अपने आप नहीं भेजा जाता।

1. पहले PDF जोड़ें खोलें और फ़ाइलें चुनें। सामान्य PDF समर्थित हैं। प्रत्येक फ़ाइल का आकार अधिकतम 50 MiB हो सकता है, और सभी चुनी गई फ़ाइलों का कुल आकार अधिकतम 100 MiB तथा कुल पृष्ठों की संख्या अधिकतम 250 हो सकती है।
2. जोड़ने से पहले PDF का क्रम तय करें।
3. जोड़ी गई PDF सहेजें।
4. सहेजी गई फ़ाइल खोलें और पृष्ठों की संख्या तथा क्रम जाँचें। ध्यान दें कि कोई पृष्ठ गायब तो नहीं है, कोई सामग्री दो बार तो नहीं आई है या कोई दस्तावेज़ गलत जगह तो नहीं है।
5. संपीड़ित करने के लिए मुख्य पेज खोलें और वहाँ “PDF चुनें” से सहेजी गई फ़ाइल चुनें। इस चरण के लिए उसका आकार अधिकतम 50 MiB होना चाहिए।
6. फ़ाइल संपीड़ित करें, परिणाम डाउनलोड करें और पृष्ठों की संख्या सहित उसकी फिर से पूरी जाँच करें।

जोड़ने वाला टूल किन फ़ाइलों को अस्वीकार करता है

जोड़ने वाला टूल जानबूझकर केवल सामान्य PDF स्वीकार करता है। इंटरैक्टिव फ़ॉर्म फ़ील्ड वाली फ़ाइलें, डिजिटल रूप से हस्ताक्षरित या प्रमाणित PDF और एन्क्रिप्ट की गई PDF अस्वीकार की जाती हैं। यही बात PDF पोर्टफ़ोलियो और एम्बेड की गई फ़ाइलों या वैकल्पिक परतों वाले दस्तावेज़ों पर भी लागू होती है। ऐसे दस्तावेज़ों को बिना बताए साधारण, गैर-इंटरैक्टिव पृष्ठों में नहीं बदला जाता। ऐसा करने पर फ़ील्ड, हस्ताक्षर या अन्य सुविधाएँ खो सकती हैं, जिनकी प्राप्तकर्ता को ज़रूरत हो सकती है।

हर भरा हुआ फ़ॉर्म इंटरैक्टिव फ़ॉर्म नहीं होता। हाथ से भरकर स्कैन किए गए फ़ॉर्म में केवल सामान्य पृष्ठ सामग्री होती है। वास्तविक डिजिटल हस्ताक्षरों और फ़ॉर्म फ़ील्ड को कैसे संभालें, यह हस्ताक्षर और फ़ॉर्म वाली PDF की मार्गदर्शिका में समझाया गया है।

यदि जोड़ी गई फ़ाइल का आकार 50 MiB से अधिक हो

जोड़ने पर 50 MiB से बड़ी फ़ाइल बन सकती है, जिसे आप मुख्य पेज पर नहीं चुन सकते। ऐसी स्थिति में अपरिवर्तित मूल फ़ाइलों पर वापस जाएँ। यदि उनमें ऐसे पृष्ठ हैं जिन्हें प्राप्तकर्ता ने नहीं माँगा है और जिनकी किसी अन्य को भी ज़रूरत नहीं है, तो जोड़ने से पहले PDF के पृष्ठ मिटाएँ से उन्हें संबंधित मूल फ़ाइल से हटा दें। इसके लिए टूल अधिकतम 50 MiB की सामान्य PDF स्वीकार करता है। इसके अलावा, आप मुख्य पेज पर अलग-अलग मूल फ़ाइलों का आकार घटाकर फिर उनकी छोटी प्रतियाँ जोड़ सकते हैं। नया परिणाम अधिकतम 50 MiB का होगा या नहीं, यह सामग्री पर निर्भर करता है। इसलिए हर चरण के बाद सहेजी गई फ़ाइल की पूर्णता, क्रम और बाइट में सटीक आकार जाँचें।

ZIP और प्रिंट करना अलग प्रक्रियाएँ हैं

Windows में कई ऐसी सुविधाएँ हैं जो आकार घटाने जैसी लगती हैं, लेकिन उनसे कुछ और बनता है। निर्णायक बात यह है कि अंत में क्या प्राप्त होता है: ZIP आर्काइव, नए सिरे से बनाई गई PDF या अनुकूलित PDF।

ZIP आर्काइव: पैक की गई फ़ाइल, छोटी PDF नहीं

ज़िप और अनज़िप करने के बारे में Microsoft की सहायता के अनुसार, Windows 10 और Windows 11 की ZIP सुविधा उसी स्थान पर एक नया ZIP आर्काइव बनाती है। उसे अनज़िप करने पर उसमें मौजूद फ़ाइलें वापस मिल जाती हैं। इस प्रक्रिया में PDF स्वयं अनुकूलित नहीं होती। Microsoft यह भी बताता है कि पहले से संपीड़ित छवि फ़ाइलों का आकार और घटाने की गुंजाइश बहुत कम होती है। PDF माँगने वाले पोर्टल को ZIP फ़ाइल देने पर अपेक्षित फ़ॉर्मैट नहीं मिलता। कोई प्राप्तकर्ता ZIP आर्काइव स्वीकार करता है या नहीं, यह केवल उसके निर्देशों में देखकर ही पता किया जा सकता है।

NTFS संपीड़न: केवल ड्राइव पर जगह बचाता है

Windows, NTFS ड्राइव पर फ़ाइलों और फ़ोल्डरों को कम जगह में सहेज सकता है। compact कमांड के Microsoft दस्तावेज़ में इस स्टोरेज संपीड़न को Windows 10 और 11 के लिए भी सूचीबद्ध किया गया है। इससे केवल यह बदलता है कि फ़ाइल आपके स्टोरेज डिवाइस पर कितनी जगह घेरती है। अपलोड या अटैच की जाने वाली PDF का बाइट में आकार वही रहता है।

PDF के रूप में प्रिंट करना: नए सिरे से बना दस्तावेज़

यदि आप किसी PDF को PDF प्रिंटर से फिर PDF के रूप में आउटपुट करते हैं, तो नए सिरे से बना दस्तावेज़ तैयार होता है। उसका आकार छोटा, उतना ही या यहाँ तक कि बड़ा भी हो सकता है, इसलिए आकार घटने की गारंटी नहीं है। इस प्रक्रिया में लिंक, फ़ॉर्म फ़ील्ड और डिजिटल हस्ताक्षर खो सकते हैं। खोजने या कॉपी करने के दौरान टेक्स्ट का व्यवहार भी बदल सकता है। मेन्यू के चरणों और प्रिंटर रिज़ॉल्यूशन वाले पुराने निर्देश आपके आज के Windows पर ज़रूरी नहीं कि लागू हों। इसलिए इस तरह बनाई गई फ़ाइल भेजने से पहले उसकी पूरी जाँच करें।