Lire d’abord les consignes de candidature
Préparer une candidature : étape par étape
Choisis ce que l’offre d’emploi, l’e-mail ou le portail de candidature indique sur la forme des documents à fournir. Tu verras ensuite les conseils adaptés et pourras cocher toi-même les étapes.
Il n’existe aucune règle générale concernant la taille des fichiers, le nombre de pages ou les documents exigés. Les consignes de l’employeur pour cette candidature précise font foi. Ta sélection modifie uniquement les conseils affichés.
Tu ne sais pas encore ce qui est exigé
Lis d’abord l’offre d’emploi, l’e-mail de l’entreprise ou le portail de candidature. Si tu n’y trouves aucune indication sur le format et les limites, renseigne-toi auprès de l’employeur. L’absence d’indication ne signifie pas qu’il n’existe aucune limite.
Rechercher les consignes
Vérifie les formats autorisés, si un seul PDF est demandé ou si des champs séparés sont prévus, l’ordre et les limites par fichier, au total, en nombre de fichiers et en nombre de pages.
Noter avec l’unité
Note chaque limite avec son unité, par exemple MB ou MiB. Plusieurs limites peuvent s’appliquer en même temps.
Clarifier les informations manquantes
Si une information manque, clarifie-la avec l’employeur avant de fusionner des fichiers ou de réduire leur taille.
C’est seulement une fois toutes les consignes connues que tu sauras si tu dois fusionner les fichiers, réduire leur taille ou faire les deux.
Tous les documents dans un seul fichier
Fusionne tes documents en un seul PDF uniquement si l’employeur le demande ou l’autorise expressément. Chaque document demandé doit rester complet.
Définir l’ordre
Si l’employeur indique un ordre, respecte-le. Définis-le avant de fusionner les fichiers.
Fusionner et enregistrer
Fusionne toi-même les fichiers et enregistre le résultat dans un nouveau fichier. Conserve tes originaux.
Réduire la taille si nécessaire
Si le PDF enregistré est trop volumineux, sélectionne-le toi-même dans l’outil de réduction de taille. Chaque tentative ne permet pas forcément une réduction.
Tu devras peut-être d’abord réduire individuellement la taille des numérisations très volumineuses, car nos outils ont aussi des limites. Aucun fichier n’est transmis automatiquement d’un outil à l’autre.
Chaque document dans son propre champ
Si le portail propose des champs séparés, garde les documents correspondants séparés. Vérifie chaque fichier par rapport à la limite par fichier et aussi par rapport à une éventuelle limite de taille totale ou de nombre de fichiers.
Associer les documents
Associe à chaque champ le document correspondant, complet avec toutes ses pages, ses tampons et ses signatures.
Réduire la taille individuellement
Réduis uniquement la taille des fichiers trop volumineux et repars de l’original à chaque tentative.
Recalculer pour vérifier les limites
Compare le nombre exact d’octets de chaque fichier enregistré à la limite et fais attention à l’unité.
Ne fusionne pas les documents destinés à des champs séparés en un seul fichier, même si ce serait plus pratique.
Cette liste de contrôle ne lit aucun fichier, ne demande ni données personnelles ni informations sur l’employeur et n’envoie rien. La sélection et les cases cochées ne sont pas enregistrées. Elles disparaissent lorsque tu recharges la page ou utilises « Réinitialiser ».
Avant de modifier un fichier, lis les indications de l’offre d’emploi, de l’e-mail de l’entreprise ou du portail de candidature. Elles précisent les règles applicables à cette candidature, qui ne se limitent souvent pas à un seul chiffre. Avant toute manipulation, note :
- les formats autorisés : uniquement le PDF ou également d’autres types de fichiers
- si un seul PDF est demandé ou si les pièces jointes doivent être séparées, par exemple avec un champ de dépôt distinct pour chaque document
- la limite de taille par fichier
- la limite de taille pour l’ensemble des fichiers
- le nombre maximal de fichiers autorisé
- une limite de pages, si elle est indiquée
- la formulation exacte de la limite, par exemple MB, MiB ou « moins de 5 MB »
Plusieurs de ces limites peuvent s’appliquer en même temps. Un portail pourrait par exemple autoriser 5 MB par fichier et, en plus, trois fichiers au maximum. Ce n’est qu’une fois toutes les consignes réunies que tu sauras s’il faut fusionner, compresser ou faire les deux, et sur quels critères vérifier le résultat final.
Quelle taille de fichier est autorisée pour une candidature ?
Il n’existe pas de limite valable dans toute l’Allemagne. Des valeurs comme 2 MB ou 5 MB apparaissent souvent dans les guides et les forums, mais elles ne s’appliquent que lorsqu’un employeur les indique expressément. La liste de vérification des pièces de candidature de la Bundesagentur für Arbeit (version de décembre 2024) mentionne elle aussi 4 MB uniquement comme taille habituelle et renvoie à la limite fixée par l’employeur. Si tu ne trouves aucune indication, tu peux interroger la personne à contacter plutôt que de deviner un chiffre.
Uniquement les documents demandés, dans le bon ordre
Fournis ce que demande l’offre d’emploi, en veillant à ce que chaque document demandé soit complet. Un certificat de trois pages reste un certificat de trois pages dans sa version allégée, avec son en-tête, sa date, son tampon et sa signature.
Si l’employeur précise un ordre, respecte-le. En l’absence de consigne, la liste de vérification de la Bundesagentur für Arbeit recommande de classer les certificats et les autres pièces jointes selon leur importance. Définis l’ordre avant de fusionner les fichiers pour éviter de devoir tout réorganiser ensuite.
Dois-je fusionner mon CV et mes certificats dans un seul PDF ?
Uniquement si la candidature exige un seul fichier ou autorise expressément l’envoi des documents dans un PDF commun. S’il existe des champs distincts pour la lettre de motivation, le CV et les pièces jointes, dépose les documents séparément.
Si une fusion est nécessaire, tu peux fusionner tes documents au besoin. Il te faut pour cela au moins deux PDF ; tu règles leur ordre avant l’enregistrement. Certains fichiers sources nécessitent d’abord une étape intermédiaire :
- Convertis d’abord les pages photographiées ou numérisées au format JPG ou PNG en PDF.
- Exporte la lettre de motivation et le CV directement en PDF depuis ton logiciel de traitement de texte. Le résultat est généralement plus propre qu’une capture d’écran ou qu’un document imprimé puis numérisé ; la taille du fichier obtenu dépend toutefois du document.
- L’outil de fusion n’accepte pas les formulaires PDF à remplir comportant des champs interactifs, ni les PDF signés numériquement ou protégés par un mot de passe ; un formulaire numérisé n’entre pas dans cette catégorie. Si un fichier contient des commentaires ou des liens, un avertissement s’affiche et tu dois examiner le résultat enregistré avec une attention particulière.
Pour la fusion, chaque fichier source peut atteindre 50 MiB, l’ensemble des fichiers 100 MiB, et le résultat doit comporter au maximum 250 pages. Si tes documents numérisés sont volumineux, mieux vaut les alléger séparément avant de les fusionner : le compresseur accepte lui aussi des fichiers jusqu’à 50 MiB ; tu ne pourras pas y sélectionner ensuite un PDF fusionné plus volumineux. Cela te permet également de vérifier chaque certificat séparément et, au besoin, de ne retravailler que celui-ci. Si un seul document numérisé dépasse déjà 50 MiB, il ne peut être utilisé dans aucun des deux outils ; numérise-le à nouveau ou enregistre-le dans une version moins volumineuse à l’aide du logiciel de numérisation ou de PDF de ton appareil.
Après l’enregistrement, ouvre le fichier fusionné et parcours-le entièrement : l’ordre et le nombre de pages sont-ils corrects, et toutes les pages demandées sont-elles présentes ?
Réduire de manière ciblée la taille des documents numérisés et du PDF
Les documents numérisés et les photos sont une cause majeure de fichiers PDF de candidature volumineux. Une page entièrement numérisée ou photographiée est principalement constituée d’images, même si elle ne montre que du texte. Elle peut être composée de plusieurs fragments d’image et parfois contenir déjà une couche de texte issue d’une reconnaissance de texte antérieure. Un CV exporté directement contient en revanche généralement du véritable texte sélectionnable, tandis qu’une photo de candidature insérée n’est qu’une image sur une page par ailleurs normale. Le plus simple pour savoir ce qu’il en est de ton fichier est de le vérifier toi-même : essaie de sélectionner un mot ou de le retrouver avec la recherche. Les réductions sont surtout possibles dans les parties riches en images, mais seulement tant que les caractères et les tampons restent lisibles. La lisibilité est une condition à respecter, pas un prix à payer pour atteindre un chiffre.
Commencer en douceur et comparer
- Ouvre Compresser un PDF de candidature et utilise « Sélectionner un PDF » pour choisir le fichier d’origine, pas une version déjà allégée.
- Dans « Méthode », sélectionne d’abord « Optimisation sans perte ». Cette méthode nettoie la structure interne du PDF sans modifier volontairement les images.
- Si tu connais la limite fixée par l’employeur, coche « Définir la taille cible ». Choisis ensuite un préréglage comme 2 MB ou 5 MB avec « Sélection rapide », ou saisis une valeur personnalisée en KB, MB ou MiB. Une fois le traitement terminé, tu verras « Objectif atteint » ou « Objectif non atteint ».
- Lance le traitement avec « Compresser un PDF » et compare « Original » et « Résultat » page par page à l’aide de « Page de comparaison précédente » et « Page de comparaison suivante ». Vérifie les petits chiffres des notes et des dates, les tampons, les signatures et l’intégralité des bords de page.
- Si la réduction ne suffit pas, sélectionne à nouveau le fichier d’origine et essaie « Équilibré ». « Fichier plus petit » peut faire perdre encore davantage de détails dans les images ; utilise cette option uniquement si la comparaison montre que le résultat reste bien lisible.
Ton fichier d’origine reste inchangé pendant ce processus. Si un traitement n’apporte aucune réduction, tu récupères le fichier d’origine au lieu d’un fichier plus volumineux. Pour chaque nouvel essai, repars du fichier d’origine : recompresser les images d’un fichier déjà allégé avec perte peut supprimer des détails supplémentaires.
Le compresseur ne traite pas les PDF signés numériquement ou chiffrés par mot de passe. En revanche, une signature visible numérisée fait partie de l’image de la page et ne constitue pas une signature numérique au sens indiqué ici. Pour un certificat signé numériquement, mieux vaut le transmettre sans modification ou convenir avec le destinataire de la manière de l’envoyer.
Comment faire passer mes certificats sous 2 MB tout en les gardant lisibles ?
2 MB est une limite que tu rencontres souvent, mais ce n’est pas une règle générale. Vérifie d’abord qu’elle s’applique bien à ta candidature. Si c’est le cas, procède comme indiqué ci-dessus et observe dans la comparaison à partir de quelle méthode les chiffres ou les tampons deviennent flous. Aucun outil ne peut garantir ce résultat : la réduction possible dépend de la manière dont les documents ont été numérisés.
Le compresseur ne modifie ni la résolution de numérisation ni le mode de couleur ; il ne numérise pas à nouveau et ne reconnaît pas le texte. Si le fichier source est tout simplement trop volumineux pour cela, la solution se trouve généralement à l’étape précédente : exporter à nouveau les documents texte directement en PDF, numériser à nouveau les certificats ou utiliser un logiciel adapté sur ton propre ordinateur. Il n’existe pas de résolution convenant à tous les certificats. L’essentiel est que les petits caractères restent lisibles et qu’un tampon coloré ou un sceau reste identifiable, même si cela nécessite de conserver la couleur. Le guide Réduire la taille d’un PDF numérisé explique comment choisir des réglages adaptés dès la numérisation.
Comment faire sur un ordinateur public sans rien installer ?
Tu n’as rien à installer : le compresseur fonctionne dans le navigateur, et le fichier sélectionné est traité dans la mémoire vive du navigateur sans être envoyé à un serveur de traitement. Le chargement complet et le bon fonctionnement de la page sur un ordinateur de bibliothèque ou d’un centre de reprographie dépendent toutefois des paramètres de cet appareil.
Le fichier téléchargé se trouve ensuite sur l’ordinateur qui ne t’appartient pas, généralement dans le dossier des téléchargements. Si c’est autorisé, enregistre-le sur ta propre clé USB ou sur un autre support de stockage que tu as le droit d’utiliser. Avant de partir, supprime tes téléchargements et tes fichiers d’origine de l’appareil et ferme le navigateur, dans la mesure où le règlement sur place le permet. Une suppression ordinaire ne constitue pas un effacement sécurisé, et le site lui-même ne supprime rien de l’ordinateur.
Vérifier la limite et le fichier enregistré
Le respect de la limite dépend du nombre exact d’octets du fichier enregistré, pas d’une valeur affichée arrondie. L’unité compte : 1 MB correspond à 1 000 000 octets, 1 MiB à 1 048 576 octets.
Si le destinataire indique uniquement « MB », compte 1 000 000 octets par MB, sauf indication contraire de sa part. Nos outils incluent la valeur limite : un fichier de précisément 5 000 000 octets respecte la consigne « au maximum 5 MB ». Si le destinataire demande « moins de 5 MB », choisis une cible légèrement inférieure. Il n’existe pas de marge qui convienne dans tous les cas.
Vérifier les consignes avec le calculateur de limites de dépôt
Dans Vérifier la taille et les limites de dépôt, sélectionne tes fichiers enregistrés ou saisis les valeurs à la main. Le calculateur lit leur taille exacte, tente de déterminer le nombre de pages des PDF et vérifie jusqu’à quatre critères : taille par fichier, taille totale, nombre de fichiers et nombre de pages. Il ne modifie pas les fichiers et ne peut pas déterminer si leur contenu et leur format seront acceptés.
Un résultat conforme signifie uniquement que les chiffres respectent les consignes saisies. C’est le destinataire qui décide si le portail accepte le fichier.
Que dois-je vérifier avant de déposer mon PDF de candidature finalisé ?
- Ouvre à nouveau le fichier téléchargé, par exemple dans le navigateur ou dans un logiciel PDF, et ne te fie pas à l’aperçu de l’outil.
- Parcours toutes les pages : tous les documents demandés sont-ils présents dans leur intégralité et dans le bon ordre ?
- Agrandis les zones importantes : petits chiffres des notes et des dates, tampons, signatures et bords de page.
- Vérifie le nom du fichier : est-ce bien la version que tu veux déposer, et non une copie plus ancienne avec un ajout comme « (1) » ?
- Relève le nombre exact d’octets et compare-le à toutes les consignes applicables à ta candidature : taille par fichier, taille totale, nombre de fichiers et nombre de pages.
- Dépose précisément ce fichier vérifié.
Si tu envoies ta candidature par e-mail, une autre question se pose : le PDF enregistré garde la même taille, mais une pièce jointe est généralement encodée en Base64 dans le message et occupe donc davantage d’octets, auxquels s’ajoutent le texte et les en-têtes. La valeur à prendre en compte dépend de ce que limite ton fournisseur de messagerie ou le destinataire. Le guide Bien vérifier l’envoi par e-mail explique comment le déterminer ; tu peux estimer la taille du message avec le calculateur de pièces jointes d’e-mail.
Si la candidature reste trop volumineuse
Si le fichier reste trop volumineux après des essais de compression douce, tu peux être tenté de retirer simplement une page ou de recadrer plus étroitement le document numérisé. Mais la réduction se ferait au mauvais endroit : un certificat incomplet ou un tampon tronqué fait perdre sa valeur au justificatif.
Puis-je supprimer des pages ou des parties de tampons pour gagner de la place ?
Pas dans les justificatifs demandés : ni les pages entières, ni les tampons, les signatures ou les zones en bord de page. Tu peux uniquement supprimer ce que le destinataire ne demande pas, par exemple un document non exigé dans l’annonce ou une page blanche numérisée par erreur. Retire ces pages avec Supprimer des pages PDF, tout en conservant l’intégralité des documents demandés.
Si la compression ne réduit pas du tout, ou très peu, la taille du fichier, tu trouveras les causes possibles et les étapes suivantes adaptées dans La taille du PDF ne diminue pas.
Demander un autre moyen autorisé
Si tu ne peux pas respecter la limite tout en gardant des documents lisibles et complets, contacte la personne indiquée dans l’annonce et demande une solution de remplacement autorisée, par exemple :
- répartir les documents entre plusieurs fichiers ou champs de dépôt
- utiliser un autre moyen dans le portail ou un autre mode d’envoi
- fournir un lien expressément accepté par le destinataire
N’envoie des archives ZIP ou des liens de partage de services cloud que si le destinataire l’autorise. Dans tous les cas, conserve tes documents numérisés d’origine et tes fichiers non modifiés : le PDF allégé est une copie destinée à cette candidature précise ; tu auras également besoin de tes documents pour la suivante.